Mulailah salam pesan suara Anda dengan "Halo" atau "Selamat datang di Perusahaan XYZ" singkat. Jangan gunakan frasa seperti “telepon Anda sangat penting bagi kami” dan sejenisnya. Hal ini telah digunakan secara berlebihan dan mungkin dianggap tidak tulus. Mereka membuat pesan Anda panjang dan membuang-buang waktu penelepon.
Sebutkan nama lengkap Anda dengan jelas dan ucapkan setiap suku kata sehingga penelepon tahu bahwa mereka telah menghubungi orang yang mereka harapkan sehingga mereka ingin menuliskan nama Anda jika mereka mau. Jika Anda memiliki nama yang panjang, pelankan kecepatan agar penelepon Anda dapat mendengarnya.
Menyebutkan nama perusahaan dan departemen Anda akan membuat penelepon tahu bahwa mereka telah mencapai tempat yang tepat—khususnya jika mereka melalui serangkaian perintah petugas otomatis atau direktori sistem telepon karyawan atau departemen. Hal ini sangat penting untuk salam pesan suara eksternal. Ini mungkin dilewati untuk panggilan internal.
Pernyataan singkat (beberapa orang menyukai permintaan maaf dalam pernyataan tersebut) bahwa Anda tidak dapat menerima telepon mereka adalah standar dan memindahkan penelepon dengan cepat ke informasi tentang kapan Anda dapat menghubungi mereka kembali dan pesan yang sangat penting berbunyi.
Jika kebijakan Anda adalah membalas panggilan di penghujung hari, beri tahu penelepon Anda tentang hal itu. Jika tidak ada kebijakan, berikan perkiraan kepada penelepon kapan Anda akan membalas panggilannya. Jika Anda tidak berada di kantor selama seminggu, beri tahu mereka juga.
Tak seorang pun suka terjebak dalam "penjara pesan suara", menunggu jawaban tanpa ada pilihan lain. Jika ada seseorang yang dapat dihubungi oleh penelepon untuk meminta bantuan segera, berikan petunjuk tentang cara menghubungi orang tersebut.
Singkat saja: maksimal 20 hingga 25 detik. Orang-orang sibuk dan tidak suka membuang-buang waktu.
Berikan penelepon Anda hanya informasi yang mereka perlukan untuk meninggalkan pesan atau menghubungi Anda.
Saat Anda mengunjungi situs ini, Dotdash Meredith dan mitranya dapat menyimpan atau mengambil informasi di browser Anda, sebagian besar dalam bentuk cookie. Cookie mengumpulkan informasi tentang preferensi dan perangkat Anda dan digunakan untuk membuat situs berfungsi sesuai keinginan Anda mengharapkannya, memahami cara Anda berinteraksi dengan situs, dan menampilkan iklan yang ditargetkan ke situs Anda minat. Anda dapat mengetahui lebih lanjut tentang penggunaan kami, mengubah pengaturan default Anda, dan membatalkan persetujuan Anda kapan saja dengan dampak di masa mendatang dengan mengunjungi Pengaturan Cookie, yang juga dapat ditemukan di footer situs.
