Konflik pada proyek benar-benar normal. Anda harus mengharapkan orang untuk tidak setuju. Kita semua berbeda, dan perbedaan itulah yang membuat tim kita berkinerja tinggi.
Diskusi yang terjadi ketika orang tidak setuju dapat menghasilkan beberapa solusi masalah yang sangat kreatif dan menginspirasi. Perselisihan membantu orang mengungkap masalah sebenarnya dan menggali akar dari apa yang sedang terjadi saat mereka mencoba membingkai argumen pribadi mereka sendiri.
Dengan kata lain, jangan mulai dengan berpikir bahwa kita harus menghindar dari konflik. Ini bisa sangat bermanfaat dalam keadaan tertentu, tetapi perlu dikelola secara aktif. Perselisihan bisa menghancurkan tim saat mereka dibiarkan membusuk. Kiat-kiat ini menjelaskan manajemen konflik dan bagaimana Anda dapat secara aktif membantu pihak-pihak yang berbeda pendapat untuk mencapai posisi saling pengertian, bahkan jika Anda mengakui bahwa mereka tidak akan pernah benar-benar setuju.
Apa itu Manajemen Konflik?
Mari kita mulai dengan beberapa definisi. Mengelola konflik di tempat kerja adalah sesuatu yang kita semua lakukan, entah kita secara sadar menyadarinya. Konflik terjadi ketika dua atau lebih individu (atau kelompok) memiliki tujuan, sikap, atau pendapat yang berbeda tentang hal yang sama.
"Manajemen konflik" adalah istilah yang kami berikan untuk bagaimana kami menghadapinya. Itulah yang kami lakukan untuk mengidentifikasi masalah, mengungkap perbedaan, dan mencari tahu bagaimana kami dapat mengatasi apa yang sedang terjadi.
Banyak konflik dapat diselesaikan dengan diskusi, terutama jika kebutuhan dan tujuan proyek atau bisnis dipertimbangkan, namun terkadang ada faktor lain yang terlibat.
Mengapa Kita Membutuhkan Manajemen Konflik?
Di banyak lingkungan tempat kerja saat ini, dan di banyak tim proyek, penyiapannya adalah struktur matriks. Artinya, orang-orang dalam tim tidak langsung bekerja untuk Anda. Ini bisa menjadi situasi yang sempurna dalam banyak hal: Anda mengelola tugas mereka tetapi Anda tidak harus berurusan dengan semua hal sumber daya manusia lainnya seperti gaji, tunjangan, waktu liburan, dan sebagainya. Itu memberi Anda lebih banyak waktu untuk fokus pada memindahkan proyek Anda ke tujuan utamanya.
Karena itu, struktur matriks penuh dengan konflik loyalitas, waktu, prioritas, atau tim. Mengetahui cara menghapus semua ini adalah keterampilan yang berguna.
Manajemen proyek adalah pekerjaan yang menyebabkan konflik:
- Kami pergi mencari apa yang belum dilakukan, mengejar orang dan mengambil kesalahan mereka.
- Kami mengarahkan pekerjaan orang yang melapor kepada orang lain.
- Kami mengejar jawaban dan keputusan, dan ini sering melibatkan masalah yang meningkat yang dapat membuat orang lain terlihat buruk di mata sponsor proyek Anda.
Intinya adalah jika Anda tidak tahu bagaimana menyelesaikan konflik di tempat kerja, tim Anda akan menderita lebih banyak konflik daripada kesehatannya. Debat tidak akan dimoderasi. Faksi muncul. Konflik menghentikan penyelesaian tugas saat argumen tidak diselesaikan. Berurusan dengan pemangku kepentingan yang sulit menjadi pekerjaan harian Anda. Jika Anda tidak menyelesaikan masalah, hal itu pada akhirnya memengaruhi kemampuan Anda untuk mencapai tujuan Anda. Dalam kasus terburuk, itu bisa berarti orang-orang terbaik Anda mengundurkan diri dan tim Anda benar-benar meledak.
Banyak konflik hanya mengharuskan Anda duduk dan memfasilitasi percakapan antara orang-orang yang berbeda pendapat. Di lain waktu, Anda mungkin harus mengenali kapan konflik akan berdampak besar pada proyek dan bertindak sesuai dengan itu, mungkin mengangkat masalah tersebut ke dewan proyek Anda.
