Sistem pengarsipan kantor yang efektif sangat penting untuk bisnis apa pun yang menangani faktur, kuitansi, dan catatan lainnya, baik di atas kertas maupun secara digital. Bahkan untuk bisnis yang tidak berurusan dengan banyak dokumen, tetap teratur dan efisien akan membantu menjaga operasional tetap berjalan lancar.
Sistem pengarsipan kantor hadir dalam berbagai bentuk, mulai dari laci lemari sederhana, hingga berbagai macam server digital yang rumit. Untuk menciptakan sistem yang sesuai untuk Anda, penting untuk mengetahui file apa yang paling penting, siapa yang memerlukan akses, dan bagaimana file tersebut dapat diambil dengan mudah dan efisien. Berikut adalah faktor kuncinya.
Mengapa Anda Membutuhkan Sistem Pengarsipan
Mengarsipkan kwitansi dan faktur dengan benar adalah salah satu hal terpenting yang dapat dilakukan usaha kecil untuk kesehatan keuangannya. Sistem pengarsipan yang tidak ada atau berantakan dapat menambah upaya ekstra selama berhari-hari pada waktu pajak penghasilan, dan Anda tidak ingin melewatkannya
Tergantung pada industri Anda, Anda mungkin perlu menyimpan catatan agar mematuhi peraturan negara bagian atau federal, terkadang selama bertahun-tahun. Kantor hukum diharuskan menyimpan berkas perkara selama tiga tahun. Akuntan dan bisnis persiapan pajak perlu menyimpan catatan pengembalian pajak selama tujuh tahun. Perusahaan konstruksi, kantor medis, sekolah, dan banyak lagi semuanya memiliki tanggung jawab pencatatan yang besar dan kuat.
Kebanyakan orang tidak memikirkan tenaga kerja yang akan mereka hemat ketika berinvestasi dalam sistem pengarsipan, namun beberapa orang akun, jumlah total waktu yang dihabiskan perusahaan untuk mencari file yang salah tempat berjumlah enam minggu per tahun.
Jika bisnis Anda cukup sederhana, pencatatan Anda mungkin terbatas pada penggajian dan akuntansi, namun Anda tetap harus mampu mengoperasikan meja Anda dengan cepat dan mudah.
5 Langkah Menata Sistem Pengarsipan
Agar diri Anda dan bisnis Anda berada di jalur yang benar, ikuti lima langkah untuk memastikan surat kabar mudah diakses dan diidentifikasi.
Nilai Kebiasaan Pribadi dan Kantor
Pikirkan tentang karyawan mana yang memerlukan akses ke file, di mana mereka bekerja, dan apa yang masuk akal berdasarkan kebutuhan mereka stasiun kerja. Jika Anda membuat sistem untuk diri sendiri, pikirkan tentang ergonomi, alur hari kerja Anda, cara Anda bergerak di sekitar kantor ruang, apa yang dapat Anda jangkau dari meja Anda, dan informasi apa yang perlu Anda akses secara teratur dibandingkan dengan informasi yang dapat diarsipkan dalam waktu lama ketentuan. Jika Anda membuat sistem untuk orang lain, dapatkan masukan dari mereka—apa yang berhasil untuk satu orang belum tentu berhasil untuk orang lain.
Tentukan Sistem Pengarsipan
Apa yang dilakukan bisnis Anda akan menentukan apakah Anda memilih untuk mengajukan secara numerik, menurut abjad, atau dengan cara lain. Misalnya, apakah Anda mencari informasi pelanggan berdasarkan nama atau nomor rekening? Apakah Anda mengajukan dokumen berdasarkan kategori, seperti pengeluaran, keuangan, pemasaran, dll.?
Ruang bukanlah masalah utama dalam sistem digital, namun untuk sistem kertas, penting untuk memungkinkan pertumbuhan ketika mempertimbangkan lemari arsip; disarankan untuk membeli sesuatu untuk menampung dua kali jumlah file yang Anda miliki sekarang. Kategori subjek yang luas akan memudahkan Anda menambahkan file baru seiring pertumbuhan Anda dan menghilangkan kebutuhan untuk meningkatkan atau mengatur ulang sistem pengarsipan Anda secara berkala. Menjaganya tetap sederhana juga akan memudahkan Anda mengintegrasikan file kertas dan digital sebagai bagian dari keseluruhan Anda sistem manajemen dokumen.
