File personalia disimpan oleh pemberi kerja dokumentasi sejarah dan status dari seluruh hubungan kerja dengan karyawan individu. Pemberi kerja menyimpan dokumentasi ketenagakerjaan ini dalam file personalia karena tiga alasan.
- Sebagai pemberi kerja, Anda ingin memiliki informasi akurat yang berguna dan teratur saat Anda memerlukan akses ke informasi tersebut untuk alasan apa pun. Perubahan kontak darurat, alamat karyawan, melacak evaluasi kinerja, surat disiplin, pengakuan karyawan, dan materi lamaran kerja adalah contoh jenis informasi yang ingin dapat diakses dengan cepat oleh pemberi kerja.
- Itu pemberi kerja perlu menyimpan dokumentasi tentang masalah personel seperti pemilihan karyawan, kinerja, riwayat kerja, alasan kompensasi, dan aplikasi promosi internal, untuk menyebutkan beberapa saja. Klaim EEOC, tuntutan hukum, atau bahkan kebutuhan untuk membenarkan tidak adanya kenaikan gaji atau promosi kepada karyawan mengharuskan pemberi kerja memiliki mengumpulkan dan menyimpan jenis dokumentasi karyawan ini.
- Beberapa catatan karyawan diwajibkan oleh pemerintah Federal atau negara bagian untuk disimpan oleh pemberi kerja. Mengatur informasi karyawan dalam file personel masuk akal untuk akses dan kepatuhan serta kesiapan hukum.
Jenis File Personalia
Majikan umumnya menyimpan beberapa jenis file personel, untuk penggunaan bisnis, untuk kerahasiaan karyawan, untuk privasi medis, dan untuk kepatuhan hukum. Tidak ada undang-undang yang mengatakan berapa banyak file yang harus disimpan oleh pemberi kerja—beberapa undang-undang mencakup akses karyawan ke file dan praktik terkait file personel lainnya.
Namun, ada banyak undang-undang, dan praktik terbaik personel untuk kerahasiaan karyawan, yang mengatur konten file personel dan siapa yang memiliki akses ke informasi tersebut. Ini adalah file personel yang disimpan oleh sebagian besar pemberi kerja di AS. (Hukum dan praktik di seluruh dunia mungkin berbeda.)
- Arsip Personalia: Ini adalah file karyawan utama yang berisi riwayat hubungan kerja.
- File gaji: Anda ingin mempertahankan file terpisah untuk semua masalah penggajian terkait gaji dan tunjangan. Anda tidak ingin memberikan staf penggajian Anda akses ke informasi personalia.
- File Medis Karyawan: Undang-Undang Portabilitas dan Akuntabilitas Asuransi Kesehatan federal tahun 1996 (HIPAA) mewajibkan pemberi kerja untuk melindungi catatan medis karyawan sebagai rahasia. Banyak majikan menyimpan file-file ini terkunci di laci file di lemari yang terkunci.
- Formulir Karyawan I-9: Anda perlu memelihara file terpisah untuk semua karyawan (bukan per karyawan) formulir I-9 karena Anda tidak ingin pegawai pemerintah, yang diberi wewenang untuk memeriksa formulir ini dalam berbagai keadaan, memeriksa file personel karyawan utama dan rahasia Anda.
Akses Karyawan ke File Personalia
Karyawan diizinkan mengakses file personalia karyawan mereka di bawah bimbingan dan pengawasan staf Sumber Daya Manusia. File personel karyawan dianggap sebagai milik pemberi kerja yang memiliki tanggung jawab untuk memelihara dan melindunginya.
Contoh Kebijakan File Personil
Berikut adalah contoh kebijakan file personel untuk digunakan di perusahaan Anda. Ini membahas berbagai file yang direkomendasikan dan siapa yang harus memiliki akses ke setiap file.
Contoh Kebijakan Tentang File Personalia
Perusahaan memelihara tiga file karyawan untuk setiap karyawan.
File Personil
A berkas personel dipertahankan untuk setiap karyawan (Nama Perusahaan Anda). File personel ini berisi dokumen rahasia dan dikelola serta dipelihara oleh staf Sumber Daya Manusia.
Akses ke file ini terbatas untuk staf SDM dan mengasumsikan bahwa setiap manajer karyawan menyimpan filenya sendiri dengan dokumen yang relevan dengan kinerja karyawan.
Dokumen umum dalam file personalia termasuk aplikasi pekerjaan, formulir kontak darurat keluarga, didokumentasikan sejarah tindakan disipliner, sebuah ringkasan, buku pegangan karyawan dan di-willemployer menandatangani lembar, informasi pribadi saat ini, dan evaluasi kinerja tertulis.
Tidak semua berkas kepegawaian berisi dokumen yang sama tetapi setiap berkas kepegawaian memiliki beberapa dokumen yang sama.
File gaji
File penggajian juga disimpan; file penggajian berisi riwayat pekerjaan karyawan, departemen, perubahan kompensasi, dan sebagainya. Akses ke file penggajian terbatas pada staf akuntansi dan SDM yang sesuai.
File Medis Karyawan
File medis karyawan juga disimpan. Isi file medis tidak tersedia untuk siapa pun kecuali staf Sumber Daya Manusia yang ditunjuk dan karyawan yang catatannya disimpan dalam file. Atas Nama Perusahaan Anda), file medis menerima tingkat penyimpanan dan kerahasiaan tertinggi.
Melihat File Karyawan
Karyawan dapat melihat file personalianya dengan menghubungi a Staf Sumber Daya Manusia orang selama jam kerja normal. Staf SDM akan menjadwalkan janji temu di mana karyawan dapat melihat konten file mereka. Tidak ada karyawan yang boleh mengubah atau menghapus dokumen apa pun dari berkas kepegawaiannya yang harus dilihat di hadapan staf SDM.
Pertanyaan atau Kekhawatiran Tentang Akses dan Konten File Personil
Jika Anda memiliki pertanyaan atau kekhawatiran tentang konten file yang direkomendasikan atau kemampuan Anda untuk mengaksesnya, silakan hubungi anggota staf SDM,
Penafian: Harap dicatat bahwa informasi yang diberikan, meskipun otoritatif, tidak dijamin keakuratan dan legalitasnya. Situs ini dibaca oleh audiens di seluruh dunia dan hukum ketenagakerjaan dan peraturan bervariasi dari satu negara bagian ke negara bagian dan negara ke negara. Silakan mencari bantuan hukum, atau bantuan dari sumber daya pemerintah Negara Bagian, Federal, atau Internasional, untuk memastikan interpretasi dan keputusan hukum Anda tepat untuk lokasi Anda. Informasi ini untuk panduan, ide, dan bantuan.