Resolusi Konflik di Tempat Kerja
Itu Instrumen mode konflik Thomas-Kilmann (TKI) adalah cara melatih gaya pilihan Anda untuk menangani konflik dalam situasi apa pun, tidak hanya di tempat kerja. Ini sering digunakan dalam pengaturan tempat kerja. Sebagai alat, sangat berguna untuk memahami opsi apa yang tersedia bagi Anda saat Anda memiliki masalah yang harus ditangani.
TKI adalah kuesioner yang menanyakan bagaimana Anda bereaksi secara alami ketika dihadapkan pada situasi di mana pendapat atau kekhawatiran dua orang tidak sejalan. Ini membantu Anda menggambarkan reaksi dan respons Anda sendiri ketika Anda menghadapi seseorang yang tidak berbagi pandangan Anda.
Ketegasan dan Kerjasama
TKI melihat dua aspek berbeda dari pendekatan Anda untuk mengelola konflik:
- Ketegasan: Seberapa jauh Anda mengambil perhatian Anda sendiri dengan mengorbankan orang lain?
- Kebersamaan: Seberapa jauh Anda berusaha memuaskan perhatian orang lain?
Ini adalah dua bidang pertimbangan yang penting. Anda harus memahami seberapa jauh Anda siap untuk melindungi dan memenangkan posisi Anda sendiri, dan seberapa penting bagi Anda untuk membantu orang lain mencapai apa yang diinginkannya. Tanyakan kepada tim SDM Anda apakah mereka memiliki akses ke penilaian Thomas-Kilmann sehingga Anda dapat mengikutinya. Cari tahu gaya pribadi Anda sendiri.
Setelah Anda mengidentifikasi gaya Anda, Anda dapat memikirkan bagian selanjutnya dari TKI: lima mode berbeda untuk menanggapi konflik:
- Bersaing
- Mengakomodasi
- Menghindari
- Berkolaborasi
- Berkompromi
Mode Konflik Bersaing
Mode bersaing terkadang juga disebut "memaksa". Ini adalah gaya yang sangat asertif yang juga tidak kooperatif. Persis seperti yang Anda harapkan: Anda memaksakan pendapat Anda pada orang lain. Dia kalah."
Bersaing benar-benar hanya sesuatu yang dapat Anda lakukan ketika Anda memiliki semacam kekuatan yang sah dalam situasi tersebut:
- Anda berada dalam peran manajemen dan lebih senior dari orang lain.
- Anda mengontrol sesuatu dalam situasi tersebut, seperti anggaran atau sumber daya.
- Anda memiliki pengetahuan ahli tentang situasi yang tidak dibagikan orang lain.
Pertimbangkan masalah kesehatan dan keselamatan di mana Anda harus memaksakan pemakaian peralatan keselamatan meskipun seseorang dalam tim tidak mau mematuhinya. Teknik resolusi konflik dalam mode ini akan melibatkan:
- Memberitahu orang lain apa yang harus dilakukan.
- Mengeluarkan mandat atau arahan.
Alih-alih "menyelesaikan" konflik, Anda telah menghancurkannya dan memungkinkan proyek untuk maju. Anda punya keputusan, tetapi Anda mungkin kehilangan beberapa teman karena melakukannya. Gunakan dengan hati-hati atau saat situasi benar-benar membutuhkannya karena alasan hukum atau keamanan. Jangan pernah melakukan intimidasi di tempat kerja.
Modus Mengakomodasi Konflik
Mengakomodasi adalah kebalikan dari bersaing. Itu tidak tegas dan kooperatif karena minat Anda diabaikan dan Anda mematuhi keinginan orang lain.
Anda tidak harus selalu melihat ini sebagai "kehilangan" atau pengorbanan diri. Terkadang argumen tidak sepadan dengan waktu atau minat Anda. Berhati-hatilah jika Anda menggunakan ini terlalu sering, karena Anda mungkin terlihat "terlalu lembek" jika Anda terlalu sering menyerah.
