Anda harus mendokumentasikan dengan cermat pengaturan pengiriman yang Anda buat untuk pelanggan internasional Anda. Anda menginginkan milik Anda penjualan ekspor untuk menjadi sukses total, dan ini adalah fase kritis. Dokumentasi suatu transaksi mengikuti pola yang sama seperti dokumentasi penjualan dalam negeri. Saat Anda menjual widget Anda (atau seperti dalam kasus ini, 'sikat rambut’) kepada pelanggan Anda di seluruh kota, Anda menagihnya, bukan? Di situlah Anda memulai dengan pelanggan luar negeri Anda. Terkadang pelanggan lokal Anda memiliki persyaratan khusus untuk pesanannya, seperti daftar pengepakan atau tanda luar yang ditentukan pada setiap kotak yang dikirim. Transaksi ekspor Anda juga akan memiliki persyaratan dokumentasi khusus. Ini akan bervariasi menurut negara tujuan dan jenis barang yang dikirim.
Jika Anda telah memilih a penerus Muatan atau perusahaan logistik yang memiliki riwayat pengiriman jenis produk Anda, mereka harus paham tentang persyaratan dokumentasi saat ini.
Misalnya, Deklarasi Ekspor Pengirim (SED) yang lama, yang sekarang disebut Informasi Ekspor Elektronik (EEI), mengumpulkan statistik ekspor AS dan menegakkan undang-undang ekspor AS. EEI harus diajukan dengan pengiriman dari AS, Puerto Riko, atau Kepulauan Virgin AS ke tujuan luar negeri; antara AS dan Puerto Riko; dan dari AS atau Puerto Riko ke Kepulauan Virgin AS. Tidak semua pengiriman memerlukan EEI. Itu sebabnya perusahaan ekspedisi sangat berguna karena mereka dapat memberi saran yang sesuai kepada Anda.
Jika kiriman barang dagangan, misalnya, bernilai lebih dari US$2.500 dan dikirim dari eksportir yang sama ke penerima yang sama pada hari yang sama, maka hal tersebut memerlukan pengajuan EEI. Atau, jika pengiriman, berapapun nilainya, memerlukan izin atau lisensi ekspor, Anda akan diminta untuk mengajukan EEI.
Apa yang Salah Saat Membuat Dokumentasi Ekspor
Jika Anda tidak berhati-hati, banyak. Berhati-hatilah artinya Anda mungkin tidak memiliki pengetahuan tentang aturan dan peraturan serta kurang berhati-hati (misalnya, kesalahan ketik atau entri informasi ditempatkan di kotak yang salah). Shipping Solutions telah menemukan enam hal yang bisa salah saat membuat dokumen ekspor. Berikut ini daftarnya, tetapi kami menyarankan Anda mengunjungi situs tersebut untuk menjelajahi lebih dalam setiap poinnya.
- Informasi kontak, pengepakan, dan pembayaran salah.
- Klasifikasi barang yang salah.
- Nilai yang salah.
- Deskripsi produk salah.
- Meminta orang yang salah mengisi formulir berbahaya.
- Mengasumsikan barang Anda memenuhi syarat untuk mendapatkan tarif preferensial adalah salah.
Apa pun yang terjadi, selalu ambil inisiatif, dan ajukan banyak pertanyaan kepada perusahaan ekspedisi atau logistik Anda. Gunakan keahlian mereka untuk keuntungan Anda, sehingga Anda tidak melakukan kesalahan merugikan yang disebutkan di atas.
Sembilan dari sepuluh, Anda memerlukan dokumen dasar berikut untuk menyelesaikan penjualan ekspor:
- Surat Tagihan ("Cara Mempersiapkan Faktur Komersial").
- Daftar pengepakan.
- Surat keterangan asal (seperti yang ditunjukkan dan jika berlaku – "Sertifikat Negara Asal").
- Tiga (3) asal lautan atau udara bill of lading, dan salinan.
- Alat pembayaran (“Faktor yang Perlu Dipertimbangkan Saat Memilih Metode Pembayaran Ekspor"). Persyaratan pengiriman Anda memengaruhi bagaimana dan kapan Anda dibayar. Incoterms memandu Anda ketika risiko berlalu, dan bagaimana biaya dialokasikan antara penjual dan pembeli.
- Dokumen penting dan relevan lainnya yang diperlukan untuk beberapa tujuan dan beberapa komoditas: salinan faktur proforma, sertifikat inspeksi, faktur konsuler, impor atau izin ekspor, sertifikat asuransi, resi dermaga dan gudang, sertifikat pemeriksaan kesehatan dan sertifikat pengirim barang IATA yang tidak dibatasi atau untuk barang berbahaya.
UPS, misalnya, menawarkan beragam formulir (misalnya faktur komersial, daftar pengepakan, Surat Keterangan Asal NAFTA, Surat Keterangan Asal AS, dan Informasi Ekspor Elektronik) untuk pengiriman internasional.
Kami akan meninjau setiap dokumen secara menyeluruh di situs ini seiring berjalannya waktu sehingga Anda akan merasa nyaman dalam mempersiapkannya. Ada program perangkat lunak yang tersedia yang akan mengeksekusi dokumen ekspor Anda secara elektronik. Seiring berkembangnya bisnis Anda, Anda mungkin mempertimbangkan untuk memasangnya atau bahkan mempertimbangkan untuk menggunakan yang canggihlogistik perusahaan yang menawarkan fitur ini sebagai bagian dari kemampuan layanan mereka di seluruh dunia.
