Seperti banyak pemilik bisnis, Anda mungkin takut memikirkan audit kompensasi pekerja fisik. Prospek audit mungkin tampak tidak terlalu menakutkan jika Anda mengetahui catatan apa yang dibutuhkan perusahaan asuransi dan mengaturnya terlebih dahulu. Beberapa persiapan awal di pihak Anda akan membantu memastikan audit berjalan dengan cepat dan lancar.
Menjadwalkan Audit
Jika perusahaan asuransi kompensasi pekerja Anda berencana melakukan audit fisik, perusahaan tersebut harus memberi tahu Anda melalui surat atau telepon segera setelah kebijakan kompensasi pekerja Anda berakhir. Audit harus dijadwalkan pada tanggal yang sesuai bagi Anda. Anda memerlukan waktu tunggu yang cukup untuk mengumpulkan informasi yang dibutuhkan. Tanyakan kepada perusahaan asuransi daftar data yang diperlukan auditor untuk audit.
Perhatikan bahwa auditor yang Anda tugaskan mungkin adalah seorang karyawan dari perusahaan asuransi. Beberapa perusahaan asuransi memiliki departemen audit internal yang dikelola oleh karyawannya. Yang lain mengalihdayakan fungsi audit ke perusahaan audit independen. Prosesnya harus sama, baik karyawan perusahaan asuransi atau kontraktor yang melakukan audit.
Catatan yang Anda Butuhkan
Auditor akan memerlukan data keuangan untuk jangka waktu yang dicakup oleh kebijakan yang diaudit. Berikut adalah jenis informasi yang mungkin diminta untuk Anda berikan:
- Buku besar akuntansi
- Formulir pajak, khususnya formulir 941 dan 944, Pengembalian Pajak Federal Pengusaha (masing-masing triwulanan dan tahunan)
- Catatan pengeluaran kas
- Pembayaran untuk layanan yang diberikan oleh kontraktor independen. Auditor perlu memverifikasi bahwa para pekerja ini bukan karyawan Anda.
- Pembayaran untuk layanan yang diberikan oleh subkontraktor
- Sertifikat asuransi untuk setiap subkontraktor yang Anda pekerjakan
- Formulir W-2 dan 1099
- Deskripsi pekerjaan untuk setiap pekerja. Pastikan itu secara akurat menggambarkan tugas pekerja.
- Deskripsi operasi bisnis Anda
- Catatan penggajian untuk jangka waktu polis. Auditor perlu memverifikasi semua sumber pembayaran yang diberikan kepada setiap pekerja (gaji, bonus, dll.).
- Batasan penggajian berlaku untuk pejabat eksekutif, mitra, pemilik tunggal, atau prinsipal lain yang tercakup dalam kebijakan ini
- Lembar kerja penilaian pengalaman Anda
Setelah Anda mengumpulkan data yang diperlukan, Anda perlu mengaturnya. Gabungkan semua catatan penggajian Anda (seperti formulir W-2, bukti pembayaran, dan catatan lembur) sehingga informasinya mudah diakses. Demikian pula, letakkan semua informasi terkait subkontraktor, termasuk jumlah pembayaran dan sertifikat asuransi, di satu tempat. Upaya Anda akan membuahkan hasil, membuat audit menjadi lebih mudah dan cepat.
Pertemuan Dengan Auditor
Ketika auditor tiba, arahkan dia ke lokasi yang tenang di mana individu tersebut dapat bekerja tanpa diganggu. Cobalah bersikap kooperatif dan jawablah pertanyaan auditor sebaik mungkin. Jika Anda meminta karyawan tepercaya untuk bertemu auditor atas nama Anda, pastikan dia:
- mengetahui bisnis Anda dengan baik
- memahami semua fase operasi perusahaan Anda
- mengetahui tugas apa yang dilakukan oleh setiap karyawan
- memahami kebijakan kompensasi pekerja perusahaan Anda, termasuk klasifikasi yang dikandungnya
- memahami catatan keuangan perusahaan Anda, termasuk data penggajian, sehingga dia dapat menjawab pertanyaan dari auditor
Jika perusahaan Anda menggunakan perusahaan pembukuan di luar kantor untuk menangani fungsi akuntansi dan penggajian Anda, dapatkah Anda mengirim auditor ke kantor pemegang buku Anda? TIDAK! Pembukuan Anda dapat memberikan catatan keuangan yang dibutuhkan auditor, namun audit fisik harus dilakukan di tempat Anda.
