Saat Anda melakukan wawancara untuk sebuah pekerjaan asisten administrasi, pewawancara ingin mengetahui seberapa relevan kualifikasi Anda untuk posisi tersebut dan bagaimana Anda akan cocok dengan perusahaan dan departemen tersebut.
Karena pekerjaan tersebut memerlukan keterampilan administratif dan interpersonal, manajer perekrutan sering kali bertanya tentang hal tersebut atribut spesifik yang Anda miliki yang membuat Anda memenuhi syarat untuk posisi tersebut, serta keterampilan Anda dalam bersosialisasi yang kurang dapat diukur.
Mempersiapkan Wawancara
Salah satu cara untuk mempersiapkannya adalah dengan menganalisis deskripsi pekerjaan untuk mencoba memahami apakah ada keahlian tertentu yang menjadi fokus posisi tersebut.
Misalnya, apakah ada penekanan pada perencanaan perjalanan, koordinasi proyek, penjadwalan pertemuan sehari-hari, bantuan pribadi, atau hal lainnya?
Pastikan untuk menekankan pengalaman Anda yang paling relevan saat menjawab pertanyaan wawancara spesifik pekerjaan.
Buatlah daftar keterampilan yang disebutkan dalam lowongan pekerjaan, dan jangan ragu untuk menambahkan beberapa keterampilan lain yang menurut Anda juga dapat diterapkan. Kemudian lihatlah keterampilan administratif dan kantor Anda, dan sesuaikan kualifikasi Anda dengan pekerjaan itu.
Ini akan membantu Anda menyesuaikan jawaban Anda dengan cara yang paling relevan dengan posisi tertentu.
1:14
Tonton Sekarang: Cara Menjawab 4 Pertanyaan Umum Untuk Pekerjaan Administratif
Tips Menangani Wawancara
Penting untuk menyadari bahwa diskusi kemungkinan akan melampaui soft skill antarpribadi, seperti kemampuan komunikasi Anda, keterampilan organisasi, atau ketepatan waktu. Anda juga harus siap untuk berbicara tentang hard skill.
Bersiaplah untuk Membahas Program Perangkat Lunak
Karena banyak posisi asisten administrasi memerlukan penggunaan perangkat lunak tertentu secara sering, Anda mungkin harus melakukannya diskusikan berbagai program yang pernah Anda kerjakan, bagaimana Anda menggunakan program ini, dan tingkat kemampuan Anda keahlian.
Saya suka menggunakan teknologi dan belajar tentang program baru. Saya juga mempunyai kemampuan untuk mengajar rekan kerja yang mungkin tidak terlalu paham dalam menggunakan sistem. Dalam pekerjaan terakhir saya di Kent Associates, saya mengajukan diri untuk meninjau sistem manajemen proyek untuk tim profesional yang saya dukung. Bos saya menyetujui rekomendasi saya dan kami menghadirkan sistem berbasis web, Asana, yang membantu kami melacak proyek dan berbagi informasi di platform web.
Saya adalah orang yang tepat di kantor untuk membuat slide PowerPoint dan senang membantu staf penjualan kami untuk memukau pelanggan dengan presentasi mereka. Saya juga pengguna Excel tingkat lanjut dan membuat makro kompleks untuk menyiapkan proyeksi anggaran untuk proposal proyek.
Jawaban Anda akan lebih mengesankan jika Anda memberikan anekdot spesifik yang menunjukkan perintah Anda atas alat dan proses administratif.
Bersiaplah untuk Membahas Proses Administrasi
Anda harus bersiap untuk mendiskusikan alur kerja dan proses administrasi Anda di posisi sebelumnya. Sebagai seorang profesional administrasi, tidak ada keraguan bahwa Anda terorganisir dan berorientasi pada detail. Pewawancara Anda pasti ingin tahu Bagaimana Anda mewujudkan kualitas ini dalam alur kerja Anda sehari-hari.
Kemampuan berorganisasi dan perhatian terhadap detail adalah salah satu aset terkuat saya. Saya telah berkembang dalam situasi di mana saya dapat menertibkan proyek-proyek yang kompleks. Misalnya, saya sebelumnya mendukung delapan profesional yang merencanakan acara promosi untuk klien. Saya mengembangkan templat untuk melacak sasaran dan kemajuan setiap proyek dan menyiapkannya di drive bersama sehingga semua anggota staf yang terlibat dapat melacak kemajuan mereka mengenai proyek tim dan acara.
Saat bekerja untuk Alfred Group, saya membuat manual prosedur yang menguraikan langkah-langkah yang diperlukan untuk memprosesnya pengajuan pinjaman, lalu diunggah secara online sehingga semua petugas bagian pinjaman dapat mengikuti hal yang sama Prosedur.
Selalu Tanggapi Secara Positif
Perhatikan sikap Anda selama wawancara. Tersenyumlah, pertahankan kontak mata dengan pewawancara Anda, dan bicaralah dengan nada suara yang antusias (namun tetap tenang dan percaya diri).
Karena asisten administrasi sering kali berhubungan erat dengan individu tempat mereka bekerja, penting untuk bersikap positif, profesional, dan sopan setiap saat.
Anda pasti ingin pewawancara yakin bahwa bekerja dengan Anda akan menjadi pengalaman yang menyenangkan.
