Penulisan Hibah: Berusaha untuk Menghindari Kesalahan

Sebagian besar organisasi nirlaba amal (501c3) memasukkan hibah ke dalam keranjang pendapatan mereka. Hibah biasanya berasal dari yayasan (swasta atau perusahaan) atau lembaga pemerintah (federal, negara bagian, kabupaten, atau kota).

IRS mendefinisikan hibah sebagai "Pembayaran kepada organisasi yang dikecualikan untuk melanjutkan pengecualian organisasi tujuan." Hibah biasanya tidak mencakup gaji atau kompensasi karyawan lainnya atau pembayaran untuk layanan diberikan.

Badan amal menulis proposal atau permohonan hibah sesuai dengan pedoman yang dikeluarkan oleh entitas pemberi. Menulis hibah bukan untuk orang yang lemah hati. Dibutuhkan kejeniusan dalam penelitian dan pengorganisasian, keterampilan berorganisasi sebagai penulis laporan, dan kemampuan menulis dengan jelas tentang isu-isu rumit.

Ada beberapa tahapan penulisan proposal hibah, mulai dari pengumpulan dokumen organisasi hingga pengeditan akhir. Berikut ini ikhtisar beberapa langkah dan saran untuk menjadi pencari hibah yang lebih baik.

Mempersiapkan diri

Bagaimana Mengembangkan Proses Penulisan Proposal Hibah

Menulis proposal hibah tidak boleh menjadi eksperimen tunggal. Badan amal jarang menulis hanya satu proposal hibah. Mereka menulis banyak proposal hibah.

Penulisan proposal hibah harus menjadi proses yang berkelanjutan dan merupakan bagian integral dari keseluruhan program penggalangan dana Anda. Mengapa? Karena ada banyak persaingan dan tidak cukup dana hibah untuk dibagikan.

Persentase proposal hibah yang didanai cukup kecil. Di antara yayasan, persentase permohonan hibah yang mendapat pendanaan dibandingkan dengan jumlah proposal yang diterima berkisar antara 11% hingga 50%, menurut sebuah penelitian.

Studi tersebut juga menemukan bahwa alasan permohonan hibah tidak menerima dana adalah karena yayasan tidak memiliki cukup uang untuk mendanai semua permohonan. Banyak permohonan yang berada di luar kepentingan yayasan. Dan menyedihkan, namun umum, permohonan tersebut tidak mengikuti pedoman yayasan.

Oleh karena itu, badan amal perlu merencanakan penulisan banyak proposal dari waktu ke waktu dan menyiapkan proses penulisan proposal hibah yang logis untuk mempertahankan upaya tersebut.

Menjadi Terorganisir dengan Baik

Penulisan hibah dimulai jauh sebelum Anda mendapat hibah untuk menulis. Penulisan hibah dimulai dengan pengorganisasian informasi. Bahkan sebelum Anda mulai mencari penyandang dana, Anda perlu memahami secara mendalam organisasi Anda misi dan aktivitas serta rincian organisasi yang mudah dipahami sangatlah penting. Setelah terorganisir dengan baik dengan semua fakta dan data yang Anda perlukan untuk mengajukan permohonan pendanaan, penulisan proposal akan menjadi lebih efisien.

Mulai Kalender Hibah

Membuat jadwal atau kalender hibah yang komprehensif membutuhkan waktu dan pengaturan yang sangat baik. Namun, pekerjaan di awal akan menghemat banyak waktu dan sumber daya selama bertahun-tahun.

Kalender ini pada awalnya cukup sederhana, namun seiring dengan berkembangnya program hibah Anda, nilai dari jadwal yang komprehensif juga meningkat. Anda akan menggunakannya untuk melacak penelitian hibah Anda, hibah yang diserahkan, hibah yang diterima, tenggat waktu, tanggal pelaporan, dan kemajuan.

Meskipun spreadsheet Excel mungkin berfungsi dengan baik, pada awalnya, Anda mungkin ingin berinvestasi perangkat lunak akuntansi atau perangkat lunak donor yang mempermudah pelacakan hibah sepanjang siklus hidupnya.