Apa yang Termasuk dalam Penggajian?
Dasar dari premi kompensasi pekerja adalah remunerasi (penggajian), nilai moneter dari layanan yang diberikan karyawan Anda kepada organisasi Anda. Perusahaan asuransi Anda menghitung premi Anda dengan mengalikan tarif dikalikan dengan remunerasi Anda dan membagi hasilnya dengan 100. NCCI dan beberapa otoritas kompensasi pekerja negara memberikan definisi tertulis tentang hal ini remunerasi. Meskipun definisinya berbeda-beda di setiap negara bagian, secara umum definisi tersebut mencakup hal-hal berikut:
- Gaji dan upah kotor, termasuk gaji dan upah yang berlaku surut
- Total komisi yang diterima oleh seorang pekerja termasuk penarikannya
- Bonus termasuk paket bonus saham
- Liburan, liburan, dan gaji sakit
- Uang lembur. Di sebagian besar negara bagian, upah lembur dihitung berdasarkan tarif waktu lurus. Misalnya, jika upah per jam seorang pekerja adalah $20, dan dia dibayar $600 untuk 20 jam lembur, maka hanya $400 dari upah lembur yang akan dimasukkan sebagai upah.
- Pembayaran yang Anda lakukan yang seharusnya dipotong dari gaji karyawan sebagaimana diwajibkan oleh hukum untuk Jaminan Sosial, Medicare, atau program pensiun
- Pembayaran kepada pekerja berdasarkan waktu kerja. Contohnya adalah rencana kerja borongan, bagi hasil, atau insentif.
- Pembayaran atau tunjangan untuk perkakas tangan atau perkakas listrik genggam yang digunakan pekerja untuk melakukan pekerjaannya
- Nilai sewa apartemen atau rumah yang diberikan kepada karyawan. Juga, nilai penginapan dan makanan lain yang diterima pekerja sebagai bagian dari gajinya
- Pembayaran yang dipotong dari gaji kotor pekerja untuk program pensiun, kafetaria, atau tabungan
- Penggajian untuk karyawan subkontraktor yang tidak diasuransikan (lihat komentar di bawah)
Apa yang Dikecualikan dari Penggajian?
Arti dari remunerasi biasanya tidak termasuk biaya tertentu. Meskipun pengecualiannya bervariasi dari satu negara bagian ke negara bagian lainnya, sebagian besar negara bagian mengecualikan hal-hal berikut:
- Tip dan gratifikasi lainnya yang diterima oleh karyawan
- Pembayaran oleh pemberi kerja untuk asuransi kelompok atau program pensiun
- Uang pesangon (selain jam kerja)
- Diskon barang yang dibeli dari majikan
- Penggantian biaya bisnis
- Bayar untuk tugas militer aktif
- Tunjangan seragam
Klasifikasi
Salah satu tugas utama auditor adalah memastikan bisnis Anda diklasifikasikan dengan benar. Untuk melakukan penilaian ini, auditor akan meninjau operasi perusahaan Anda dan kemudian menentukan apakah klasifikasi pada kebijakan Anda sudah tepat.
Auditor biasanya memulai dengan mengevaluasi Anda klasifikasi dasar. Ini adalah klasifikasi yang paling menggambarkan keseluruhan bisnis Anda. Seringkali sama dengan klasifikasi yang mengatur, yang merupakan klasifikasi yang diberi gaji terbanyak. Misalnya, Anda mengoperasikan bengkel mesin. Beberapa karyawan Anda bekerja dengan mesin bubut sementara yang lain mengoperasikan mesin bor atau mesin stamping. Aktivitas yang dilakukan oleh karyawan Anda bervariasi dari satu pekerja ke pekerja lainnya, tetapi semuanya sesuai dengan klasifikasi dasar Anda, Bengkel Mesin. Karena sebagian besar gaji Anda diberikan kepada pekerja bengkel mesin, Bengkel Mesin adalah klasifikasi yang mengatur Anda.
