Cara Membuat Buku Pegangan Relawan untuk Nirlaba Anda

Ketika lembaga nonprofit Anda mulai menarik sukarelawan, ini bisa menjadi saat yang menarik untuk pertumbuhan dan komunitas bagi semua orang yang terlibat. Namun, ketika sukarelawan mulai berdatangan, akan sangat sulit untuk bergabung, berlatih, dan bahkan mengelola mereka semua. Ini adalah masalah besar yang harus dihadapi, namun organisasi Anda dapat menciptakan sistem dan standar untuk mendukung relawan Anda.

Di sinilah pentingnya buku pegangan sukarelawan. Seperti buku pegangan karyawan dan materi pelatihan dalam bisnis, buku pegangan relawan berfungsi untuk memberikan informasi, mendidik, dan mendukung relawan.

Apa Itu Buku Pegangan Relawan?

Pada intinya, buku pegangan relawan adalah sumber daya (cetak atau digital) yang secara jelas menjelaskan apa yang dilakukan lembaga nonprofit Anda dan bagaimana relawan membantu organisasi. Hal ini dapat menjelaskan peraturan kesukarelaan, serta menetapkan tugas atau harapan.

Ini juga merupakan sumber daya "warisan" yang dapat digunakan semua orang seiring pertumbuhan mereka bersama organisasi Anda.

Mengapa Membuatnya?

Organisasi nirlaba, dalam banyak kasus, memiliki sumber daya dan staf yang terbatas. Menghabiskan waktu untuk merekrut, melatih, dan mengawasi relawan dapat bertambah dengan cepat, terutama jika Anda memiliki banyak individu yang berminat.

Untungnya, buku pegangan sukarelawan dapat membantu mengurangi sebagian waktu dan uang yang diperlukan dalam perekrutan dan penerimaan sukarelawan. Selain itu, buku pegangan sukarelawan tidak harus mahal atau rumit. PDF online sederhana dapat menstandarkan pengalaman sukarelawan dan tidak memerlukan banyak waktu, uang, atau materi cetak.

Yang terbaik dari semuanya, buku pegangan relawan menyediakan sumber daya yang konsisten yang dapat dijadikan referensi oleh staf, relawan, dan bahkan donor. Dengan melakukan hal ini, setiap orang akan mendapatkan gambaran yang jelas tentang apa yang dilakukan organisasi Anda dan bagaimana relawan membantu. Daripada mengkhawatirkan pengalaman pelatihan yang tidak konsisten atau arahan dari mulut ke mulut, relawan dan staf memiliki buku pegangan yang membantu mereka sukses.

Ketika Anda memasukkan metode komunikasi dan informasi kontak, Anda juga mengurangi jumlah “penyerahan tongkat” yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan sukarelawan atau mengatur jadwal. Buku pegangan relawan memberdayakan masyarakat untuk melakukan pekerjaan terbaik mereka melalui akses langsung ke orang-orang yang bekerja dengan mereka.

Saat menulis buku pegangan, penting untuk mempertimbangkan audiens Anda. Anda mungkin memiliki relawan muda, relawan keluarga, dan relawan yang lebih tua. Dalam hal ini, sangat penting untuk berbicara kepada mereka dengan hormat tanpa menggunakan klise atau stereotip.

Apa yang Masuk ke dalam Buku Pegangan Relawan?

Bergantung pada ukuran dan sektor organisasi nirlaba Anda, ukuran dan luas buku pegangan Anda akan bervariasi. Setiap lembaga nonprofit berbeda dan memiliki strukturnya sendiri, sehingga tidak ada satu daftar isi untuk buku pegangan sukarelawan Anda.

Namun, banyak organisasi nirlaba, baik kecil maupun besar, menggunakan buku pegangan yang mencakup hal-hal seperti:

• Surat Selamat Datang. Hal ini dapat berupa ucapan terima kasih atau sambutan hangat untuk meningkatkan minat terhadap program sukarelawan. Hal ini juga menentukan suasana hubungan staf/sukarelawan organisasi Anda. Anda bahkan dapat menyorotnya bagaimana menjadi sukarelawan bermanfaat bagi sukarelawan untuk membuat orang lebih tertarik untuk bergabung dengan program Anda.
• Misi Organisasi. Misi menjelaskan siapa, apa, dan mengapa organisasi Anda.
• Daftar Staf dan Direksi.
• Program dan Kampanye. Cantumkan semua program yang ditawarkan lembaga nonprofit Anda, serta penjangkauan komunitas apa pun. Sertakan layanan yang ditawarkan, program yang didanai, dan lokasi yang dibuka.
• Peran dan Tanggung Jawab Relawan. Bagian ini mungkin mencakup posisi dan tugas yang harus diisi. Anda juga dapat menyoroti dampak yang dimiliki relawan dan informasi tentang keberagaman dan keterwakilan.
• Kebijakan Relawan. Garis besar kualifikasi untuk posisi sukarelawan. Misalnya, jika mereka memerlukan pemeriksaan latar belakang, tes, atau sertifikasi. Termasuk formulir aplikasi. Menjelaskan kebijakan ketidakhadiran dan penghentian
• Perilaku dan Perilaku. Jelaskan aturan berpakaian, ekspektasi perilaku profesional, dan di mana relawan dapat melaporkan kekhawatirannya. Beberapa organisasi mungkin menyertakan kode etiknya, terutama jika pekerjaan relawan bersifat sensitif, seperti merawat anak-anak, orang cacat, atau orang lanjut usia.
• Operasi dan Garis Besar Kerja. Lembaga nonprofit dapat membuat bagian ini khusus untuk peran relawan yang berbeda, atau menyediakan template umum tentang tempat untuk melapor atau apa yang harus dikenakan. Sertakan juga pedoman keselamatan, proses kerja, dan informasi tentang shift dan jadwal.
• Direktori. Sertakan anggota staf atau pemimpin relawan yang bertanggung jawab. Buat daftar nomor telepon penting, alat kelompok, dan situs web yang akan membantu relawan melacak tugas atau jadwal mereka.

