Banyak dari kita tidak belajar menulis email di sekolah, namun mengetahui cara menulis email adalah keterampilan yang sangat berharga di tempat kerja. Hal ini terutama berlaku bagi mereka yang bekerja di (atau sedang mencari) pekerjaan telecommuting. Di sebelah etika bertelepon yang baik, mungkin tidak ada keterampilan sepenting email dalam hal mendapatkan--dan mempertahankan--pekerjaan di rumah.
Email yang ditulis dengan baik memudahkan penerima untuk memahami dan menindaklanjuti pesannya. Dalam pencarian pekerjaan, email dapat mendahului atau bahkan menggantikan kesan pertama tatap muka, jadi tanda baca yang tepat dan pesan yang koheren adalah kuncinya. Dan di tempat kerja, email yang tidak jelas menyebabkan kebingungan dan penundaan. Ikuti tips ini untuk menulis email yang efektif kepada kolega, klien, klien potensial, manajer perekrutan, dan bahkan teman dan keluarga.
Pertama, Pertimbangkan Pesan dan Penerima
Marc Romanelli / Getty Images
Email harus dimulai di pikiran Anda, bukan dengan jari Anda di keyboard. Untuk menulis email secara efektif, pertama, pertimbangkan
Selanjutnya, pertimbangkan sudut pandang penerima. Informasi apa yang mereka butuhkan untuk mengambil tindakan atau memahami pesan Anda? Berikan informasi latar belakang yang diperlukan (namun tidak berlebihan). Juga, ingatlah etiket yang sesuai untuk penerima khusus ini. Emotikon dan singkatan, seperti OMG atau LOL, tidak sesuai untuk lamaran pekerjaan dan sebagian besar email bisnis.
Tulis Baris Subjek Email Deskriptif
Saat Anda menulis email, jangan menulis sesuatu yang tidak jelas di baris subjek seperti "hai" atau "pekerjaan rumahan" atau biarkan kosong. Email dengan baris subjek semacam ini memiliki peluang bagus untuk berakhir di kotak spam penerima atau diabaikan begitu saja. Jika Anda melamar pekerjaan, cantumkan nama posisi di baris subjek. Jika email tersebut ditujukan kepada rekan kerja, buat baris subjek Anda menjadi frasa singkat yang meringkaskan tujuan pesan tersebut.
Manfaat lain dari menulis baris subjek deskriptif adalah akan lebih mudah bagi Anda untuk menemukannya di kotak masuk jika Anda perlu mencarinya nanti. Namun, sesuatu dengan baris email seperti "Pertanyaan" tidak akan membantu.
Sapa Penerima dengan Benar
Jika Anda mengetahui nama penerima tetapi tidak mengetahuinya secara pribadi, menyapa dengan menggunakan judul, mis. Ibu Brunelli yang terhormat. (Gunakan “Ms.” untuk wanita ketika tidak yakin apakah “Mrs.” atau “Miss” sesuai.) Jika Anda tidak yakin mengenai jenis kelamin, cukup gunakan nama depan dan belakang, yaitu Dear Chris Smith. Jika Anda tidak mengetahui nama orang tersebut, awali email Anda tanpa salam atau gunakan salam sederhana, misalnya. Halo, Salam, Manajer yang terhormat, dll.
Jika email ditujukan kepada kolega atau orang lain yang Anda kenal, gunakan nama yang akan Anda gunakan secara langsung atau melalui telepon.
Gunakan Tata Bahasa dan Tanda Baca yang Benar
Sangat penting untuk menggunakan tata bahasa yang benar dalam email. Sadar atau tidak sadar, pembaca menghukum pengirim karena kesalahan tata bahasa.
- Run-On Kalimat - Saat Anda menulis email, jangan menyisihkan titik. Jeda kecil itu memberi pembaca waktu untuk memahami arti kata-kata itu. Kalimat pendek memungkinkan lebih banyak jeda kecil ini. Pisahkan kalimat-kalimat yang panjang meskipun secara teknis bukan kalimat run-on.
- Koma - Terlalu sedikit atau terlalu banyak koma dapat membingungkan. Belajar menggunakan koma dengan benar.
- Perjanjian Subjek-Kata Kerja - Kalimat dengan jenis kesalahan ini adalah tanda bahaya bagi pemberi kerja yang mencari kandidat dengan keterampilan komunikasi yang baik. Tinjau aturan untuk persetujuan subjek-kata kerja.
