Meskipun perencana acara biasanya berpengalaman dalam semua aspek perencanaan acara, terkadang mereka memerlukan bantuan saat menulis surat resmi, email, atau materi lain untuk acara mendatang. Salah satu item terpenting yang akan dicoba oleh perencana acara adalah surat selamat datang untuk tamu sebuah perjalanan insentif.
Surat selamat datang melakukan apa yang tertulis di dalamnya: Menyambut para tamu ke acara tersebut. Ini tidak harus dianggap rumit dalam hal apa pun. Padahal, jika ditulis dengan benar, surat selamat datang harus sederhana dan langsung pada sasaran. Idealnya, surat selamat datang ditulis pada kop surat resmi suatu organisasi.
Detail Perjalanan Insentif
Perjalanan insentif adalah acara atau perjalanan terencana yang digunakan untuk membujuk orang agar mencapai tujuan bisnis tertentu. Seringkali, perjalanan insentif merupakan hadiah bagi tenaga penjualan atau profesional lainnya karena telah mencapai pencapaian tertentu. Biasanya, sasaran yang ditetapkan berkaitan dengan penjualan dan pengembangan bisnis, namun para eksekutif dan manajer telah memanfaatkan jenis insentif ini untuk sejumlah sasaran bisnis yang menguntungkan.
Elemen Surat Selamat Datang
Surat selamat datang untuk perjalanan insentif tidak jauh berbeda dengan surat selamat datang formal lainnya, tetapi setelahnya membacanya, tamu harus tahu apa yang diharapkan, dan siapa yang harus dihubungi jika ada pertanyaan atau masalah apa pun timbul.
Surat selamat datang yang baik akan mencantumkan tanggal penulisannya dan salam yang pantas (seberapa formal surat itu akan bergantung pada hubungan bisnis atau penulis surat dengan penerimanya).
Paragraf pertama surat harus menyampaikan sambutan, paragraf kedua harus memuat informasi tentang agenda dan rincian penting apa pun tentang lokasi atau persyaratan yang perlu diketahui tamu (misalnya, apakah mereka perlu memilikinya paspor?).
Terakhir, paragraf penutup harus menyampaikan apresiasi (baik dari penulis surat atau perusahaan) kepada tamu/penerima. Sekali lagi, formal atau santainya ditentukan oleh keadaan. Paragraf ini diikuti dengan baris tanda tangan dari pembawa acara, termasuk judul.
Biasanya, jika Anda memilih untuk mempersonalisasikan surat, akan sangat membantu jika Anda memasukkan program acara ke dalam surat tersebut. Ini opsional. Jika ya, pastikan rincian ini dimasukkan dan dicantumkan setelah paragraf kedua dan dirujuk seperti itu.
Contoh Surat Selamat Datang
[MASUKKAN TANGGAL]
Yang terhormat [NAMA atau JUDUL ACARA]
Kami senang Anda dapat bergabung dengan kami dan berharap pengalaman menginap Anda di [RESORT] di [DESTINATION] menyegarkan dan mendidik.
Kami memiliki agenda lengkap selama [NUMBER] hari ke depan, jadi harap luangkan beberapa menit untuk membaca informasi dalam paket ini. Ini mencakup rencana perjalanan kami dan informasi penting lainnya.
Kami menantikan untuk menghabiskan waktu bersama Anda di [FRASA SINGKAT UNTUK MENGGAMBARKAN TUJUAN].
Bila ada yang bisa kami lakukan agar masa menginap Anda lebih menyenangkan, harap beri tahu kami. Terima kasih telah bergabung dengan [JUDUL ACARA].
Sungguh-sungguh,
[NAMA HOST RESMI]
[JUDUL]
[ORGANISASI]
Salah satu kesalahan paling umum dalam acara insentif adalah kegagalan menindaklanjuti peserta setelahnya. Mengadakan acara insentif yang efektif dapat menjadi taktik yang solid untuk meningkatkan semangat kerja dan kinerja karyawan, bukan sekadar memberi penghargaan atas kerja bagus di masa lalu. Jadi, meminta masukan adalah hal yang penting untuk memastikan keberhasilan perjalanan di masa depan.
