Setelah Anda mengajukan pengembalian pajak untuk tahun ini, luangkan beberapa menit untuk mengatur catatan pajak Anda dan menyimpannya di tempat yang dapat Anda temukan. Anda tidak pernah tahu kapan Anda atau bisnis Anda akan diaudit, dan Anda harus siap.
Tapi berapa lama Anda perlu menyimpannya?
Mengapa Menyimpan Catatan Pajak?
Selain menggunakan catatan pajak untuk keperluan pribadi atau bisnis, Anda harus menyimpannya untuk mendokumentasikan sumbernya informasi tentang pengembalian pajak Anda dan untuk mendukung pendapatan bisnis dan pribadi Anda, pengurangan, dan kredit jika ada pajak mengaudit.
Bisnis memiliki persyaratan yang lebih rinci untuk menyimpan catatan, karena mereka dapat mengambil pengurangan pajak untuk pengeluaran bisnis biasa dan diperlukan. Misalnya, mereka harus menunjukkan tujuan bisnis pada kuitansi perjalanan dan kuitansi lainnya.
Batas waktu Internal Revenue Service (IRS) untuk menyimpan catatan pajak adalah sama untuk bisnis dan individu.
Apa Aturan Penyimpanan Catatan Pajak?
Secara umum, IRS mengatakan Anda harus menyimpan catatan yang mendukung klaim Anda atas pengembalian pajak penghasilan, pengurangan, dan kredit selama apa yang disebut agensi sebagai “masa pembatasan” untuk pengembalian tersebut.
Jangka waktu pembatasan adalah waktu ketika:
- Anda dapat mengubah pengembalian Anda untuk mengklaim kredit atau pengembalian dana; atau
- IRS dapat menilai pajak tambahan
Batasan waktunya biasanya mulai berjalan pada saat Anda mengajukan pengembalian, namun jika Anda mengajukan sebelum tanggal jatuh tempo, batas waktunya berjalan dari tanggal jatuh tempo. Misalnya, jika Anda mengajukan pada tanggal 15 Maret, pembatasan dimulai pada tanggal 15 April (atau tanggal jatuh tempo tahun tersebut). Namun jika mendapatkan extension dan file pada tanggal 15 Oktober maka batasannya dimulai dari tanggal tersebut.
Beberapa tahun, pajak tidak jatuh tempo pada tanggal 15 April. Pada tahun 2021, bisnis di Texas, Louisiana, dan Oklahoma memiliki waktu hingga 15 Juni untuk mengajukan pengembalian pajak tahun 2020 mereka. Ini adalah perpanjangan satu kali yang diberikan oleh IRS sebagai tanggapan terhadap badai musim dingin tahun 2021. Pembayar pajak di wilayah lain memiliki waktu hingga 17 Mei 2021 untuk mengajukan pajak federal tahun 2020, tetapi ini hanya berlaku untuk individu, bukan bisnis.
Dalam kebanyakan kasus, jangka waktu pembatasannya adalah tiga tahun sejak tanggal Anda mengajukan pengembalian, namun ada batasan yang berbeda untuk beberapa situasi.
Batasan Saat Anda Tidak Melaporkan Pendapatan
Batasannya enam tahun jika tidak melaporkan penghasilan yang seharusnya dilaporkan, dan itu lebih dari 25% dari pendapatan yang seharusnya dilaporkan. pendapatan kotor (dari semua sumber) atas imbal hasil, atau diatribusikan pada aset keuangan luar negeri dan lebih dari itu $5,000.
Batasan Pengajuan Klaim
Jika Anda ingin mengklaim pengembalian dana, Anda harus mengajukan klaim dalam waktu tiga tahun sejak tanggal Anda mengajukan pengembalian untuk tahun itu (atau tanggal jatuh tempo), atau dua tahun sejak tanggal pembayaran pajak, yang mana saja Nanti.
Untuk mengajukan tuntutan kelebihan pembayaran atas pengurangan utang macet atau kerugian atas surat berharga yang tidak bernilai, Anda harus mengajukan tuntutan dalam jangka waktu tujuh tahun sejak tanggal jatuh tempo pengembalian.
Batasan Catatan Properti
Simpan catatan properti sampai jangka waktu pembatasan berakhir pada tahun ketika Anda menjual atau membuang properti tersebut.
