Rencana perbaikan berkelanjutan adalah serangkaian aktivitas yang dirancang untuk menghasilkan perbaikan bertahap dan berkelanjutan terhadap produk, layanan, atau proses melalui peninjauan terus-menerus,pengukuran, dan tindakan. Siklus Shewhart (juga dikenal sebagai Siklus Delming atau PDCA, yang merupakan singkatan dari Plan-Do-Check-Act), atau sebuah pendekatan yang disebut Kaizen, adalah dua kerangka kerja paling terkenal yang digunakan untuk mendukung keberlanjutan peningkatan.
Perbaikan berkelanjutan merupakan dimensi penting dari semua kerangka kerja dan metodologi kualitas utama, termasuk Six Sigma, ISO, dan Baldrige.
Mengapa Perbaikan Berkelanjutan?
Organisasi yang berdedikasi pada perbaikan berkelanjutan menyadari pentingnya tindakan ini untuk memperkuat kualitas produk, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan untuk meningkatkan kualitas produk efisiensi, produktivitas dan keuntungan. Penerapan program ini merupakan pengakuan diam-diam bahwa meskipun operasional perusahaan tidak akan pernah mencapai kesempurnaan, namun operasionalnya selalu bisa lebih baik dari kemarin.
4 Aplikasi Industri yang Berbeda
Aplikasi industri yang berbeda meliputi yang berikut:
- Industri yang berfokus pada proses: Dalam industri dan aplikasi yang padat proses, program perbaikan berkelanjutan memungkinkan individu dan kelompok untuk mengidentifikasi inefisiensi atau hambatan. Hal ini memberi orang peluang untuk menyederhanakan proses dan meminimalkan waktu, tenaga, dan pemborosan. Perbaikan berkelanjutan melekat pada Sistem Produksi Toyota (dikenal sebagai metodologi Lean) dan penggunaan Kaizen.
- Aplikasi produk perangkat keras: Dalam aplikasi yang berpusat pada produk perangkat keras, program perbaikan berkelanjutan berdasarkan umpan balik pelanggan memungkinkan produsen untuk meningkatkan kualitas produk, meningkatkan kemampuan produk pada produk berikutnya, dan mengidentifikasi peluang untuk menyederhanakan proses manufaktur—yang mengakibatkan berkurangnya biaya.
- Industri jasa: Dalam industri yang berfokus pada layanan, perbaikan berkelanjutan diterapkan untuk meningkatkan efisiensi dan memperkuat kualitas pemberian layanan. Dari operasi katering hingga bisnis pencucian mobil, perusahaan-perusahaan ini harus secara teratur mengukur kepuasan pelanggan dan mengamati aktivitas untuk mengidentifikasi peluang untuk meningkatkan hasil.
- Perusahaan perangkat lunak: Dalam banyak aktivitas dan metodologi pengembangan perangkat lunak—termasuk pendekatan air terjun dan tangkas—teori dan praktik perbaikan berkelanjutan sudah melekat. Di air terjun, produk dikembangkan sesuai dengan spesifikasi terperinci dan aplikasi yang telah selesai diuji untuk menemukan bug. Bug diperbaiki dan rilis baru diuji, dengan harapan jumlah bug akan berkurang seiring berjalannya waktu. Metode tangkas menggabungkan siklus pengembangan yang lebih pendek dan memberikan umpan balik pelanggan yang berkelanjutan, dengan rilis berikutnya yang ditingkatkan dalam hal kemampuan, kualitas, dan kinerja.
Siklus Shewhart
Siklus Shewhart mengikuti lingkaran tanpa awal dan akhir, artinya perbaikan berkelanjutan adalah proses yang tidak pernah berhenti.
Gambaran sederhana dari siklus PDCA adalah:
- Rencana: Identifikasi peluang dan buat rencana perbaikan.
- Melakukan: Menguji perubahan dalam skala kecil sehingga hasilnya dapat diamati dan diukur dengan mudah.
- Memeriksa: Mengevaluasi hasil tes dan merangkum pembelajaran.
- Bertindak: Jika pengujian berhasil, terapkan perubahan pada skala yang sedikit lebih besar dan pantau hasilnya.
Ingat, prosesnya adalah sebuah siklus. Jika pengujian gagal, ulangi seluruh proses. Jika berhasil, pantau hasilnya dan mulai lagi dari awal dengan rencana baru untuk mendorong perbaikan tambahan. Pekerjaan perbaikan berkelanjutan tidak pernah berakhir.
Kaizen
Kaizen adalah istilah Jepang yang berarti "perubahan menjadi lebih baik". Kaizen mendukung perspektif bahwa segala sesuatu dapat ditingkatkan, meskipun itu bersifat bertahap. Perbaikan bertahap yang berkelanjutan dari waktu ke waktu dipandang sebagai hal yang diinginkan dan dapat diterjemahkan menjadi peningkatan kualitas, pengurangan biaya, penyederhanaan proses kerja, lebih sedikit pemborosan, dan peningkatan kepuasan pelanggan dan keuntungan. Kaizen adalah bagian penting dari Sistem Produksi Toyota yang lebih luas.
Perbaikan Berkelanjutan Adalah Cara Hidup
Mendiang guru kualitas W. Edwards Deming mengatakan bahwa para manajer dan organisasi harus memiliki konsistensi tujuan dan dedikasi yang mendalam dan abadi terhadap perbaikan yang konstan dan berkelanjutan agar dapat mencapai tujuan yang diharapkan. memuaskan pelanggan, kalahkan persaingan, dan pertahankan pekerjaan. Fokus Deming adalah memastikan bahwa perbaikan berkelanjutan ditanamkan ke dalam budaya, bukan sesuatu yang bersifat sesaat atau sesekali. Dia sering mengkritik manajer karena berpikiran pendek dan fokus pada tindakan yang salah. Sebaliknya, Deming mendorong para manajer untuk berinvestasi dalam jangka panjang dengan berfokus pada langkah-langkah perbaikan berkelanjutan yang bermakna.
Organisasi yang unggul dalam perbaikan terus-menerus memasukkannya ke dalam nilai-nilai mereka dan mencerminkannya dalam perekrutan dan pelatihan mereka. Mereka juga memasukkannya ke dalam karyawan mereka evaluasi dan sistem kompensasi. Karyawan mengambil kepemilikan yang lebih besar di perusahaan-perusahaan ini karena mereka berinvestasi dalam proses perbaikan yang berkelanjutan. Jika Anda mengunjungi perusahaan yang unggul dalam pekerjaan ini, tanda-tanda perbaikan terus-menerus akan terlihat dalam setiap aspek budaya. Perbaikan berkelanjutan adalah sebuah cara hidup, bukan sekedar iseng saja atau perbaikan jangka pendek.
