Ketika seorang karyawan dipromosikan ke jabatannya peran manajemen pertama, kemungkinan besar ini adalah pertama kalinya dia mengelola anggaran departemen.
Paling manajer baru menerima sedikit atau tidak sama sekali pelatihan formal tentang cara mengembangkan perkiraan anggaran, melacak pengeluaran mereka, atau cara membuat penyesuaian tengah tahun. Mereka sering kali diberikan spreadsheet atau laporan dari manajer mereka, atau departemen keuangan, dan diharapkan mengetahui cara melakukannya, atau belajar melalui trial and error.
Meskipun “trial and error” bisa menjadi cara yang efektif untuk mempelajari keterampilan baru, akan lebih baik jika manajer baru tidak melakukan terlalu banyak kesalahan yang menyakitkan. Berikut beberapa tip jika Anda baru saja dipromosikan sebagai manajer dengan tanggung jawab penganggaran.
Investasikan Waktu untuk Belajar Sejak Awal
Tidak ada waktu yang lebih baik untuk mengajukan pertanyaan “bodoh” selain ketika Anda masih baru dalam suatu hal dan belum pernah melakukannya. Lebih baik bertanya dan menghabiskan waktu terlebih dahulu untuk belajar, daripada menunggu sampai seseorang harus menunjukkannya
Ikuti Kursus “Keuangan dan Penganggaran untuk Manajer Non-Keuangan”.
Tanyakan kepada sekolah bisnis universitas setempat Anda, di bawah “Pendidikan Eksekutif.” Sebagian besar sekolah bisnis menawarkan kursus non-kredit satu hingga tiga hari. Selama atau setelah kursus, luangkan waktu untuk meninjau laporan tahunan perusahaan Anda dan memahami berbagai rasio dan laporan keuangan.
Kelola Anggaran Departemen Anda Seperti Urusan Anda Sendiri
Saat kita bekerja di organisasi besar, kita cenderung memperlakukan uang “perusahaan” seolah-olah uang itu tumbuh di pohon. Hal ini tidak terjadi, dan sekarang tugas Anda sebagai manajer adalah mengambil kepemilikan pribadi atas sumber daya departemen Anda.
Jadilah Pemain Tim
Jika memungkinkan, tinjau anggaran manajer Anda. Meskipun penting untuk mengambil kepemilikan atas anggaran Anda, unit Anda adalah bagian dari entitas yang lebih besar. Mintalah manajer Anda untuk menunjukkan kesesuaian anggaran Anda dan mendukung gambaran besarnya serta saling ketergantungan dengan rekan-rekan Anda. Mungkin ada saatnya departemen lain membutuhkan uang untuk tujuan yang prioritasnya lebih tinggi dari Anda. Jangan menunggu untuk diminta atau dicabut—bersikaplah proaktif dan tawarkan bantuan kepada manajer sejawat Anda. Anda akan dilihat sebagai orang yang strategis dan kolaboratif.
Jangan Mainkan Game Bodoh
Hanya karena “semua orang melakukannya” bukan berarti hal itu tidak bodoh dan buruk bagi perusahaan. Contoh permainan penganggaran bodoh yang umum dilakukan para manajer adalah “pengeluaran yang bisa digunakan atau malah sia-sia.” Dia adalah saat Anda mendekati akhir tahun, dan anggaran Anda berjalan sesuai perkiraan. Pada tahun-tahun sebelumnya, ketika Anda mengeluarkan uang terlalu sedikit, anggaran tahun berikutnya ditetapkan berdasarkan realisasi tahun tersebut. Jadi, agar anggaran Anda tidak terpotong lagi, Anda pergi berbelanja—membeli barang-barang yang tidak diperlukan atau menimbun untuk berjaga-jaga jika Anda membutuhkannya.
Lacak Pengeluaran Anda Setiap Bulan dan Lakukan Koreksi Proaktif
Jangan berasumsi bahwa “seseorang” akan memberi tahu Anda saat anggaran Anda melebihi. Bahkan, Anda mungkin harus meminta laporan bulanan atau mencatatnya sendiri. Jangan menunggu sampai akhir tahun, ketika hal itu menjadi kejutan bagi Anda dan atasan Anda. Pada saat itu, sudah terlambat untuk menyelidiki dan melakukan koreksi. Bertanggung jawab, ukur diri Anda, dan laporkan secara proaktif kepada manajer Anda.
Bersikaplah Transparan dan Libatkan Tim Anda
Bagikan anggaran Anda dengan tim Anda, bahkan mungkin libatkan mereka dalam menyiapkan perkiraan. Melibatkan tim Anda dan membantu mereka memahami proses penganggaran akan menciptakan rasa kepemilikan bersama dan mendorong karyawan Anda menemukan cara kreatif untuk mengelola pengeluaran.
Bersikaplah Strategis
Jangan hanya mengambil data aktual tahun lalu dan menambahkan 10 persen ke perkiraan tahun depan. Mulailah dengan mengembangkan strategi dan tujuan, kemudian menentukan sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan tersebut. Jika Anda membutuhkan lebih dari tahun lalu, siapkan kasus bisnis untuk membenarkan permintaan pendanaan tambahan Anda.
Jangan Berlebihan
Meskipun mengelola anggaran merupakan peran penting bagi seorang manajer, jangan pernah melupakan aset terpenting: orang-orang Anda! Pastikan Anda menghabiskan setidaknya lima kali lipat jumlah waktu mengembangkan tim Anda daripada menghitung angka.