Cara Menemukan dan Menumbuhkan Penyandang Dana

Langkah-Langkah Mencari Penyandang Dana

Mencari organisasi yang tepat yang dapat mendanai hibah Anda bisa jadi sangat melelahkan. Potong sesuai ukuran dengan sistem. Ikuti tip berikut sebagai permulaan.

Buatlah daftar kriteria pencarian. Pertimbangkan kata kunci, pokok bahasan, wilayah geografis, target audiens, jenis kelamin, ras, dan etnis.
Gunakan indeks subjek dari direktori yang Anda gunakan. Gunakan istilah pencarian Anda. Dan cari berdasarkan minat, jenis pendanaan yang dibutuhkan, dan lokasi.
Pelajari sebanyak mungkin tentang calon pemberi dana. Apa bidang minat mereka? Apakah mereka mendanai secara lokal atau nasional? Siapa staf dan anggota dewan? Menyesuaikan kepentingan Anda dengan kepentingan yayasan atau lembaga pemerintah sangatlah penting. Kecocokan yang baik menghemat waktu dan tenaga.
Kunjungi situs web calon pemberi dana. Baca laporan tahunan mereka, teliti daftar hibah sebelumnya, periksa biografi staf, dan hal lain yang mereka bagikan kepada publik. Baca pedoman hibah mereka. Jangan ragu untuk menelepon dan ngobrol dengan petugas program.
Targetkan proposal Anda kepada penyandang dana tertentu. Setelah melakukan penelitian, Anda harus dapat berbicara dengan penyandang dana tersebut dalam istilah yang paling sesuai dengan kebutuhan, misi, dan budaya mereka. Jangan pernah mengirimkan proposal yang sama ke beberapa penyandang dana. Selain itu, jangan melakukan cut paste dari proposal hibah sebelumnya. Setiap proposal harus unik sesuai dengan pemberi dana yang Anda lamar.
Buat spreadsheet prospek. Buat daftar setiap prospek yang teridentifikasi; bagaimana organisasi Anda selaras dengan kepentingan pendanaan masing-masing calon pelanggan; jumlah permintaan yang Anda usulkan; tenggat waktu; informasi terkait lainnya.
Untuk menghemat waktu, gunakan semua sumber daya online yang dapat Anda temukan. Banyak sumber daya yang gratis atau berbiaya rendah dan disertakan Jujur, Direktori Yayasan Online, Hibah. Gubernur, Bintang pemandu, Dan Pusat Pemberian Hibah.

Apakah Hibah untuk Organisasi Nirlaba Kecil Ada Nilainya?

Jadi kamu kecil. Apakah itu berarti Anda tidak bisa mendapatkan hibah? Bagaimana organisasi nirlaba kecil dapat bersaing untuk mendapatkan hibah, dan kemana mereka harus mencari pemberi hibah?

Jawabannya adalah “ya, badan amal kecil memang menerima hibah” dan “secara lokal.” Meskipun yayasan-yayasan nasional berskala besar dan diberitakan, sebagian besar yayasan swasta berukuran kecil dengan aset kurang dari $10 juta. Yayasan ini biasanya berbasis keluarga dan mendanai tujuan lokal. Organisasi nirlaba kecil yang melayani klien lokal harus menemukan yayasan lokal ini dan mempelajari misi mereka. Waktu yang dihabiskan dengan cara ini kemungkinan besar akan membuahkan hasil yang besar,

Menavigasi Labirin Penulisan Hibah

Jenis Proposal Hibah untuk Ditulis

Setidaknya ada tiga jenis proposal hibah. Proposal hibah multi-halaman yang penuh dengan rincian dan data kemungkinan besar merupakan apa yang kita pikirkan ketika mempertimbangkan untuk memulai program hibah. Namun dua dari usulan yang sering digunakan ini ternyata sangat singkat.