Misalnya, jika Anda diaudit karena Anda berhutang pada SPT tahun 2020, dan Anda menjual kendaraan bisnis selama tahun 2019, Anda harus simpan catatan kendaraan ini selama tiga tahun sejak tanggal Anda mengajukan SPT Tahunan 2020 atau tanggal jatuh tempo jika Anda mengajukan sebelum itu tanggal.
Jika Anda mengajukan pengembalian palsu, atau Anda tidak mengajukan pengembalian, tidak ada batasan jangka waktu kapan IRS dapat menilai pajak atas pengembalian tersebut.
Menyimpan SPT dan Catatan Pajak Penggajian
Jangan lupa untuk menyimpan pengembalian pajak Anda yang lalu. Batasan waktu untuk menyimpan laporan pajak ini sama dengan batas waktu pencatatan pajak lainnya: dalam banyak kasus, tiga tahun.
Bisnis harus menyimpan informasi penggajian dan karyawan untuk audit setidaknya selama empat tahun setelah karyawan tersebut meninggalkan perusahaan Anda. Lihat artikel ini di menyimpan catatan gaji untuk lebih jelasnya.
American Bar Association memperingatkan Anda untuk tidak menghancurkan pengembalian pajak lama.
Perbandingan Singkat tentang Penyimpanan Catatan Pajak
Jumlah tahun Anda harus menyimpan catatan:
| Situasi | Jumlah Tahun Sejak Tanggal Pengajuan atau Tanggal Jatuh Tempo |
|---|---|
| Jika Anda berhutang uang | 3 tahun sejak tanggal pengajuan (diasumsikan sebagai tanggal jatuh tempo) |
| Jika Anda tidak melaporkan semua penghasilan Anda | 6 tahun sejak tanggal jatuh tempo atau tanggal pengajuan, mana saja yang lebih akhir |
| Jika Anda ingin pengembalian dana | 3 tahun sejak tanggal penyampaian SPT atau 2 tahun sejak tanggal pembayaran pajak, mana saja yang lebih akhir |
| Jika ingin mengajukan tuntutan kelebihan pembayaran atas pengurangan utang macet atau kerugian atas surat berharga yang tidak bernilai | 7 tahun sejak tanggal jatuh tempo pengembalian |
| SPT palsu atau tidak ada SPT yang diajukan | Tidak ada batas |
| Catatan properti | Jangka waktu pembatasan dimulai pada saat properti dijual atau dilepaskan. |
Persyaratan Negara untuk Menyimpan Catatan Pajak
Sebagian besar negara bagian AS mengikuti peraturan federal IRS dalam menyimpan catatan pajak, namun beberapa negara bagian memiliki batasan jangka waktu yang lebih lama. Artikel ini tentang menyimpan catatan pajak negara memiliki rincian.
Bagaimana jika Catatan Hilang atau Hancur?
Apa yang Anda lakukan jika Anda tidak memiliki catatan pengurangan atau pengeluaran yang Anda klaim atas pajak Anda?
Jika, misalnya, Anda tidak memiliki cek atau tanda terima elektronik yang dibatalkan untuk membuktikan pemotongan, Anda dapat mulai dengan memeriksa ke bank Anda untuk mengetahui apakah bank tersebut memiliki salinan catatan tersebut. Anda juga dapat menggunakan laporan keuangan bank atau perusahaan investasi untuk menunjukkan transaksi tersebut, selama transaksi tersebut “sangat mudah dibaca”.
Jika catatan Anda hancur karena bencana seperti banjir atau kebakaran, Anda dapat:
- Dapatkan salinan pengembalian pajak Anda dengan menggunakan layanan Dapatkan Transkrip IRS atau hubungi 800-908-9946 untuk memesannya.
- Dapatkan laporan kartu kredit dan bank dari lembaga keuangan Anda.
- Dapatkan salinan catatan terkait properti dengan menghubungi perusahaan yang menangani pembelian.
- Hubungi kontraktor yang membangun atau merombak rumah Anda. Anda juga bisa mendapatkan deskripsi tertulis dari teman dan kerabat yang melihat properti tersebut sebelum dan sesudah dihancurkan.
- Untuk properti warisan, periksa catatan pengadilan, atau bicarakan dengan pengacara yang menangani perwalian atau warisan.
- Untuk mobil, carilah di Kelley Blue Book, National Automobile Dealers Association, atau Edmunds untuk mengetahui nilai pasar wajar saat ini.
