Email itu Emosional.
Berapa banyak email yang Anda duduki sekarang? Apakah mereka menunggu dengan sabar dan manis di kotak masuk Anda untuk check-in terjadwal berikutnya? Atau, apakah mereka memanggil nama Anda—mengingatkan Anda apa yang belum Anda lakukan hari ini?
Email saya cenderung “memanggil nama saya dan mengingatkan saya akan kekurangan yang saya rasakan”, tetapi komunikasi online juga merupakan bagian penting dari alur kerja saya. Selain itu, begitulah cara saya tetap terhubung dengan beberapa orang paling bersemangat yang pernah bekerja sama dengan saya. Jadi, saya harus belajar mengelola kotak masuk saya seperti saya mengelola emosi-diri saya di tempat kerja: dengan hati-hati, dan dengan fokus pada batasan.
Ada banyak buku dan artikel tentang mengatur waktu di tempat kerja secara efektif, terutama seputar email. Beberapa berpendapat kami menghapus email sebanyak mungkin, jika tidak semuanya. Saya tidak setuju dengan gagasan bahwa email tidak ada gunanya, pekerjaan yang dangkal; beberapa bisnis dibangun di atas kolaborasi dan mengandalkan komunikasi email untuk maju. Banyak pekerja ditugaskan dengan "pekerjaan dangkal" ini yang memungkinkan segala sesuatunya mengalir dengan lancar, berfungsi sebagai tulang punggung yang tidak terlihat namun penting.
Hari-hari ini, saya menemukan diri saya di jurang baru: bagaimana saya bisa berkomunikasi secara efektif tanpa menguras waktu dan energi yang berharga? Dan, bagaimana saya bisa menghilangkan beberapa emosi dan stres di sekitar kotak masuk saya? (Atau, apakah saya satu-satunya yang merasa bahwa email membawa beban emosional?)
Inilah cara saya mengelola email secara fisik dan emosional, demi pekerjaan saya—dan demi diri saya sendiri setelah bekerja.
Operasi Kotak Masuk Nol
Strategi masuk saya adalah kotak masuk nol, tetapi selama beberapa minggu terakhir, saya belum dapat menembus ambang batas 100 email terakhir itu. (“Hari ini adalah harinya!” kataku setiap hari; tetapi ) Dan dalam menghadapi 100 email terakhir itu, saya melihat berapa banyak email yang menghabiskan lebih dari sekadar waktu saya di tempat kerja; itu menguras tenagaku.
Saya sudah menulis sebelumnya tentang bagaimana saya mengurangi tanda seru saya dalam komunikasi saya, yang membantu melepaskan lapisan praduga dan emosi yang berlebihan. Saya bahkan menemukannya diterjemahkan ke dalam dunia nyata melalui komunikasi yang lebih langsung—saya merasa tidak terlalu takut akan penolakan dan lebih percaya diri untuk meminta apa yang saya butuhkan.
Berikut adalah tiga strategi yang telah membantu saya mengamankan mustang kotak masuk saya:
Tetapkan batasan seperti seorang juara.
Email bukan ruang obrolan. Jika Anda menghubungi saya, Anda mungkin sudah mengetahui hal ini: Saya bukan penanggap cepat kecuali ada sesuatu yang mendesak (halo, Matriks Eisenhower). Saya juga mencoba untuk memimpin dengan memberi contoh dan membuat email yang ringkas namun menyeluruh. Jika ada harapan (nyata atau imajiner) dari respons instan di tempat kerja Anda, tantang itu dengan hanya merespons saat Anda siap.
Saya juga tidak lagi meminta maaf atas tanggapan yang tertunda setelah menemukan beberapa alternatif yang ramah. Saya telah mengurangi lebih dari sebelumnya pada "kebaikan" tambahan karena ada pekerjaan yang harus dilakukan, dan tidak ada yang perlu membaca fluff.
Oh, dan kecuali Anda beroperasi pada siklus yang mendesak, saya sangat menyarankan untuk menghapus pemberitahuan push yang menunjukkan kepada Anda setiap email baru secara real-time. Ini akan mengubah hidup Anda.
Menetapkan metode manajemen tugas baru.
Siapa lagi yang bersalah menggunakan kotak masuk mereka sebagai daftar tugas mereka? Meskipun ada proyek tertentu yang mungkin masih saya operasikan di luar kotak masuk saya, saya bergerak menuju manajemen tugas yang lebih efektif (dan tidak menimbulkan stres).
Misalnya, setiap hari Senin, saya menarik prioritas mingguan saya ke catatan tempel di desktop saya. Kemudian, setiap pagi, saya meninjau daftar proyek dan menulis di agenda saya tugas-tugas utama saya untuk hari itu. Saya juga mencatat tugas dari kotak masuk saya—lalu saya akan mengarsipkan email dan membiarkan diri saya yang suka daftar mengelolanya dari sana. (Ini juga membantu saya melacak proyek saya untuk saya buku harian kerja.)
