Surat selamat datang pelanggan baru adalah bagian berharga dalam mendapatkan klien baru, terutama jika bisnis Anda berfokus pada hubungan pribadi. Meluangkan waktu untuk menulis yang baru surat selamat datang pelanggan memiliki banyak manfaat, beberapa di antaranya adalah:
- Menunjukkan kepada pelanggan bahwa Anda menghargai bisnis mereka
- Secara resmi memperkenalkan perusahaan Anda kepada pelanggan baru
- Meyakinkan pelanggan baru bahwa mereka membuat keputusan yang tepat dalam memilih perusahaan Anda
- Memberikan poin penting informasi kontak
Surat selamat datang pelanggan baru cukup mudah dibuat, dan menambahkan sentuhan pribadi pada hubungan bisnis baru.
Kop Surat Perusahaan
Surat selamat datang pelanggan baru Anda harus dicetak pada kop surat perusahaan Anda, atau setidaknya menyertakan informasi kontak Anda.
Memiliki kop surat profesional dengan merek perusahaan Anda adalah cara terbaik untuk memperkuat merek Anda melalui surat selamat datang dan semua komunikasi klien. Namun jika Anda tidak memiliki kop surat untuk surat selamat datang pelanggan baru, Anda harus menyertakan:
- Nama perusahaan
- Alamat pengembalian
- Nomor telepon
- Alamat email
Anda mungkin juga ingin memasukkan nomor faks, situs web perusahaan, dan metode kontak lain yang Anda miliki.
Tanggal dan Alamat Penerima
Awal surat selamat datang Anda harus mencantumkan tanggal surat dan alamat surat penerima, semuanya disejajarkan dengan tepi kiri.
Kotak alamat penerima biasanya harus mencakup:
- Nama lengkap (dengan awalan)
- Judul
- Perusahaan
- Alamat surat
Salam
Di bagian surat pelanggan baru ini, Anda biasanya akan menyapa penerima dengan nama, diikuti dengan koma atau titik dua.
Apakah Anda menyapa penerima dengan nama depannya (yaitu, Jane), atau lebih formal, awalan dan nama belakang (yaitu, Dear Ms. Doe), bergantung pada Anda hubungan dengan pelanggan. Secara umum, karena ini adalah surat resmi, Anda harus bersikap formal kepada setiap klien, apa pun hubungan Anda.
Pesan Selamat Datang
Kalimat pembuka surat muncul setelah salam dan harus menyertakan pesan selamat datang kepada pelanggan.
Berikut contoh kalimat pembuka pada surat selamat datang pelanggan baru:
Atas nama seluruh staf Smith Consulting, saya ingin menggunakan kesempatan ini untuk menyambut Anda sebagai pelanggan baru. Kami sangat senang Anda bersama kami.
Pengenalan Perusahaan
Isi surat selamat datang pelanggan baru Anda harus mencakup pengenalan perusahaan Anda, serta menegaskan kembali kemampuan Anda.
Berikut adalah contoh pengenalan perusahaan:
Di Smith Consulting, kami bangga menawarkan layanan yang responsif, kompeten, dan terbaik kepada pelanggan kami. Pelanggan kami adalah bagian terpenting dari bisnis kami, dan kami bekerja tanpa kenal lelah untuk memastikan kepuasan Anda sepenuhnya, sekarang dan selama Anda menjadi pelanggan.
Di bagian ini, Anda juga ingin memperkenalkan diri, dan memberi tahu pelanggan peran apa yang akan Anda mainkan dalam hubungannya dengan perusahaan Anda.
Berikut adalah contoh perkenalan pribadi:
Saya juga dengan senang hati memberi tahu Anda bahwa saya akan menjadi kontak utama Anda di perusahaan, dan saya mendorong Anda untuk menghubungi saya kapan saja dengan pertanyaan, komentar, dan masukan Anda.
Kontak informasi
Salah satu bagian terpenting dari surat ini adalah bagian yang mencakup berbagai kontak lain yang mungkin mereka perlukan di perusahaan Anda, dan metode untuk menghubungi mereka. Bagian surat selamat datang Anda ini harus mencantumkan bagaimana dan kapan pelanggan Anda dapat menghubungi Anda ketika mereka memiliki pertanyaan atau kekhawatiran.
Kepastian
Bagian terakhir dari surat selamat datang pelanggan baru Anda ini sekali lagi harus berterima kasih kepada pelanggan atas bisnisnya, perkuat komitmen Anda kepada mereka, dan beri tahu mereka bahwa Anda siap melakukan apa pun untuk memenuhi kebutuhan mereka bertemu.
Idenya adalah untuk menutup surat itu dengan nada positif dan membuat pelanggan baru Anda merasa diterima, dihargai, dan penting.
Berikut adalah contoh kalimat terakhir surat selamat datang pelanggan baru Anda:
Jane, sekali lagi terima kasih telah mempercayakan Smith Consulting dengan kebutuhan bisnis Anda yang paling penting. Kami merasa terhormat untuk melayani Anda.
Penutupan
Penutupan surat selamat datang pelanggan baru Anda mencakup ucapan selamat datang (dengan hormat, salam, salam, salam hormat, dll.), tanda tangan tertulis Anda, serta nama dan jabatan Anda.
Penting untuk selalu menyertakan tanda tangan Anda yang sebenarnya dan bukan tanda tangan atau stempel yang dibuat oleh komputer untuk mempersonalisasi surat tersebut. Tanda tangan Anda harus berada di antara ucapan perpisahan dan nama Anda, jadi sebaiknya sisakan beberapa spasi tambahan untuk itu.