Seringkali buku pegangan sukarelawan memuat lebih banyak item daripada yang tercantum di sini. Misalnya, National Wildlife Foundation mencakup bagian tentang pengelolaan catatan, aturan berpakaian, kehadiran dan waktu, jam minimum yang diperlukan, pelatihan, evaluasi, pengakuan, perilaku, merokok dan narkoba, keselamatan dan tanggung jawab, penggantian biaya, keselamatan dan keamanan, pelecehan seksual, dan konflik minat. 

Kustomisasi

Daftar di atas hanyalah titik awal untuk organisasi nirlaba Anda; ini bukan satu-satunya format yang dapat Anda pilih. Organisasi nirlaba dapat membuat versi buku panduan lengkap, atau mereka dapat menggunakan lebih banyak pendekatan “orientasi” sukarela.

Buku pegangan orientasi mungkin hanya berfokus pada peran dan tugas yang akan dilakukan relawan untuk organisasi Anda. Deskripsi ini dapat disesuaikan untuk setiap posisi atau dapat berfungsi sebagai buku pegangan orientasi umum yang diterima semua relawan. Orientasi juga dapat mencakup video yang dapat diakses oleh relawan dari jarak jauh, atau pertemuan kelompok atau individu.

Beberapa organisasi nirlaba mungkin perlu memasukkan bagian tambahan dalam buku pegangan mereka, seperti pedoman penggantian biaya atau prosedur evakuasi darurat. Mungkin juga ada beberapa penyangkalan hukum atau asuransi untuk disertakan, seperti informasi tanggung jawab cedera dan informasi tentang "Hukum Orang Samaria yang Baik" di negara bagian Anda. Luangkan waktu sejenak untuk menanyakan apakah ada tugas "tidak biasa" yang akan Anda tanyakan kepada sukarelawan Anda, dan buatlah bagian di buku pegangan Anda yang membahasnya.

Cara Membuat Buku Pegangan Relawan (Dengan Cepat)

Keunggulan dari buku pegangan sukarelawan adalah tidak harus rumit. Anda dapat menggunakan dokumen pelatihan yang ada atau diskusi antara staf dan relawan untuk memutuskan apa yang akan disertakan.

Anda juga dapat menggunakan buku pegangan lembaga nonprofit lain sebagai garis besarnya (tetapi jangan menyalinnya!). Selain itu, perlu diingat bahwa buku pegangan Anda tidak harus sempurna; tidak masalah untuk memulai dengan edisi pertama dan meningkatkannya seiring perluasannya.

Kuncinya adalah memulai.

Dengan menggunakan Microsoft Word atau Google Docs, salah satu relawan atau anggota staf Anda dapat memilih panduan profesional templat, templat brosur, atau cukup gunakan dokumen dasar. Namun, untuk memudahkan penelusuran, coba sertakan:

• Judul yang jelas dengan semua informasi yang relevan (nama, alamat, informasi kontak)
• Daftar isi
• Jeda halaman antar bagian
• Konten sederhana dan mudah dibaca
• Font dan warna yang mudah dibaca
• Informasi kontak koordinator program untuk komunikasi yang aman

Anda dapat memberi merek pada buku panduan Anda agar sesuai dengan warna, font, dan gaya gambar organisasi Anda. Buatlah buku pegangan Anda sejelas, terorganisir, dan seringkas mungkin.

Contoh

Mencari inspirasi? Berikut adalah beberapa contoh tampilan buku pegangan sukarelawan Anda:

• Pusat Pendengaran dan Ketulian Manual Orientasi Relawan
• Badan Amal Katolik Maine Buku Pegangan Relawan
• Kebijakan dan prosedur. Yayasan Margasatwa Nasional
• Pemberdayaan Perempuan Buku Pegangan Relawan
• TEMUKAN Bank Makanan Buku Pegangan Relawan

Ingat, tidak ada pendekatan yang “satu ukuran untuk semua” dalam membuat buku pegangan sukarelawan. Pikirkan tentang informasi apa yang perlu Anda bagikan secara konsisten dengan relawan Anda dan sumber daya apa yang Anda ingin mereka miliki. Anda selalu dapat menambahkan pembaruan nanti.

Menghemat waktu, uang, energi, dan stres dengan memberikan staf dan sukarelawan Anda sumber daya yang dapat mereka gunakan untuk memberikan dampak maksimal dengan pengawasan paling sedikit.