Setiap organisasi dan bisnis (mulai dari firma hukum hingga perusahaan manufaktur) memerlukan kebijakan yang memperhatikan pengunjung tempat kerja. Kebijakan tempat kerja ini melindungi pengunjung, karyawan, dan dunia usaha secara keseluruhan. Pengunjung dapat melukai dirinya sendiri, melukai orang lain, atau menyebabkan kerusakan pada properti.
Ada juga risiko pencurian (intelektual atau fisik), sabotase, dan bahkan terorisme. Meskipun setiap organisasi memerlukan sesuatu yang berbeda (kantor Fortune 50 HQ menerima lebih banyak pengunjung dibandingkan toko manufaktur elektronik kecil), contoh di bawah ini mencakup poin-poin utama.
Kebijakan akses pengunjung dikembangkan oleh Departemen SDM dan sebagian besar profesional SDM memiliki kebijakan atau tahu cara menulisnya. Jika tidak, mereka bisa mendapatkannya dari organisasi profesional seperti SHRM (Masyarakat Manajemen Sumber Daya Manusia).
Contoh Kasus
Zipline International (perusahaan fiktif) sukses karena mereka mempekerjakan profesional berbakat dan memproduksi produk terkemuka di industrinya. Karena pengunjung yang tidak berwenang dapat mencuri kekayaan intelektual, terluka di area produksi yang berbahaya, atau membahayakan karyawan, Zipline menerapkan kebijakan akses pengunjung yang ketat. Kebijakan ini bertujuan untuk menjaga rahasia dagang dan melindungi pengunjung dan karyawan.
Lapor masuk dan Keluar
Semua pengunjung harus terdaftar dalam sistem perangkat lunak manajemen pengunjung yang dioperasikan oleh resepsionis pintu depan. Sistem mencatat nama dan afiliasi perusahaan setiap pengunjung, serta tujuan dan durasi kunjungan mereka.
Lencana Pengunjung
Pada saat check-in, setiap pengunjung difoto dan diberikan lencana identitas berfoto. Bersamaan dengan fotonya, lencana tersebut menampilkan nama pengunjung dan durasi kunjungannya. Lencana pengunjung harus dipakai setiap saat.
Pengunjung Harus Didampingi oleh Karyawan Sponsor Setiap Saat
Semua pengunjung harus didampingi oleh karyawan yang mereka kunjungi selama mereka menginap. Persyaratan ini tidak berlaku bagi pengunjung dari kantor cabang Zipline. Pengaturan khusus dapat dibuat untuk mengakomodasi kontraktor yang disewa untuk penugasan jangka panjang namun pengaturan ini harus disetujui oleh Direktur Keamanan.
Foto-foto
Foto tidak boleh diambil tanpa izin terlebih dahulu dari departemen hukum atau Direktur Keamanan. Selain itu, fotografi yang diperbolehkan tidak dapat dipublikasikan tanpa persetujuan terlebih dahulu dari Direktur Pemasaran.
Kerahasiaan
Semua pengunjung harus menandatangani NDA (perjanjian non-disclosure) pada saat check-in.
Akses Jaringan Tamu
Pengunjung yang membutuhkan akses internet diberikan nama pengguna dan kata sandi tamu untuk jaringan nirkabel Zipline. Tamu tidak diperbolehkan mengakses program intranet perusahaan dengan laptop atau perangkat seluler lainnya.
Peran Marshall Lantai
Setiap karyawan yang melihat pengunjung tanpa lencana harus segera memberitahukannya kepada petugas lantai yang ditunjuk di area mereka. Floor marshall mempunyai tanggung jawab lini pertama untuk menegakkan kebijakan manajemen pengunjung. Jika terjadi evakuasi darurat, resepsionis di meja depan mencetak daftar seluruh pengunjung dan mengirimkan daftar tersebut ke floor marshall di area evakuasi. Petugas lantai bertanggung jawab untuk mencatat semua pengunjung selama evakuasi.
Penafian:Ini adalah contoh kebijakan, dan bukan merupakan nasihat hukum. Hal ini hanya dimaksudkan sebagai titik awal dalam membuat kebijakan yang disesuaikan dengan kebutuhan spesifik perusahaan Anda. Zipline International adalah perusahaan fiktif (sepengetahuan saya) dan namanya hanya digunakan sebagai contoh dalam penulisan kebijakan ini.