Surat Permintaan (LOI). LOI, biasanya dikirimkan ke yayasan, merangkum permintaan dana, menguraikan secara singkat proyek yang diusulkan, dan menjelaskan bagaimana proyek tersebut sesuai dengan kepentingan yayasan. LOI terdiri dari dua atau tiga halaman dan hanya menguji ketertarikan yayasan terhadap proyek tersebut. Banyak yayasan sekarang lebih memilih untuk menyerahkan LOI terlebih dahulu. Jika ada kecocokan, lembaga nonprofit dapat diundang untuk mengajukan proposal lengkap.
Proposal Lengkap. Proposal lengkap mengikuti format standar yang mencakup surat lamaran, ringkasan proyek, dan jumlah uang yang diminta. Panjang proposal lengkap bisa sesingkat lima halaman atau maksimal 25 halaman atau lebih. Yayasan ini akan memberikan pedoman khusus untuk keseluruhan proposal. Ikuti mereka sepenuhnya.
Usulan Surat. Proposal ini, biasanya surat 2-4 halaman, paling sering ditujukan ke perusahaan atau bisnis. Surat tersebut merangkum permintaan tersebut dan meminta sejumlah uang atau hadiah tertentu. Anda mungkin menggunakan format ini ketika meminta perusahaan untuk mensponsori suatu acara atau berpartisipasi dalam kampanye pemasaran sebab akibat. Jenis permintaan ini paling sering diajukan ke departemen pemasaran atau periklanan, bukan ke yayasan perusahaan atau yayasan amal.

Dasar-dasar Proposal Hibah

Sebagian besar permohonan hibah lengkap, dari ringkasan anggaran hingga surat pengantar, memerlukan informasi penting yang sama. Banyak organisasi pemberi hibah mempunyai formulir proposal/permohonan sendiri, meskipun ada beberapa yang hanya memberi Anda beberapa pedoman dasar. Berikut adalah bagian paling umum dari proposal hibah dan informasi yang harus Anda sertakan.

Sampul surat. Surat lamaran didahulukan dalam proposal Anda, meskipun ditulis terakhir. Namun, jangan membuangnya begitu saja. Ini harus memperkenalkan organisasi Anda dan menarik pembaca. Anggap saja ini sebagai pintu depan lamaran Anda, jadi buatlah semenarik mungkin.
Ringkasan. Ringkasannya berada di urutan kedua, bukan terakhir. Ini memberi gambaran tentang apa yang akan terjadi dengan cara yang singkat dan padat. Buatlah tidak lebih dari satu halaman.
Perlu Pernyataan. Di sinilah pertemuan karet dengan jalan. Jelaskan apa yang ingin Anda lakukan, mengapa hal ini penting, dan mengapa organisasi Anda berada pada posisi yang tepat untuk melakukannya.
Tujuan dan sasaran. Kebutuhan adalah masalah yang ingin Anda pecahkan. Sasaran dan sasaran menjelaskan apa yang ingin Anda capai dan bagaimana Anda akan mencapainya.
Metode, Strategi, atau Desain Program. Di bagian ini, Anda akan menjelaskan bagaimana Anda akan mencapai tujuan dan sasaran. Jelaskan timeline Anda dan siapa yang akan melakukan apa.
Evaluasi. Penyandang dana ingin mempunyai bukti bahwa program Anda berhasil. Jelaskan bagaimana Anda akan mengevaluasi hasil Anda secara rinci. Apa yang akan Anda ukur, dan bagaimana Anda mengukurnya.
Pendanaan atau Keberlanjutan Lainnya. Meskipun penyandang dana hanya memberikan dukungan dalam jangka waktu terbatas, mereka ingin mengetahui bagaimana program Anda akan terus memberikan manfaat bagi masyarakat. Bagaimana Anda akan mendanai proyek ini di masa depan? Sumber pendapatan lain apa yang mungkin Anda miliki?
Informasi Tentang Organisasi Anda. Jelaskan misi dan sejarah Anda. Mengapa pemberi dana harus mempercayai Anda untuk meneruskan proyek ini?
Anggaran Proyek. Bagaimana dana pemberi dana akan dialokasikan? Berapa biaya langsung dan tidak langsungnya? Detail pengeluaran dan pemasukan.
Bahan Tambahan. Sertakan dalam paket proposal Anda informasi tentang keuangan Anda secara keseluruhan, seperti salinan audit terkini dan tahun 990an. Berikan daftar dewan direksi Anda dan surat bebas pajak IRS Anda.

