Mengukur kinerja pembelian adalah hal yang penting, karena departemen pembelian memainkan peran yang semakin penting dalam hal ini rantai pasokan selama krisis ekonomi.
Pengurangan biaya bahan mentah dan jasa dapat memungkinkan perusahaan memasarkan harga barang jadi secara kompetitif guna memenangkan bisnis. Ukuran kinerja yang jelas dari keberhasilan setiap departemen pembelian adalah jumlah uang yang dihemat oleh perusahaan. Namun, ada sejumlah pengukuran kinerja yang dapat digunakan oleh bisnis ketika mereka mengukur kinerja pembelian.
Efisiensi Pembelian
Biaya administrasi menjadi dasar pengukuran efisiensi pembelian. Pengukuran kinerja ini tidak berhubungan dengan jumlah barang yang dibeli yang telah dibeli oleh departemen. Pengukurannya berkaitan dengan seberapa baik kinerja departemen pembelian dalam aktivitas yang diharapkan dilakukan terhadap anggaran yang tersedia untuk departemen tersebut.
Jika biaya pembelian sesuai anggaran, maka efisiensi departemen pembelian akan melebihi harapan. Jika departemen menggunakan dana melebihi anggaran, maka fungsi pembelian tidak efisien.
Efektivitas Pembelian
Harga yang dibayar departemen pembelian untuk suatu barang belum tentu merupakan ukuran kinerja pembelian yang baik.
Harga suatu barang dapat berfluktuasi karena kondisi pasar, ketersediaannya, dan tekanan permintaan lainnya. Oleh karena itu, departemen pembelian mungkin tidak dapat mengendalikan harga. Metode yang populer untuk menilai efektivitas pembelian adalah dengan meninjau rasio perputaran persediaan. Rasio ini mengukur berapa kali, rata-rata persediaan digunakan, atau diputar, selama suatu periode.
Rasio yang digunakan untuk mengukur likuiditas persediaan. Namun, hal ini tidak selalu merupakan ukuran efektivitas pembelian karena persyaratan musiman untuk memiliki stok barang dapat membuat pengukuran ini tidak akurat.
Fungsi Pembelian
Kinerja pembelian dapat diukur terhadap persyaratan fungsional fungsi pembelian.
Fungsi utama departemen ini adalah menyediakan barang yang tepat pada waktu yang dibutuhkan dengan biaya serendah mungkin. Pengukuran kinerja dapat mempertimbangkan elemen-elemen ini, namun tidak memperhitungkan faktor-faktor yang mungkin berhubungan dengan stabilitas pemasok, masalah kualitas material, dan diskon pemasok.
Pengukuran Kinerja
Kinerja fungsi pembelian dapat diukur dengan menggunakan berbagai macam pengukuran. Perusahaan dapat memutuskan pengukuran efektivitas mana yang relevan dengan kinerja departemen pembeliannya. Pengukurannya dapat mencakup:
Penghematan biaya
Jika departemen pembelian membeli barang dengan harga lebih rendah dari sebelumnya, maka ini merupakan penghematan biaya. Hal ini dapat terjadi ketika a pemasok baru ditemukan, barang pengganti yang lebih murah digunakan, kontrak baru telah ditandatangani dengan vendor, lebih murah metode transportasi telah ditemukan, atau departemen pembelian telah menegosiasikan harga yang lebih rendah dengan pemasok yang ada.
Peningkatan Kualitas
Ketika suatu barang mengalami peningkatan kualitas baik dengan menggunakan pemasok lain atau dengan bernegosiasi dengan pemasok yang sudah ada, peningkatan tersebut akan tercermin dalam pengurangan limbah atau sumber daya produksi.
Peningkatan Pembelian
Efisiensi metode yang digunakan pada bagian pembelian akan meningkatkan efektivitas. Hal ini dapat mencakup pengenalan EDI, sistem pengadaan elektronik, inventaris yang dikelola vendor, dan proses pembayaran berdasarkan tanda terima.
Perbaikan Transportasi
Ketika departemen pembelian bernegosiasi dengan operator atau sejumlah operator untuk mengurangi biaya pengangkutan barang dari vendor ke fasilitas produksi, biaya per unit barang akan berkurang. Penghematan biaya ini dapat digunakan sebagai ukuran efektivitas.
Kinerja Pembelian
Sejumlah penelitian telah dilakukan terhadap kinerja pembelian dan hasilnya menunjukkan bahwa tidak ada satu metode yang dapat mencakup setiap departemen pembelian. Namun, ada sejumlah ukuran utama yang umum digunakan dalam mengevaluasi kinerja. Yakni penghematan biaya, kualitas vendor, metrik pengiriman, efektivitas harga, dan aliran inventaris.
Meskipun langkah-langkah utama ini bersifat umum, namun bobot yang diberikan pada langkah-langkah ini tidak seragam dan akan bervariasi antar industri dan dunia usaha. Selain itu, pentingnya langkah-langkah ini terhadap efektivitas departemen pembelian secara keseluruhan akan berubah seiring berjalannya waktu dan, oleh karena itu, perlu dinilai dan dimodifikasi secara berkala.
