Jika Anda bekerja dengan pembelian atau penjualan, Anda pasti akan menemukan transaksi EDI. Pertukaran Data Elektronik, biasa disingkat menjadi EDI, adalah format standar untuk pertukaran data bisnis.
Transaksi EDI adalah jenis perdagangan elektronik yang digunakan perusahaan untuk transaksi seperti ketika satu perusahaan ingin mengirim pesanan pembelian secara elektronik ke perusahaan lain. Transaksi EDI dirancang agar tidak bergantung pada komunikasi yang digunakan oleh perusahaan atau teknologi perangkat lunak yang menghasilkan data EDI.
Format EDI
EDI bekerja berdasarkan standar yang menentukan bagaimana setiap pesan harus diformat.
Ada empat standar EDI: UN/EDIFACT, yang merupakan satu-satunya standar yang diakui secara internasional, sebagian besar digunakan di luar Amerika Utara; ANSI ASC X12, digunakan di Amerika Utara, TRADACOM, digunakan oleh perusahaan ritel Inggris, dan ODETTE, yang digunakan oleh produsen mobil Eropa.
Penerapan EDI penting bagi perusahaan sebagai ini dapat mengurangi biaya secara signifikan pengiriman dokumen.
Biaya EDI versus Manfaat
Pesanan pembelian kertas memerlukan sumber daya untuk mencetak dokumen, mengirimkannya melalui faks, atau mengirimkannya ke vendor. EDI secara otomatis mengirimkan dokumen elektronik ke vendor sehingga mengurangi biaya pengiriman PO. Studi tentang penghematan biaya penerapan EDI telah dilakukan, termasuk laporan dari Aberdeen group pada tahun 2008, yang mana menyoroti bahwa di AS biaya produksi dan pengiriman PO kertas adalah $37,45, sedangkan biaya pengirimannya hanya $23,83 menggunakan EDI.
Tidak semua perusahaan menggunakan EDI. Ada biaya untuk menerapkan dan memelihara teknologi diperlukan untuk melakukan EDI. Setiap mitra dagang yang ingin digunakan oleh perusahaan untuk menggunakan EDI mungkin memerlukan sumber daya untuk menyiapkannya dan hal ini dapat memakan biaya yang mahal bagi perusahaan kecil atau perusahaan yang tidak memiliki sumber daya teknis.
Beberapa perusahaan yang mengaku menggunakan EDI mungkin menerima pesanan secara elektronik namun tidak dapat secara otomatis memuat pesanan tersebut ke dalam sistem penjualan mereka. Pesanan EDI dicetak dan dimasukkan secara manual ke dalam sistem komputer mereka.
Situasi ini biasa terjadi ketika perusahaan memiliki sistem pesanan lama yang tidak memiliki kemampuan untuk menerima atau menghasilkan pesanan EDI.
EDI Cara Kerjanya
Ada beberapa cara pesan EDI dikirimkan antar mitra dagang. Metode yang paling umum adalah dengan menggunakan jaringan nilai tambah atau VAN. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengirimkan transmisi yang kemudian ditinjau oleh VAN dan kemudian dikirim ke penerima yang benar.
Baru-baru ini metode baru untuk transmisi EDI sedang digunakan. Hal ini disebut AS2, yang merupakan singkatan dari Applicability Statement 2, dan diperjuangkan oleh Wal-Mart, yang mewajibkan semua vendornya untuk menggunakan metode ini. Menggunakan AS2, dokumen EDI ditransmisikan melalui internet dan keamanan dokumen dicapai melalui enkripsi dan penggunaan sertifikat digital.
Ada puluhan dokumen EDI yang dapat diimplementasikan oleh suatu perusahaan dan mitra dagangnya. Berdasarkan standar ANSI ASC X12, dokumen EDI merupakan bagian dari suatu seri, misalnya seri pesanan, seri pergudangan, atau seri keuangan.
Selain itu, sejumlah seri yang berhubungan dengan industri tertentu seperti pemerintahan, asuransi, hipotek dan otomotif.
Banyak perusahaan hanya akan mengimplementasikan sejumlah kecil dokumen EDI dengan mitra dagangnya, biasanya pada seri pemesanan, seri penanganan material, dan seri pengiriman.
Misalnya perusahaan yang menerapkan EDI antara dirinya dan perusahaan logistik pihak ketiga hanya boleh menerapkan lima dokumen EDI seperti EDI 940 untuk pesanan pengiriman gudang, EDI 943 untuk saran pengiriman perpindahan stok gudang, EDI 944 untuk saran resi transfer stok gudang, EDI 945 untuk saran pengiriman gudang, dan EDI 947 untuk penyesuaian inventaris gudang nasihat.
Transaksi EDI yang Sering Digunakan Dalam Rantai Pasokan
753 Permintaan Petunjuk Perutean.
754 Petunjuk Perutean.
816 Hubungan Organisasi.
Laporan Penjualan Komisi 818.
830 Jadwal Perencanaan dengan Kemampuan Rilis.
832 Katalog Harga/Penjualan.
840 Permintaan Penawaran.
841 Spesifikasi/Informasi Teknis.
842 Laporan Ketidaksesuaian.
843 Tanggapan terhadap Permintaan Penawaran.
845 Pengakuan/Status Otorisasi Harga.
846 Permintaan/Saran Inventaris.
847 Klaim Material.
848 Lembar Data Keamanan Bahan.
850 Pesanan Pembelian.
851 Jadwal Aset.
852 Data Aktivitas Produk.
853 Instruksi Perutean dan Pengangkut.
855 Pengakuan Pesanan Pembelian.
856 Pemberitahuan/Manifest Kapal.
857 Pemberitahuan Pengiriman dan Penagihan.
860 Permintaan Perubahan Pesanan Pembelian – Pembeli Dimulai.
861 Penerimaan Advice/Sertifikat Penerimaan.
862 Jadwal Pengiriman.
863 Laporan Hasil Tes.
865 Pengakuan/Permintaan Perubahan Pesanan Pembelian – Dimulai oleh Penjual.
866 Urutan Produksi.
869 Permintaan Status Pesanan.
870 Laporan Status Pesanan.
873 Jasa Pergerakan Komoditas.
874 Respon Layanan Pergerakan Komoditas.
878 Otorisasi/De-otorisasi Produk.
879 Informasi Harga.
882 Informasi Ringkasan Pengiriman Toko Langsung.
885 Karakteristik Akun Ritel.
888 Pemeliharaan Barang.
889 Pengumuman Promosi.
890 Kontrak & Manajemen Rabat.
893 Permintaan Informasi Barang.
895 Pengakuan atau Penyesuaian Pengiriman/Pengembalian.
940 Pesanan Pengiriman Gudang.
943 Saran Pengiriman Transfer Stok Gudang.
944 Saran Resi Transfer Stok Gudang.
945 Saran Pengiriman Gudang.
947 Saran Penyesuaian Inventaris Gudang.