Mode Menghindari Konflik
Di sinilah Anda tidak terlibat dalam konflik sama sekali. Ini tidak asertif karena Anda tidak ikut serta dalam diskusi, dan tidak kooperatif karena Anda juga tidak membantu orang lain. Faktanya, Anda tidak melakukan apa-apa. Ini mungkin terdengar mengerikan, tetapi sebenarnya bisa efektif bila digunakan dalam jumlah sedang dan dalam situasi yang tepat.
Anda belum benar-benar mengelola masalahnya, hanya manifestasi awal dari konflik tersebut. Anda masih harus menemukan waktu untuk mengatasi masalah tersebut. Ada risiko bahwa masalahnya akan semakin besar jika Anda menunggu terlalu lama.
Bayangkan dua rekan sedang berdebat dengan keras dan itu mengganggu pekerjaan orang lain di kantor. Anda turun tangan dan memberi tahu mereka bahwa Anda akan membantu mereka mencapai resolusi ketika mereka berdua sudah tenang. Anda menawarkan salah satu dari mereka kesempatan untuk menenangkan diri di kantor Anda sampai saat itu.
Teknik resolusi konflik dalam mode ini:
- Tunda diskusi sampai waktu atau situasi yang lebih baik.
- Menjauh dari situasi yang mengancam.
Mode Konflik Berkolaborasi
Berkolaborasi adalah cara tegas untuk menyelesaikan masalah dan sangat kooperatif. Anda tidak menghindari konflik — Anda terjun langsung, bekerja sama untuk memecahkan masalah dan mencapai titik di mana kedua persyaratan Anda terpenuhi. Mendekati situasi dengan cara yang sangat pragmatis dapat membantu membangun kepercayaan dengan tim Anda.
Misalkan Marketing ingin produk diluncurkan pada bulan Maret. TI menginginkan pemula baru untuk bergabung dengan tim sebelum mereka mulai mengerjakan peluncuran produk. Mereka membahas bagan Gantt bersama-sama dan menggunakan teknik penjadwalan untuk memastikan bahwa pemula baru dapat sepenuhnya menjadi bagian dari tim dan tetap meluncurkan produk tepat waktu. Teknik penyelesaian konflik dalam mode ini meliputi diskusi dan mediasi.
Mode Konflik Kompromi
Kompromi cukup asertif dan cukup kooperatif. Ini adalah posisi setengah jalan yang biasa digunakan, dan tentu saja, Anda telah berkompromi dengan situasi di masa lalu. Anda tidak mendapatkan apa yang Anda inginkan, begitu pula orang lain. Sebaliknya, Anda menemukan solusi damai yang dapat Anda sepakati bersama.
Tim mengatakan bahwa sprint Agile harus berlangsung selama dua minggu. Anda ingin empat minggu. Anda berkompromi dan setuju bahwa sprint akan berlangsung selama tiga minggu. Teknik penyelesaian konflik dalam mode ini antara lain:
- Diskusi
- Negosiasi
- Bertukar konsesi — Anda berdua memberikan sesuatu
Apa Gaya Penyelesaian Konflik Anda?
Hal yang hebat tentang memahami di mana Anda duduk di TKI adalah Anda memahami preferensi Anda untuk menyelesaikan konflik di tempat kerja — dan di tempat lain juga. Ini memberi Anda awal dalam mengidentifikasi apa yang mungkin menjadi pendekatan terbaik untuk digunakan untuk situasi tertentu yang Anda hadapi. Anda memiliki preferensi pribadi, tetapi Anda tidak terjebak dalam menanggapi dengan cara yang sama dalam semua situasi. Menjauh mungkin merupakan tindakan yang paling tepat dalam beberapa kasus, jadi Anda akan memilih untuk menghindarinya. Di negara lain, kompromi mungkin merupakan cara tercepat menuju jalur yang dapat diterima di sekitar kebuntuan. Anda mungkin memilih untuk menggunakan teknik lain di lain waktu.
Hal yang paling penting untuk diingat adalah bahwa konflik di tempat kerja akan terjadi, jadi memiliki beberapa teknik untuk digunakan memberi Anda pilihan ketika Anda menghadapi situasi yang sulit. Mengetahui pilihan Anda memberi Anda kepercayaan diri dan itu dapat membantu Anda menyelesaikan perselisihan sehingga semua orang dapat kembali bekerja.