Hitung Kebutuhan Penyimpanan
Jika Anda memiliki banyak file yang Anda akses setiap hari, file tersebut pasti ada di ujung jari Anda. Yang lebih jarang diakses tidak perlu berada di ruang kerja Anda tetapi mungkin harus dekat. Mungkin ada kombinasi. Beberapa file mungkin diperlukan setiap hari sementara yang lain dapat disimpan dalam penyimpanan jangka panjang yang lebih jauh.
Jangan mengabaikan pentingnya aksesibilitas bagi karyawan atau calon karyawan yang mungkin memiliki kebutuhan mobilitas khusus. Lemari yang sangat tinggi, misalnya, mungkin sulit diakses oleh sebagian karyawan dengan aman dan efektif.
Berinvestasi dalam Sistem Pelabelan yang Baik
Kemampuan membaca label file terdengar jelas, namun kejelasan dalam pelabelan akan menghemat waktu. Sebagian besar perusahaan yang membuat label menyediakan templat yang terintegrasi dengan perangkat lunak pengolah kata umum. Anda mungkin ingin mempertimbangkan salah satu sistem pembuatan label kecil yang juga dapat mencetak label surat individual. Barang-barang yang mempunyai fungsi ganda biasanya merupakan investasi yang bijaksana.
Beli Folder File
Folder yang mudah digunakan dan tahan lama adalah investasi cerdas. Folder gantung berwarna mudah didapat dan mudah dikenali. Misalnya, jika Anda menaruh semua milik Anda klien file dalam folder gantung kuning, informasi keuangan dalam folder biru, dan pemasaran dalam folder merah, Anda akan menghemat waktu saat mencari atau mengarsipkan dengan petunjuk visual yang mudah diidentifikasi.
Menjadi Tanpa Kertas
Banyak bisnis telah beralih ke atau mendekati kantor tanpa kertas. Dengan sistem penyimpanan online berbasis cloud, dan transaksi digital yang menggantikan uang tunai, penggunaan kertas tanpa kertas mungkin menjadi sebuah hal yang normal.
Bahkan lembaga pemerintah pun ikut serta. IRS sekarang menerima gambar digital atau salinan kertas dari item yang dipindai termasuk:
- Penerimaan tunai
- Laporan bank
- Cek yang dibatalkan
- Potongan pembayaran
- Laporan kartu kredit
Catatan digital harus jelas dan dapat dibaca. Jika tidak, IRS mungkin meminta untuk melihat dokumen kertas asli selama audit atau permintaan dokumentasi rutin.
Jika Anda masih menjalankan cara lama, tetapi tertarik menjadi hijau, Anda dapat beralih ke tanpa kertas seiring berjalannya waktu. Ada banyak layanan dan aplikasi perangkat lunak yang memindai tanda terima pengeluaran lama dan menyimpannya dengan informasi akuntansi digital Anda yang lain.
Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)
Bagaimana Anda Mengatur Sistem Pengarsipan Elektronik?
Sistem pengarsipan elektronik bisa sesederhana file di jaringan bersama, seperti Google drive atau pada perangkat lunak atau server yang canggih. Praktik terbaik yang sama yang berlaku untuk sistem kertas juga berlaku untuk sistem elektronik: menetapkan konvensi penamaan, urutan pengarsipan (berdasarkan abjad, kronologis, dll.), dan struktur yang terorganisir dengan baik.
Sistem Pengarsipan Apa yang Anda Gunakan untuk Melindungi Kerahasiaan?
Untuk sistem pengarsipan kertas, dokumen harus dalam kondisi terkunci, dengan kontrol personel. Karena file digital memiliki lebih banyak fleksibilitas dalam berbagi, menyalin, dan mengedit, Anda harus menetapkan tingkat izin dan akses yang sesuai. Tergantung pada taruhannya, perusahaan Anda mungkin memerlukan server pribadi dibandingkan sistem berbasis cloud.
