Salah satu cara termudah bagi perusahaan Anda untuk menerima paparan media secara gratis—sering dikenal sebagai "earned media"—adalah melalui acara media. Baik Anda bekerja sama dengan beberapa sponsor untuk membantu mereka yang kurang beruntung, atau mengadakan konferensi pers untuk mengumumkan rilis produk, ada langkah-langkah tertentu yang harus Anda ikuti untuk mengatur media yang sukses peristiwa.
Mulailah Dengan Siaran Pers
Mengirimkan milikmu jumpa pers akan membantu media memutuskan apakah cerita Anda cukup layak untuk diliput. Itu sebabnya, ada baiknya menjaga siaran pers Anda tetap sederhana dan tidak pernah menggunakan hype apa pun. Stasiun dan surat kabar mencari berita; mereka tidak mencari omongan penjualan.
Anda memiliki jendela untuk mengirimkan siaran pers Anda. Anda tidak ingin mengirimkannya terlalu dini dan kemudian dilupakan atau dikuburkan, dan Anda tidak ingin mengirimkannya terlambat ketika cerita lain mungkin telah ditetapkan, dan cerita tersebut tidak sesuai dengan acara Anda di dalam. Umumnya, dua hingga tiga hari sebelum acara Anda, pemberitahuan terlebih dahulu sudah cukup untuk memberikan waktu bagi pers untuk menjadwalkan wartawan.
Anda juga ingin memastikan bahwa Anda menyertakan petunjuk dan instruksi khusus apa pun dalam siaran pers Anda. Jika kantor pusat perusahaan Anda berada di satu lokasi, namun acara Anda diadakan di pabrik Anda yang berjarak 30 mil, Anda perlu memperjelas hal ini dalam rilis Anda.
Tonton Panggilan Telepon
Setelah Anda mengirimkan siaran pers, Anda dapat menghubungi editor di surat kabar atau produser di stasiun TV untuk memverifikasi bahwa mereka menerimanya. Hanya itu yang perlu Anda tanyakan.
Seringkali hal ini akan membuka percakapan bagi mereka untuk memberi tahu Anda apakah mereka pikir mereka bisa datang atau tidak. Namun meskipun tidak, Anda tidak ingin bertanya apakah mereka akan datang. Mereka akan berada di sana jika mereka bisa tetapi tidak memberikan janji apa pun.
Ingatlah, berita terkini atau hari-hari berita yang berat mungkin menghalangi berita-berita itu datang pada menit-menit terakhir. Anda tentu tidak ingin mengganggu mereka untuk mengetahui apakah mereka akan datang, bahkan pada hari acara ketika Anda berdiri di sana menunggu wartawan muncul.
Anda juga ingin melihat waktu Anda melakukan panggilan telepon. Menelepon sepuluh menit sebelum jam 5 sore. mungkin tampak seperti akhir hari bagi Anda, tetapi bagi seorang produser, itu berarti sepuluh menit lagi menjelang siaran berita malam. Waktu terbaik untuk menelepon biasanya sekitar pukul 10.00 dan antara pukul 13.00 hingga 14.30.
Rencanakan Waktu Acara Anda dengan Hati-hati
Semua orang bekerja sesuai tenggat waktu. Surat kabar telah menetapkan waktu untuk menunda terbitan keesokan harinya. Artinya jika mereka datang ke acara Anda pada pukul 17.00. pada hari Kamis, liputan mungkin baru muncul pada hari Sabtu.
Stasiun TV umumnya mempunyai jam tayang pagi, siang, jam 5:00, 6:00, 10:00 dan/atau 23:00. siaran berita selama seminggu, tergantung pada Anda pasar TV. Mendapatkan liputan jika acara media Anda dimulai pada pukul 16:00. mungkin sangat rumit. Mereka tidak akan langsung masuk ke mobil berita mereka dan mengemudi sekuat tenaga agar rekaman Anda mengudara pada pukul 5:00. Ada naskah yang harus ditulis dan rekaman yang harus diedit.
Rencanakan waktu acara Anda sehingga tidak hanya nyaman bagi para reporter tetapi juga meningkatkan peluang Anda untuk mendapatkan eksposur yang lebih cepat.
Jangan Mencoba dan Melakukan Segalanya
Betapapun menggodanya menjadi sutradara, jangan beri tahu reporter, fotografer, atau videografer bidikan apa yang Anda ingin mereka dapatkan. Anda ingin menjalin hubungan tertentu dengan mereka dan memulai hubungan dengan surat kabar atau stasiun TV. Anda tidak akan mendapatkan teman dengan memberi tahu mereka cara melakukan pekerjaannya.
