Asisten eksekutif serupa dengan asisten administrasi atau sekretaris yang semuanya mendukung pekerjaan orang lain—biasanya seorang eksekutif—dengan menangani atau mengawasi tugas-tugas kantor. Perbedaannya adalah asisten eksekutif secara khusus adalah anggota staf kantor senior yang ditugaskan kepada eksekutif puncak. Hal ini melibatkan pengawasan dan pelatihan staf kantor lainnya, serta menangani tugas-tugas yang dapat berdampak besar pada keberhasilan perusahaan.
Tugas & Tanggung Jawab Asisten Eksekutif
Pekerjaan ini umumnya memerlukan kemampuan untuk melakukan pekerjaan berikut:
- Tinjau dokumen
- Akuntansi/pembukuan
- Manajemen kalender
- Melakukan penelitian
- Hubungan klien
- Merancang dan memelihara sistem pengarsipan
- Menangani permintaan informasi
- Atur pertemuan
- Simpan catatan
- Atur rencana perjalanan
- Mengetik
- Perencanaan acara
- Menyiapkan laporan statistik
- Memproses laporan pengeluaran
- Buat notulen rapat
Tugas asisten eksekutif mencakup tugas yang sama yang dilakukan oleh asisten administrasi: membuat dan menerima panggilan telepon; mengirimkan memo, email, dan surat atas nama eksekutif; menerima pengunjung; penjadwalan penanganan; dan banyak lagi.
Asisten Eksekutif bertindak sebagai penjaga gerbang, membuat keputusan tentang siapa yang mendapat akses ke eksekutif dan informasi apa yang diterima eksekutif.
Mereka sering melakukan penelitian dan menyiapkan laporan yang mempengaruhi kebijakan perusahaan. Tanggung jawab ini berarti bahwa asisten eksekutif harus benar-benar memahami pekerjaan perusahaannya. Hasilnya, para pekerja ini juga dapat bertindak sebagai penghubung antara eksekutif dan staf administrasi lainnya.
Gaji Asisten Eksekutif
Asisten eksekutif memperoleh gaji tahunan rata-rata sebesar $63.110 pada tahun 2020, yang menempatkan mereka di luar 10% penerima teratas di antara semua sekretaris dan asisten administrasi:
- Gaji Tahunan Median: $63.110 ($30,34/jam)
- Gaji Tahunan 10% Teratas: $94.830 ($45,59/jam)
- Gaji Tahunan 10% Terbawah: $39.350 ($18,92/jam)
Pendidikan, Pelatihan, & Sertifikasi
Ada sedikit persyaratan pendidikan untuk memulai sebagai sekretaris, namun mencapai posisi sebagai asisten eksekutif biasanya hanya terjadi setelah beberapa tahun pengalaman.
- Pendidikan: Ijazah sekolah menengah atas sudah cukup untuk sebagian besar pekerjaan tingkat pemula, namun mereka yang memiliki gelar associate atau sarjana di bidang yang berhubungan dengan bisnis akan lebih berharga.
- Sertifikasi: Tidak ada yang perlu disertifikasi untuk menjadi asisten eksekutif, namun ada sertifikasi yang tersedia melalui kursus online untuk sebagian besar program perangkat lunak yang memerlukan kemahiran. Sertifikasi semacam itu dapat membuat calon pekerja lebih menarik.
- Pelatihan: Pengalaman dan kepercayaan diperoleh dengan melakukan pekerjaan, dan asisten eksekutif umumnya telah membuktikan diri dalam jangka waktu yang lama.
Keterampilan & Kompetensi Asisten Eksekutif
Mengetik, mengarsipkan, dan lainnya keterampilan klerikal memang penting, tetapi asisten eksekutif terbaik sering kali memiliki kepribadian kuat yang ditunjukkan melalui beberapa soft skill yang bermanfaat:
- Kemampuan berkomunikasi: Asisten eksekutif sering kali bertindak sebagai penjaga gerbang, memutuskan pesan mana dan pengunjung atau penelepon harus pergi langsung ke perusahaan mereka dan yang perlu dialihkan atau ditangani di tempat lain jalan. Hal ini melibatkan kemampuan untuk dengan cepat mengumpulkan informasi dari orang-orang yang menuntut waktu dari atasan mereka.
- Manajemen waktu: Siapa pun yang mengatur waktu orang lain, seperti yang sering dilakukan asisten eksekutif kepada atasannya, juga harus pandai mengatur waktu sendiri.
- Kepercayaan: Asisten eksekutif sering kali memiliki akses terhadap informasi sensitif, dan para eksekutif tempat mereka bekerja perlu memercayai mereka sepenuhnya agar mereka dapat bekerja seefisien mungkin.
- Multitugas: Asisten eksekutif secara teratur menangani lebih dari satu tugas sekaligus sambil mengawasi jadwal atasan mereka dan menjaga mereka tetap pada jalurnya.
Prospek pekerjaan
Peluang kerja bagi sekretaris eksekutif dan asisten administrasi diperkirakan menurun sekitar 20% untuk dekade yang berakhir pada tahun 2029, menurut Biro Statistik Tenaga Kerja AS. Angka ini jauh lebih buruk daripada pertumbuhan sebesar 4% yang diproyeksikan untuk semua pekerjaan dan secara signifikan lebih buruk daripada penurunan sebesar 9% yang diproyeksikan untuk semua sekretaris dan asisten.
Penurunan ini disebabkan oleh bertambahnya jumlah manajer dalam suatu organisasi yang berbagi satu asisten. Hal ini lebih mungkin terjadi karena komunikasi seluler dan elektronik lainnya telah memungkinkan para eksekutif untuk menangani korespondensi dan penjadwalan mereka sendiri.
Lingkungan kerja
Asisten eksekutif biasanya bekerja di lingkungan kantor dan berinteraksi dengan pengunjung, penelepon, dan eksekutif lainnya selain atasan mereka sendiri. Pekerjaan bisa berlangsung cepat dan menuntut, dan peran penjaga gerbang terkadang mengharuskan asisten eksekutif untuk mengatakan tidak kepada orang-orang yang tidak ingin menerima jawaban tidak.
Jadwal kerja
Jam kerja sering kali mengikuti jam kerja khas minggu kerja bisnis. Namun, para eksekutif yang bekerja lembur terkadang mengharapkan asisten eksekutif mereka juga tersedia setelah jam kerja.
Cara Mendapatkan Pekerjaan
MENERAPKAN Lamar langsung ke perusahaan atau tinjau lowongan di situs seperti Indeed, Monster, dan Glassdoor.
DAPATKAN REFERENSI Bersiaplah dengan orang-orang yang dapat membuktikan kepercayaan dan keandalan Anda—sifat penting bagi seorang asisten.
Membandingkan Pekerjaan Serupa
Orang yang tertarik bekerja sebagai asisten eksekutif juga dapat mempertimbangkan salah satu jalur karier berikut, yang dicantumkan dengan gaji tahunan rata-rata:
- Asisten administratif: $40,990
- Reporter pengadilan: $61,660
- Petugas keuangan: $41,520
