Come iniziare una lettera con esempi di saluti professionali

Qual è il modo migliore per iniziare una lettera? Quando si scrive una lettera per scopi professionali, un saluto appropriato è essenziale. Il tuo saluto dà il tono alla tua lettera o e-mail ed è un indicatore delle tue capacità di comunicazione scritta.

Rivedi le informazioni sulle opzioni per iniziare una lettera, inclusi saluti professionali e personali, esempi dei migliori saluti e cosa fare quando non hai una persona di contatto.

Opzioni per iniziare una lettera

Al momento di decidere quale saluto usare, dovresti valutare se e quanto conosci la persona a cui stai scrivendo. La risposta determinerà come inizi la tua lettera. È importante usare un saluto formale e professionale quando non si conosce bene il destinatario della lettera o dell'e-mail.

Saluti personali

Quando usare il nome di una persona: Se stai scrivendo a qualcuno a titolo professionale che conosci personalmente da molti anni, è opportuno utilizzare solo il suo nome.

Saluti professionali

Quando usare un saluto professionale:

Se non conosci bene la persona, è meglio usare Sig., Sig.na o Dott. come un appropriata lettera di saluto commerciale. Quando non conosci il sesso del destinatario, puoi usare il suo nome e cognome. Se hai dei dubbi su quale saluto dovresti usare, pecca per eccesso di cautela e usa uno stile di discorso più formale.

Usa un saluto formale

Mantienilo formale: Cerca di evitare la tentazione di iniziare la tua lettera professionale con saluti informali come "Ciao", "Saluti", "Ciao" o "Buongiorno" se non conosci il nome della persona di contatto.

Mentre quei saluti informali vanno bene per e-mail casuali agli amici o anche per e-mail più formali che potresti inviare a gruppi di persone, in un lettera professionale dovrai usare un saluto personale con un nome e/o un cognome ("Caro signor Doe") o un titolo di lavoro ("Dear Hiring Manager").

Punteggiatura

Ricorda anche di includere il punto dopo "Mr." e "signora". e segui il tuo saluto con due punti o una virgola (ad esempio, "Cara signora Doe:" o "Cara Jamie Chen,").

Esempi di lettere di saluto professionali

Questi saluti sono tutti adatti per comunicazioni professionali.

Quando conosci bene la persona:

• Caro Cindy
• ciao Peter
• Ciao Bob

Quando conosci il nome della persona:

• Gentile Sig./Sig.ra Cognome; ad esempio, caro signor Dolan o cara signora Butler
• Gentile Sig./Sig.ra Nome e cognome; ad esempio, caro signor Martin Haynes o cara signora Melissa Tandor
• Gentile Nome Cognome; ad esempio, Caro Michael Cairns

Quando non conosci il sesso della persona:
Quando hai un nome ma non sei sicuro del sesso della persona a cui stai scrivendo, è accettabile tralasciare il titolo onorifico e utilizzare solo il nome e il cognome. Per esempio:

• Caro Robin Miller
• Caro Jamieson Cavanaugh

Prova a trovare una persona di contatto

Se possibile, usa un nome di contatto quando scrivi. Questo rende la tua lettera più personale e crea un rapporto immediato con il lettore. Se non hai un nome di contatto, fai qualche ricerca per scoprire il persona giusta a cui indirizzare la tua lettera.

A volte il nome sarà sul sito web dell'azienda, oppure potresti essere in grado di trovare la persona giusta su LinkedIn. Forse uno dei tuoi colleghi o contatti sa chi potrebbe essere la persona giusta. Puoi anche chiamare l'ufficio della persona sconosciuta a cui stai scrivendo e chiedere il nome alla receptionist spiegando il motivo della chiamata.

Per esempio: "Sto facendo domanda per un lavoro con la vostra azienda. Potete per favore dirmi il nome del vostro responsabile delle assunzioni in modo che io sappia a chi devo indirizzare la mia lettera di accompagnamento?"

Saluti da utilizzare quando non si dispone di una persona di contatto

A volte, nonostante i tuoi migliori sforzi, non riesci proprio a trovare un nome a cui indirizzare la tua lettera. In tal caso, hai una varietà di scelte, tutte professionali e appropriate.

Più informazioni hai su dove stai inviando la lettera, meglio è. (Ad esempio, il dipartimento delle risorse umane dell'azienda o il responsabile del dipartimento relativo alla tua richiesta.) In questo modo, puoi fare una scelta più mirata quando selezioni il tuo saluto.

Se non hai una persona di contatto, ci sono una varietà di opzioni tra cui scegliere:

• Caro Direttore del Personale
• Caro Direttore Risorse Umane
• Caro team di reclutamento
• Caro reclutatore di [Nome azienda]; ad esempio, Caro reclutatore della società ABC
• Caro reclutatore di [nome dipartimento]; ad esempio, Caro reclutatore di supporto IT
• Caro team di [Nome dipartimento]; ad esempio, Caro Product Recruiter
• Saluti
• Gentile signore o signora (questo è obsoleto, quindi evita se possibile)
• A chi può interessare (utilizzare se non si hanno altre opzioni realizzabili)

Saluti da evitare

I seguenti saluti non sono appropriati per lettere formali o messaggi di posta elettronica:

• Buona giornata
• Buongiorno o Buon pomeriggio (non sai quando riceveranno la lettera o il messaggio di posta elettronica)
• CIAO
• Ciao
• EHI
• Ehilà

Suggerimenti per scrivere e inviare una lettera

Saluto

Inizia la tua lettera con un saluto appropriato, come elencato sopra.

Primo paragrafo

Dopo il saluto, inizia il primo paragrafo, che di solito è un'introduzione che fa sapere al lettore chi sei e di cosa stai scrivendo. Se hai un conoscente comune che ti ha indirizzato al lettore, dovresti menzionarlo in questo momento.

Corpo della lettera

Il corpo della tua lettera è normalmente costituito da un paragrafo o due di testo. Qui puoi approfondire il tema della tua lettera e fornire dettagli di supporto per l'argomento.

Sii accurato ma non ripeterti e non andare avanti e indietro su dettagli non importanti.

Conclusione

Successivamente, dovrai riassumere la tua lettera. Il tuo riepilogo dovrebbe includere un ringraziamento alla persona per il suo tempo e la sua considerazione. Se prevedi di ricontattarlo in un secondo momento, puoi anche fornire i dettagli su quando e come lo contatterai.

Opzioni di chiusura

Finisci il tuo lettera professionale con chiusura, come "Cordiali saluti" o "Saluti". Se prevedi di inviare la lettera per posta, la firma deve essere seguita dal nome digitato.

Se stai inviando un'e-mail, il tuo nome digitato dovrebbe essere seguito dalle tue informazioni di contatto, che puoi digitare manualmente o farlo automaticamente per te. Ecco come impostare una firma e-mail automatica.