Memudahkan Masuk (Dan Keluar)
Jika Anda mengadakan acara di pabrik seluas 50.000 kaki persegi dan area yang Anda izinkan untuk media berada di belakang gedung, berikan akses semudah mungkin kepada mereka. Jangan biarkan mereka parkir di depan gedung dan kemudian membawa peralatan mereka ke belakang jika Anda bisa membantu. Jika ada cara untuk mengemudi ke belakang, beritahukan kepada media petunjuk arah mengemudi dalam siaran pers Anda dan tandai dengan jelas jalannya ketika mereka tiba.
Anda juga ingin mempertimbangkan area mana di fasilitas Anda yang dilarang keras. Misalnya, jika Anda tidak bisa menghindari berjalan jauh, apakah Anda benar-benar ingin media berjalan melintasi seluruh gedung Anda dengan kamera? Itu tidak berarti mereka akan mulai memotret apa pun yang mereka inginkan. Namun banyak perusahaan memiliki kebijakan ketat tentang ke mana kamera dan non-karyawan dapat dibawa karena alasan kepemilikan.
Pertimbangkan Visualnya
Pikirkan tentang visual Anda dengan hati-hati. Berikan media pengalaman langsung sebanyak mungkin. Membicarakan suatu produk selama setengah jam dan kemudian mengacu pada gambar di brosur adalah sesuatu yang tidak perlu ditonjolkan oleh media. Ingat, mereka menyampaikan visualnya kepada calon pelanggan Anda—pemirsa atau pembaca mereka—jadi penting untuk selalu mengingat pemirsa sehingga Anda bisa mendapatkan liputan yang Anda butuhkan.
Jangan Lupakan Kit Pers
Sertakan informasi tentang acara Anda dan sebarkan ke media. Informasi ini akan membantu mereka menulis berita, namun juga membantu Anda memiliki kendali lebih besar atas berita karena Anda memberikan informasi penting kepada mereka.
Pastikan Kontak Media Anda Tersedia
Jangan lupa untuk menyediakan kontak media Anda jika ada pertanyaan. Jika reporter memiliki pertanyaan tambahan, mereka harus dapat menghubungi kontak media Anda dengan cepat. Pastikan untuk menyertakan nomor telepon kontak media dan informasi kontak lainnya di dalam akun Anda alat penekan.
Gunakan Karyawan Dengan Pengalaman
Anda tidak perlu membatasi juru bicara acara Anda pada kontak media Anda sendiri. Jika seorang karyawan dapat memberikan penjelasan yang lebih baik karena mereka memiliki lebih banyak pengalaman dalam mengembangkan dan bekerja dengan produk tertentu, tentu saja, sediakanlah mereka untuk pertanyaan.
Persiapkan Pernyataan Anda Sebelumnya
Jika Anda berencana untuk berbicara di depan kamera atau dengan reporter surat kabar, pikirkan terlebih dahulu apa yang ingin Anda katakan. Akan sangat membantu jika ada teman yang tidak akrab dengan bisnis Anda yang membaca press kit Anda dan mengajukan pertanyaan yang mereka miliki. Dari pertanyaan-pertanyaan ini dan juga beberapa brainstorming Anda sendiri, buatlah daftar jawabannya. Anda tentu tidak ingin terdengar seperti sudah berlatih, namun Anda juga tidak ingin terdengar tidak siap atau sering mengatakan "Umm...".
Anda juga ingin mempertimbangkan berbagai jenis media. Surat kabar mempunyai kebutuhan yang berbeda dengan televisi dan sebaliknya. Seorang reporter surat kabar mungkin menanyakan pertanyaan yang jauh berbeda dari a Wartawan televisi. Setiap media memiliki cara berbeda dalam menyajikan berita sehingga mereka memerlukan jenis media yang paling sesuai dengan audiensnya.
Bagaimana Jika Reporter Tidak Muncul?
Stasiun atau surat kabar mungkin akan mengirimkan seorang fotografer atau videografer daripada seorang reporter. Itu tidak berarti cerita Anda tidak penting bagi mereka. Mereka tidak akan berada di sana jika mereka tidak berencana untuk meliput cerita Anda, jadi perlakukan siapa pun yang muncul dengan baik.
Jika seorang videografer sedang membawa perlengkapannya, jangan berikan peralatan pers pada saat itu juga. Tawarkan untuk membawanya sampai mereka mendapatkan suntikan yang mereka perlukan. Memperlakukan mereka seperti warga negara kelas dua akan membuat mereka kembali ke stasiun dan dapat merugikan peluang Anda untuk mendapatkan liputan di masa depan.