Saya juga belajar bahwa jika ada email yang harus saya kirim, akan lebih produktif untuk menuliskannya sebagai tugas khusus yang terpisah. Mengirim email yang bijaksana bisa melelahkan bagi saya, jadi memberi setiap email ruangnya sendiri di daftar tugas saya adalah praktik harga diri.
Kelola email keluar dengan cermat.
Secara pribadi, email keluar lebih mengintimidasi daripada kotak masuk tanpa akhir. Potensi kesalahan, potensi penolakan: itulah yang saya bicarakan ketika saya mengatakan email itu emosional. Jadi, di sinilah saya mengambil beberapa saat dari meja saya untuk mendapatkan sinar matahari dan udara segar, lalu saya duduk dengan secangkir kopi dan membunyikan musik yang menenangkan di headphone saya.
Kadang-kadang, saya meyakinkan diri sendiri dengan meninjau draf dengan hati-hati, memastikan setiap email adalah mahakarya sebelum saya mengirimkannya. Tetapi di lain waktu, saya cukup percaya diri untuk tidak membaca ulang setiap draf jutaan kali sebelum mengirimkannya. Terkadang, saya menekan tombol kirim sebelum otak kadal saya berkata, “tetapi apa yang akan terjadi jika itu tidak sempurna?” dan lihat pesannya diperkecil ke eter digital.
Mengelola Emosi yang Diinduksi Email
Dari semua artikel swadaya yang saya baca, hanya sedikit yang menawarkan bantuan untuk jenis kelelahan yang sangat spesifik yang Anda alami saat harus mengarungi lautan email setiap hari.
Tidak ada yang berbicara tentang beban di perut Anda setelah mengirim email yang sangat berani, atau kepanikan ketika Anda merasa salah mengeja nama. Atau, sekali lagi, ketakutan akan penolakan. (Banyak dari ini berasal dari hari-hari saya yang dingin di mana saya mencoba untuk mengajukan hal-hal seperti komputasi awan ke blogger teknologi — ada banyak larangan di ruang itu.)
Jadi, selain dari metode pengiriman email “kelilingi diri saya dengan kesenangan”, saya juga mengembangkan beberapa taktik untuk membantu meringankan kecemasan saya di sekitar hari-hari yang penuh dengan email.
Tarik napas dalam-dalam sebelum membuka aplikasi email Anda.
Saya tidak bercanda ketika saya mengatakan bahwa email bekerja untuk saya, itulah sebabnya saya mengambil beberapa napas dalam-dalam sebelum membuka kotak masuk saya setiap hari. Pada hari-hari tanpa henti, saya juga akan melakukan ini di antara pengiriman. Ini adalah cara yang membantu untuk merasa lebih hadir dan mengeluarkan saya dari kepala mil-per-menit.
Pergi ke luar.
Jika Anda bisa, menyelinap keluar untuk berjalan sepuluh menit. Ini biasanya memberi saya ruang mental dan fisik yang cukup untuk kembali merasa segar dan percaya diri untuk berkuasa melalui sisa kotak masuk saya.
Mengkonsumsi bentuk media yang berbeda.
Jika ragu, klik keluar. Jika saya mulai terlalu banyak memikirkan email, saya akan membuka folder buletin saya dan membaca beberapa info terbaru tentang perusahaan dampak sosial atau berita media. Saya menemukan ruang yang memiliki sedikit harapan, namun tetap relevan dengan pekerjaan yang saya lakukan. Saya mengisi cangkir saya dengan kata-kata dari para pemimpin industri dan mungkin beberapa konten ringan sebelum kembali ke kotak masuk saya.
Hapus, arsipkan, hapus, ulangi.
Hapus dengan kejam. Berhenti berlangganan dengan kejam. Jika itu tidak menambah nilai ke kotak masuk Anda (atau "memicu kegembiraan" jika itu lebih cocok untuk Anda), buang saja. Jika Anda mungkin kembali lagi nanti (Anda tidak akan melakukannya), simpan dalam folder. Jika kotak masuk tak terbatas lebih sesuai dengan gaya Anda, lakukan saja—temukan apa yang cocok untuk Anda. Tujuannya agar tidak merasakan gelombang stres atau kecemasan saat Anda membuka email setiap pagi.
Kotak masuk yang berfokus pada perawatan diri adalah kotak masuk yang tidak mengganggu Anda, tidak membuat Anda terjaga di malam hari, atau mengurangi pekerjaan terpenting Anda. Ini adalah kotak masuk yang memberdayakan Anda, melayani Anda, dan memajukan Anda.
Semangat, rekan-rekan emailer. Kami punya ini.