Periksa Ejaan dan Kapitalisasi
Gunakan pemeriksa ejaan, tetapi jangan mengandalkannya. Pemeriksa ejaan tidak akan menangkap "mereka" untuk "itu" atau "di sana" untuk "mereka", dan jenis kesalahan ini menunjukkan kecerobohan. Jangan gunakan singkatan SMS seperti "u" untuk "kamu" atau "tho" untuk "meskipun".
Gunakan kapitalisasi yang benar. Kebanyakan orang tahu untuk memanfaatkan awal kalimat dan kata benda yang tepat, tetapi banyak yang gagal melakukannya di email. Tunjukkan bahwa Anda tidak keberatan mengambil sepersekian detik ekstra untuk menekan tombol shift. Sebaliknya, terlalu banyak huruf kapital dapat mengalihkan perhatian pembaca. Hindari menulis frasa dengan huruf besar semua (yang banyak ditafsirkan sama dengan berteriak secara langsung) juga kapitalisasi, hanya untuk penekanan, huruf pertama dari kata-kata yang tidak berada di awal kalimat atau tepat kata benda.
Gunakan Pemformatan Sederhana di Email
Ingatlah bahwa semua program email ditampilkan secara berbeda. Apa yang tampak selaras sempurna di layar Anda mungkin berjalan bersamaan di layar orang lain. Untuk alasan ini, hindari menempelkan dokumen pengolah kata berformat tinggi, seperti resume atau surat lamaran, di email. Gunakan dokumen yang ditulis dalam format teks biasa.
Membuat paragraf pendek. Seperti titik, jeda paragraf memberikan istirahat pada mata pembaca. Seseorang yang membaca email di ponsel akan mendapat manfaat dari paragraf pendek. Tapi hati-hati untuk tetap mengikuti aturan dasar tentang paragraf.
Ringkas
Email berkelok-kelok yang mengubur intinya diajukan dan akhirnya dilupakan. Atau lebih buruk lagi, mereka mungkin disalahpahami. Buat tujuan Anda jelas, menggunakan bahasa yang ringkas.
- Hilangkan kata-kata - Menulis dengan kata kerja aktif. "Jack mengirimi saya formulir" menggunakan kata kerja aktif. "Formulir dikirim kepada saya oleh Jack" bersifat pasif. Bentuk pasif hanya menggunakan beberapa kata lagi, tetapi bertambah. Lebih dari itu, pembaca dituntut untuk menyusun kembali ide-ide yang ada di kepala mereka.
- Tetap pada Intinya - Tahan godaan untuk menambahkan informasi atau ide asing. Simpan ini untuk email lain.
- Gunakan Poin Peluru - Ini memungkinkan pembaca Anda menggunakan petunjuk visual untuk memahami apa yang penting. Tetapi jika ragu tentang bagaimana peluru akan ditampilkan, gunakan tanda bintang atau tanda hubung untuk membuat peluru.
Tandatangani Email dengan Tepat
Jika email Anda default ke a tanda tangan standar, pastikan itu sesuai untuk email tertentu yang Anda kirim. Tanda tangan dengan pernyataan politik atau nama dan usia anak Anda baik-baik saja untuk email pribadi, tetapi untuk pekerjaan gunakan tanda tangan yang tidak terlalu pribadi. Bergantung pada pekerjaan dan atasan Anda, Anda masih dapat mempersonalisasi tanda tangan email Anda dengan kutipan. Pilih sesuatu yang tidak kontroversial. Jika Anda menanyakan tentang suatu pekerjaan, gunakan tanda tangan Anda untuk memberikan informasi kontak yang sesuai tanpa kutipan atau personalisasi tambahan.
Baca Ulang/Pikir Ulang Sebelum Menekan Kirim
Periksa kesalahan ejaan dan tanda baca sebelum menekan tombol kirim. Jika Anda menemukan kesalahan dalam email untuk lamaran kerja, perbaiki, lalu baca lagi sebelum menekan kirim. Tetapi juga membaca ulang untuk konten. Jika email Anda panjang, pikirkan cara untuk membuatnya lebih ringkas. Dan jika email Anda kontroversial atau ditulis dalam kemarahan, tekan save not send. Kembali ke sana beberapa jam atau sehari kemudian dan lihat apakah Anda masih ingin mengirimkannya.
Ini mungkin terdengar seperti banyak yang harus dilakukan sebelum mengirim email, tetapi jika Anda mengirim email yang efektif dan mengatur email Anda dengan lebih efisien, Anda akan menemukan bahwa Anda benar-benar memiliki lebih banyak waktu, bukan lebih sedikit.