Beberapa karyawan mungkin melakukan tugas yang memerlukan klasifikasi terpisah. Misalnya, bengkel mesin Anda mempekerjakan pekerja administrasi yang melakukan pekerjaannya di kantor tertutup, jauh dari pekerja lain. Karyawan ini kemungkinan besar akan diberi klasifikasi Pegawai Kantor Klerikal, bukan Toko Mesin.
Sistem klasifikasi kompensasi pekerja didasarkan pada aturan rumit yang mungkin sulit dipahami oleh pemegang polis. Jika auditor Anda mengklasifikasi ulang bisnis Anda atau menghitung premi Anda dengan cara yang tidak Anda pahami, mintalah penjelasan sederhana darinya. Jika Anda masih bingung, mintalah bantuan pada agen atau broker Anda.
Subkontraktor
Banyak negara bagian mempunyai undang-undang yang membebankan tanggung jawab pada kontraktor yang mempekerjakan subkontraktor yang tidak diasuransikan. Undang-undang ini akan berlaku bagi Anda jika bisnis Anda beroperasi sebagai kontraktor, dan mensubkontrakkan pekerjaan kepada pihak lain.
Misalnya, perusahaan Anda, ABC Construction, menyewa subkontraktor bernama P&J Plumbing untuk melakukan pekerjaan perpipaan di gedung yang sedang Anda renovasi. Seorang karyawan P&J terluka saat bekerja dan berupaya menagih tunjangan kompensasi pekerja dari majikannya. Pekerja tersebut tidak berhasil karena P&J belum membeli jaminan kompensasi pekerja. Di sebagian besar negara bagian, pekerja yang terluka dapat meminta tunjangan berdasarkan kebijakan kompensasi pekerja Anda.
Perusahaan asuransi diwajibkan oleh hukum untuk memberikan tunjangan kepada karyawan yang cedera dari subkontraktor yang tidak diasuransikan yang dipekerjakan oleh pemegang polis mereka. Dengan demikian, auditor Anda akan meninjau dokumen pajak Anda, termasuk semua 1.099 formulir yang Anda berikan kepada subkontraktor. Ia akan memverifikasi bahwa Anda memperoleh sertifikat asuransi dari setiap subkontraktor yang Anda pekerjakan. Jika ada subkontraktor yang tidak memberikan bukti asuransi kompensasi pekerja, auditor akan membebankan premi tambahan kepada Anda untuk cakupan asuransi kontraktor tersebut.
Tarif yang dikenakan untuk subkontraktor yang tidak diasuransikan bergantung pada jenis pekerjaan yang dilakukan subkontraktor. Misalnya, jika subkontraktor melakukan pekerjaan atap, maka tarif klasifikasi atap yang berlaku akan digunakan. Tarif akan berlaku untuk seluruh atau sebagian biaya pekerjaan subkontrak. Jika uang yang Anda bayarkan kepada subkontraktor hanya untuk tenaga kerja, maka seluruh biaya (dibagi 100) akan digunakan sebagai dasar premi.
Kontraktor Versus Subkontraktor
Jika bisnis Anda bukan kontraktor, apakah Anda bertanggung jawab atas cedera yang diderita oleh karyawan kontraktor independen yang Anda pekerjakan? Jawabannya umumnya tidak. Kontraktor menjalankan bisnis independen dan bertanggung jawab memberikan tunjangan kompensasi pekerja kepada karyawannya yang terluka.
Misalnya, Anda memiliki toko retail. Anda menyewa Fabulous Flooring, kontraktor lantai, untuk merobek lantai lama di toko Anda dan menggantinya dengan yang baru. Anda menguraikan hasil yang Anda inginkan (lantai baru), dan Fabulous melakukan tugasnya. Supervisor yang hebat mengawasi pekerjaan, menetapkan jadwal kerja, dan mendikte bagaimana karyawan melakukan pekerjaannya. Jika karyawan Fabulous terluka saat memasang lantai baru Anda, Fabulous (bukan perusahaan Anda) wajib memberikan tunjangan.
Ada beberapa situasi di mana perusahaan dapat dimintai pertanggungjawaban atas cedera yang dialami karyawan kontraktor independen. Oleh karena itu, Anda harus mendesak agar semua kontraktor independen memberikan sertifikat asuransi yang menyatakan bahwa mereka telah membeli asuransi kompensasi pekerja.
