Manajemen vendor memungkinkan Anda membangun hubungan dengan pemasok dan penyedia layanan yang akan memperkuat kedua bisnis. Manajemen vendor bukan tentang menekan vendor Anda dengan harga serendah mungkin. Proses manajemen vendor melibatkan bolak-balik sukses hubungan sehingga pemasok dan pembeli sama-sama mendapatkan keuntungan. Prosesnya harus disusun sedemikian rupa sehingga menguntungkan kedua belah pihak.
Berkomunikasi Secara Teratur dan Sering
Yang paling penting faktor keberhasilan manajemen vendor adalah berbagi informasi dan prioritas dengan vendor Anda. Tetapkan ritme dan agenda pertemuan wajib dengan vendor. Pertemuan ini tidak perlu dilakukan secara tatap muka karena pertemuan virtual kini sangat mudah diatur dan digunakan. Komunikasi yang teratur akan memastikan bahwa kedua rangkaian prioritas tersebut dipahami dan dipatuhi. Tujuan dari pertemuan ini adalah untuk mendorong akuntabilitas dan pemantauan pertunjukan.
Keseimbangan Komitmen dan Persaingan
Salah satu tujuan dalam manajemen vendor adalah mendapatkan komitmen vendor Anda untuk membantu dan mendukung prioritas bisnis yang telah Anda tetapkan dan akan diukur. Pada gilirannya, vendor juga mengharapkan tingkat komitmen tertentu dari bisnis Anda. Bukan berarti Anda harus menerima begitu saja harga yang mereka berikan. Selalu dapatkan tawaran yang kompetitif.
Libatkan Vendor dalam Sesi Strategi Utama
Jika vendor memasok komponen/produk atau layanan utama ke operasi Anda, undanglah vendor tersebut ke pertemuan strategis yang melibatkan produk yang melibatkan mereka. Tujuan mempekerjakan vendor ini adalah karena mereka dianggap sebagai pemasok penting, dan dalam peran tersebut, vendor dapat membuat produk atau layanan lebih baik dan/atau lebih murah daripada yang Anda bisa.
Mereka adalah ahli di bidangnya dan Anda dapat memanfaatkan keahlian tersebut untuk membuat bisnis Anda kompetitif keuntungan, terutama jika mereka berpartisipasi dalam pertemuan-pertemuan di mana keputusan-keputusan penting dan strategi-strategi diambil didirikan. Pastikan Anda memiliki yang sesuai Perjanjian Larangan pengungkapan informasi rahasia (NDA) sebelum pertemuan semacam ini dilakukan dengan vendor.
Membangun Kemitraan untuk Jangka Panjang
Manajemen vendor mencari hubungan jangka panjang dibandingkan keuntungan jangka pendek dan penghematan biaya marjinal. Mengganti vendor secara terus-menerus untuk menghemat satu sen pun akan menghabiskan lebih banyak uang dalam jangka panjang dan akan berdampak pada kualitas. Manfaat lain dari hubungan jangka panjang mencakup kepercayaan, perlakuan istimewa, dan akuntabilitas bersama jangka panjang untuk keberhasilan bisnis. Biaya yang harus dikeluarkan untuk berpindah vendor di lini tengah tidak hanya bersifat finansial namun juga dapat menimbulkan konsekuensi yang lebih luas siklus hidup produk dan kemampuan untuk tetap mengikuti perkembangan peluncuran dan pembaruan produk.
Pahami Bisnis Vendor Anda
Vendor yang Anda pilih sedang menjalankan bisnis untuk mendapatkan keuntungan, sama seperti Anda. Oleh karena itu, jika Anda terus-menerus menekan mereka untuk memangkas biaya, maka kualitasnya akan menurun atau mereka akan gulung tikar. Komponen kunci manajemen vendor adalah menyumbangkan pengetahuan atau sumber daya yang dapat membantu vendor melayani Anda dengan lebih baik.
Mengenal bisnis vendor dan model bisnis profitabilitasnya akan membantu Anda memahami sisi kemitraan mereka dan akan membangun hubungan yang lebih baik antara kedua perusahaan.
Menang-Menang Adalah Tujuannya
Manajemen vendor mengharuskan negosiasi diselesaikan dengan itikad baik. Carilah poin-poin negosiasi yang dapat membantu kedua belah pihak mencapai tujuan mereka. Taktik negosiasi yang kuat hanya akan berhasil dalam jangka waktu yang lama sebelum salah satu pihak meninggalkannya.
Sejajarkan Nilai
Manajemen vendor lebih dari sekedar mendapatkan harga terendah. Seringkali harga terendah juga menghasilkan kualitas terendah. Seperti kata pepatah, “Anda mendapatkan apa yang Anda bayar.” Berhati-hatilah untuk tidak meremehkan vendor dengan mengorbankan kualitas, karena hal ini dapat berdampak besar pada bisnis Anda sendiri. Kuncinya adalah kedua belah pihak menyelaraskan nilai-nilai yang baik. Anda harus bersedia membayar lebih untuk mendapatkan kualitas yang lebih baik. Jika vendor serius dengan kualitas yang mereka berikan, mereka tidak akan kesulitan menentukan rincian kualitas dalam kontrak.