Haruskah Anda Menyewa Penulis Hibah Profesional?

Pro dan Kontra Mempekerjakan Bantuan dari Luar

Apakah Anda yakin ingin menulis hibah? Mungkin akan lebih masuk akal jika demikian menyewa penulis hibah profesional dengan bayaran tertentu. Apa pro dan kontra mempekerjakan penulis hibah profesional dari luar?

Kelebihan: Penulis hibah profesional dapat fokus dan menyelesaikan pekerjaan dengan cepat. Itu satu-satunya pekerjaannya. Dia tahu bagaimana memenuhi tenggat waktu karena pekerjaannya bergantung padanya. Anda masih memiliki kendali, karena Anda dapat memberhentikan penulis hibah jika Anda tidak puas. Penulis hibah mempunyai pengalaman dan mengetahui cara menggunakan semua database dan cara mencari peluang hibah yang sesuai.

Kontra: Sulit untuk menemukan orang yang tepat dan cocok dengan organisasi Anda. Anda tidak akan menjadi satu-satunya klien penulis hibah tetapi harus berbagi waktu dengan orang lain. Orang luar tidak mempunyai ingatan institusional seperti orang dalam. Terakhir, biaya penulis hibah profesional mungkin terlalu mahal.

Kesalahan Umum Penulisan Proposal yang Harus Dihindari

Menghindari kesalahan umum bisa lebih bermanfaat dari yang Anda kira. Martin Teitel memberi kita pandangan dari sisi lain meja sebagai ED sebuah yayasan yang telah menerima ribuan proposal selama bertahun-tahun. Ia mengatakan ada lima kesalahan umum yang dilakukan penulis proposal.

Lebih banyak membicarakan masalah daripada solusi. Teitel mengingatkan kita bahwa proposal bukanlah komunikasi pendidikan atau artikel buletin. Meskipun sebuah proposal harus menjelaskan pertanyaan yang ingin dijawab, penekanannya harus pada solusi yang diusulkan.
Menyarankan solusi umum untuk masalah tertentu. Tujuan Anda dalam proposal hibah adalah untuk meyakinkan pemberi dana bahwa Anda dapat dan akan menyelesaikan masalah yang ada. Melakukannya berarti menelusuri solusinya dan menjadi sangat spesifik.
Menggunakan kata-kata buzz dan jargon. Anda dan tim Anda mungkin memahami istilah dan akronim khusus untuk bidang Anda, namun jangan gunakan bahasa tersebut dalam proposal hibah Anda. Terjemahkan semuanya ke dalam bahasa sederhana yang memberikan gambaran bagi pembaca.
Membuat anggaran yang tidak masuk akal. Bukan hanya kesalahan matematis yang dapat melemahkan kasus Anda, tetapi juga tidak memastikan bahwa anggaran masuk akal dalam konteks proyek yang diusulkan.
Mengulangi frasa yang sama persis dari pedoman pemberi dana. Memotong dan menempel tidak berhasil. Kreatiflah dalam menyusun proposal Anda dengan cara yang orisinal namun tetap sesuai dengan pedoman. Selain itu, jangan memotong dan menempelkan informasi dari proposal hibah sebelumnya. Pengulangan seperti itu bisa berbahaya dan mudah dideteksi bila ada informasi yang tidak sesuai, seperti tanggal atau nama.

Meskipun ada banyak aspek dalam menyiapkan program hibah dan kemudian menyusun proposal hibah yang berhasil, mengikuti tips di atas dapat membantu Anda memulai dan menjaga Anda tetap pada jalurnya.