Manajemen Mutu Total (TQM) adalah pendekatan populer terhadap kualitas dalam bisnis. Ini berupaya untuk meningkatkan kualitas dan kinerja yang akan memenuhi atau melampaui harapan pelanggan. Hal ini dapat dicapai dengan mengintegrasikan fungsi kualitas dan proses utama di seluruh perusahaan.
Salah satu komponen inti TQM adalah prinsip perbaikan berkelanjutan. Ada sejumlah alat yang tersedia untuk memastikan keberhasilan perbaikan berkelanjutan, yang meliputi:
- Proses pemetaan
- Analisis akar permasalahan
- Siklus rencana untuk memeriksa tindakan (PDCA).
Proses pemetaan
Setiap upaya perbaikan berkelanjutan harus dimulai dengan pemahaman yang akurat tentang proses yang telah diidentifikasi untuk perbaikan. Prosesnya bisa berada di bagian mana saja dari bisnis perusahaan, namun harus bisa dipetakan untuk mengidentifikasi alur-alur yang membentuk proses tersebut.
Misalnya saja di rantai pasokan, suatu proses bisnis dapat berupa pembuatan barang jadi, pembelian barang dari vendor, atau pelayanan barang yang dijual kepada
Pemetaan proses akan menunjukkan secara grafis alur proses dari awal hingga akhir, yang mencakup aktivitas, personel, dan hasil.
Manfaat yang diberikan peta proses dalam memberikan perbaikan berkelanjutan adalah bahwa peta tersebut mendefinisikan ruang lingkup proses, antarmuka dengan proses lain, dan titik awal dimana perbaikan dapat diukur melawan.
Analisis Akar Penyebab
Analisis akar penyebab adalah cara bisnis menentukan akar penyebab suatu masalah, insiden, atau masalah kualitas. Hal ini dicapai melalui tiga langkah berikut, yang mengarah pada identifikasi akar permasalahan:
- Analisis
- Pengumpulan data
- Validasi
Ada tiga fase yang membentuk proses analisis akar permasalahan.
1. Fase Terbuka
Fase awal ini memungkinkan peserta bertukar pikiran mengenai permasalahan yang ada untuk mengidentifikasi sebanyak mungkin akar permasalahan. Pada fase ini, tim dapat membuat diagram sebab akibat yang dapat berguna selama sesi brainstorming.
Sebagai bagian dari proses ini, tim dapat mengidentifikasi kemungkinan penyebabnya dengan salah satu dari lima area yang tercantum pada diagram sebab dan akibat. Kategori penyebab tersebut adalah tenaga kerja, metode, bahan, mesin, dan pengukuran. Tim kemudian dapat mengatur ide-ide mereka untuk akar permasalahan di sekitar kategori tersebut.
2. Fase Sempit
Pada fase ini, tim mengurangi jumlah kemungkinan akar permasalahan menjadi beberapa penyebab yang dapat difokuskan. Masing-masing kemungkinan akar penyebab yang diidentifikasi dalam fase terbuka dibahas oleh tim secara lebih mendalam untuk menentukan apakah akar permasalahan tersebut harus dipertahankan.
3. Fase Tertutup
Pada tahap akhir ini, tim harus mencapai konsensus mengenai akar permasalahan. Hal ini melibatkan validasi akar permasalahan berdasarkan bukti, baik menggunakan data terukur atau bukti subjektif dari wawancara dengan staf, pelanggan, atau vendor.
Analisis data terukur dapat dilakukan dengan menggunakan sejumlah metode statistik seperti diagram sebar plot, lembar periksa untuk mengidentifikasi frekuensi suatu peristiwa, atau menggunakan diagram Pareto.
Siklus Rencana-Lakukan-Periksa-Tindakan (PDCA).
Siklus PDCA dikembangkan oleh W. Edwards Demming, arsitek TQM. Dia menciptakan pendekatan sederhana untuk melakukan perubahan. Siklus PDCA terdiri dari empat fase; merencanakan, melakukan, memeriksa, dan bertindak.
Rencana – Tahap perencanaan biasanya dimulai setelah perusahaan melalui analisis akar permasalahan dan mengidentifikasi isu atau permasalahan yang perlu ditangani. Bisnis kemudian akan merencanakan bagaimana perbaikan perlu dicapai.
Melakukan – Setelah tahap perencanaan, bisnis kemudian akan melanjutkan dengan perubahan yang telah direncanakan untuk mengatasi masalah yang diidentifikasi dalam analisis akar penyebab. Hal ini mungkin sederhana seperti membeli peralatan baru untuk lini produksi, atau rumit seperti mengubah cara evaluasi vendor.
Memeriksa – Setelah bisnis mengikuti rencana dan melakukan perubahan untuk mengatasi masalah atau masalah, tahap pemeriksaan harus digunakan untuk memvalidasi bahwa perubahan yang dilakukan telah memberikan hasil yang diperlukan. Jika tahap pemeriksaan tidak memvalidasi bahwa masalah telah teratasi, maka bisnis perlu melakukan hal tersebut memulai kembali siklus PDCA pada tahap perencanaan dan mengembangkan rencana baru untuk mencapai apa yang diperlukan hasil.
Bertindak – Fase terakhir dari siklus PDCA mengharuskan perusahaan untuk ikut serta ketika permasalahan telah terselesaikan melakukan perubahan terhadap prosedur operasi standarnya dan jika perlu, menerapkan perubahan tersebut pada bagian lain dari prosedur tersebut bisnis.