Saya bekerja di meja depan di agensi kami, dan sangat penting bagi saya untuk memberikan kesan pertama yang positif bagi klien saat ini dan calon klien. Saya adalah orang yang “bisa melakukan” secara alami, dan ulasan saya selalu memuji orientasi layanan pelanggan saya.
Perusahaan mensurvei klien setelah interaksi, dan nama saya secara konsisten muncul sebagai staf yang suka membantu, menyenangkan, dan profesional. Bos saya berkomentar tentang seberapa sering klien meminta saya ketika menelepon kantor untuk meminta bantuan.
Pertanyaan dan Jawaban Wawancara Asisten Administrasi
Saat mempersiapkan, ada gunanya meninjau pertanyaan yang mungkin diajukan kepada Anda. Pikirkan cara menyusun tanggapan, soroti pengalaman spesifik dan keberhasilan dari pekerjaan sebelumnya.
- Keterampilan komputer apa yang Anda miliki, dan program apa yang membuat Anda nyaman menggunakannya? - Jawaban Terbaik
- Apakah Anda nyaman menggunakan telepon dengan banyak saluran dan menangani panggilan telepon dalam jumlah besar? - Jawaban Terbaik
- Di perusahaan ini, kami menganggap diri kami sebagai tim yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang sama. Bagaimana perasaan Anda tentang bekerja dalam lingkungan tim? - Jawaban Terbaik
- Bagaimana perasaan Anda saat mengawasi dua atau tiga karyawan lainnya? - Jawaban Terbaik
- Apa kekuatan terbesar Anda, dan bagaimana hal tersebut dapat membantu kinerja Anda di posisi ini? - Jawaban Terbaik
- Apakah kelemahan terbesar anda? - Jawaban Terbaik
- Bagaimana Anda menangani stres dan tekanan? - Jawaban Terbaik
- Bagaimana rasanya bekerja untuk supervisor Anda? - Jawaban Terbaik
- Apa yang Anda harapkan dari seorang supervisor? - Jawaban Terbaik
- Apakah Anda lebih suka bekerja mandiri atau dalam tim? - Jawaban Terbaik
- Apakah Anda bekerja dengan baik dengan orang lain? - Jawaban Terbaik
- Berikan beberapa contoh pribadi kerja tim. - Jawaban Terbaik
- Pertanyaan wawancara resepsionis: - Daftar Pertanyaan
Pertanyaan untuk Ditanyakan kepada Pewawancara
Anda juga harus melakukan riset tentang perusahaan tersebut, dan bersiap untuk mengajukan pertanyaan terkait ketika ada peluang.
Akan sangat membantu jika Anda mengajukan beberapa pertanyaan sebelumnya yang mungkin Anda tanyakan, atau diskusikan lebih lanjut, jika Anda tidak mendapat kesempatan di awal wawancara.
Seringkali, ini menjelang akhir wawancara, jadi penting untuk memberikan kesan yang baik kepada pewawancara. Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan menunjukkan minat dan persiapan Anda untuk wawancara kerja dengan mengaitkan pertanyaan yang diajukan dengan beberapa pertanyaan Anda sendiri.
- Apa tanggung jawab posisi ini?
- Bisakah Anda menjelaskan hari (minggu) biasa di departemen ini?
- Apa kekuatan di departemen ini? Apa kelemahannya?
- Menurut asisten Anda sebelumnya, apa bagian terbaik dari bekerja untuk Anda? Menurut mereka, apa yang terburuk?
- Menurut Anda, ke arah mana perusahaan akan bergerak dalam lima tahun ke depan? Apakah Anda merasa ada ancaman terhadap keberhasilannya?
- Mengapa asisten terakhir Anda meninggalkan posisi tersebut? Apa kekuatannya? Apa kelemahannya? Apa yang dia lakukan sekarang?
- Atribut apa yang dimiliki asisten terbaik Anda? Bagaimana dengan asisten terburuk Anda?
- Seberapa sering tinjauan kinerja dilakukan? Siapa yang memimpinnya?
- Keterampilan apa yang paling penting bagi Anda sebagai asisten administrasi?
- Bagaimana Anda menghargai dan menyemangati orang-orang yang bekerja di departemen Anda?
- Apakah ada masalah produksi yang sedang berlangsung di departemen ini?
- Bagaimana Anda menangani masalah personalia di masa lalu?
- Apa saja tantangan terbesar bagi seseorang yang menduduki posisi ini?
- Menurut Anda, aspek apa yang paling bermanfaat dari posisi ini?
- Apakah Anda (Apakah perusahaan/departemen) mendukung keanggotaan asosiasi profesi, dan pengembangan profesional berkelanjutan?
- Menurut Anda, apa peran staf administrasi di kantor ini?
- Apakah jam lembur atau akhir pekan diharapkan?
- Apa yang paling Anda sukai dari bekerja di perusahaan ini? Apakah ada perubahan yang ingin Anda lakukan?
- Apa yang paling tidak Anda sukai dari bekerja di sini?
- Apakah Anda mendorong departemen untuk bekerja sebagai tim, atau lebih berkonsentrasi pada kontribusi individu?
Bersiaplah untuk Lebih Banyak Pertanyaan Wawancara Kerja
Selain pertanyaan wawancara khusus pekerjaan, Anda juga akan ditanyai pertanyaan yang lebih umum tentang riwayat pekerjaan, pendidikan, kekuatan, kelemahan, pencapaian, tujuan, dan rencana Anda.
Berikut daftar pertanyaan wawancara paling umum dan contoh jawaban.
