איך לקבל עובדים חדשים למקום העבודה

כריסטין מקדייד היא מקצוענית במשאבי אנוש (PHR & SHRM-CP) עם למעלה מ-20 שנה במגזר הציבורי.

להיות ה-Newbie בעבודה

להיות עובד חדש בעבודה זה כמו היום הראשון בבית הספר החדש. העובד החדש נכנס למקום העבודה עם ציפיות גבוהות לגבי כמה דברים גדולים יהיו בעבודה. כל העמיתים לעבודה מגדילים את העובד החדש כדי להבין מה הם יביאו למקום העבודה. חילופי המבטים יביאו כמה מסרים ראשוניים לא-מילוליים מביכים. אולם בסופו של דבר, מתרחשות היכרות ידידותית בין העובד החדש לעמיתיו החדשים לעבודה. כאשר עמיתים לעבודה יתחילו להכיר את העובד החדש, הם יתחילו למצוא כמה תחומי עניין ודמיון משותפים בחוויית העבודה של העובד החדש. עם הזמן, עמיתים לעבודה יבנו אחווה עם העובד החדש ככל שמתפתחים יחסי עבודה בוטחים. כאשר עובדים חדשים מרגישים שמתקבלים בברכה ומקבלים את הכלים לעבור בהצלחה לעבודה החדשה, הם צפויים לחוות חוויה מתגמלת עם המעסיק החדש. נוהג זה מכונה בדרך כלל עלייה למטוס. עם זאת, כאשר לא ניתנים זמן ותשומת לב כדי לגרום לעובד החדש להרגיש חלק מה- צוות, סיכוי גדול שהעובד לא יישאר, או לא יעמוד בציפיות של עבודה.

מה זה "עלייה למטוס"?

ויקיפדיה מגדירה כניסה למטוס באופן הבא:

• עלייה למטוס, ידוע גם כ סוציאליזציה ארגונית, מתייחס למנגנון שדרכו חדש עובדים לרכוש את הידע, המיומנויות וההתנהגויות הדרושים כדי להפוך לחברים ואנשי פנים יעילים בארגון.

מעסיקים השתמשו באופן מסורתי אוריינטציה של עובד חדש כמו הזמן להחדרה רשמית לעובדים חדשים ל"פנים והחוץ" של הארגון. מפגש זה מתארח בדרך כלל על ידי משאבי אנוש כדי להציג אנשי צוות מפתח, סקירת מדיניות והדרכה שונה בנושא שירות לקוחות, הטרדה במקום העבודה ובטיחות. ארגונים מסוימים מקיימים אוריינטציה למשך מספר שעות ואחרים עשויים להחזיק את האוריינטציה למשך יום או יותר. בהתאם לארגון, כמות המידע המופץ לעובד החדש תשתנה.

כיום, ארגונים מכירים בקשר של תהליך ההטמעה עם הצלחת העובד החדש בארגון. בנוסף, ההשקעה שנכנסת לגיוס וגיוס עובד חדש היא רבה. לכן, מעסיקים רוצים להפיק את המרב מהשקעתם. כישלון בשימוש בפרקטיקות הצטרפות והתמצאות הוא נוהג עסקי גרוע עבור ארגון.

אילו נושאים נדונים עבור הטמעת עובדים חדשים

כדי להכיר לעובדים חדשים את המדיניות, את מבנה הארגון ואת התפקידים עצמם, מעסיקים משתמשים במפגשי אוריינטציה מובנים. משאבי אנוש עובדים עם מנהלים כדי לתכנן מפגש שיכסה את הנושאים החשובים שעובדים חדשים צריכים לדעת כדי להצליח במקום העבודה. הנושאים הבאים מוצגים לעתים קרובות לעובדים חדשים במהלך ההתמצאות:

• היסטוריה של הארגון - מעסיקים מציגים את ההיסטוריה של הארגון במהלך ההתמצאות. עובדים חדשים מתעניינים כיצד הארגון התפתח וצמח מאז הקמתו.
• מבנה ארגון ותרשים ארגון - עובדים חדשים לרוב אינם מכירים את המנהיגות הביצועית ואת המבנה של המעסיק החדש שלהם. כך למשל, יעניין את העובדים ללמוד על המחלקות והחטיבות השונות המרכיבות את הארגון.
• מדיניות ונהלים - התמצאות היא זמן טוב להציג מדיניות במדריך לעובדים. יש לדון במדיניות חשובה כמו הטרדה במקום העבודה, העברות עבודה ותלונות כדי שהעובדים יהיו מודעים לזכויותיהם.
• בְּטִיחוּת - התמצאות היא גם זמן טוב עבור קצין הבטיחות או מנהל הסיכונים של החברה להציג את מדיניות הבטיחות שלהם במקום העבודה. מאחר שנוהלי בטיחות טובים משפיעים על כל תפקיד בארגון, חשוב שעובדים חדשים ידעו לדווח על פציעות, תאונות עבודה וכדומה לצוות המתאים.
• FMLA - צוות משאבי אנוש דנים בחוק חופשות משפחתיות ורפואה, FMLA, עם העובדים כדי להציג את זכויותיהם על פי החוק הפדרלי. למעסיקים מתאימים שמקדישים זמן לחינוך עובדים יהיה כוח עבודה מיודע יותר לגבי החוק החשוב הזה.
• הטבות עובד - משאבי אנוש מקדישים זמן רב במהלך ההכוונה לדיון בהטבות לעובדים. בעוד שמעסיקים רבים כוללים מידע על הטבות לעובדים במכתב ההצעה עצמו, כדאי להקדיש זמן במהלך ההכוונה כדי לדון באפשרויות של העובד. בריאות, רפואת שיניים, נכות קצרה וארוכה, 401K, פנסיה, ביטוח חיים, חזון והטבות אחרות ניתנות לרוב כאופציות לעובדים חדשים. צוות משאבי אנוש ירצה להציג את המידע הן באופן אישי והן בכתב למשתתפי ההכוונה. מכיוון שיש מידע רב לדון בו שהוא אישי וייחודי לכל עובד, משאבי אנוש לעתים קרובות לקבוע פגישות עם העובדים החדשים כדי לנהל שיחות אחד על אחד על היתרונות שלהם חֲבִילָה.
• מערכת הערכת ביצועים - עובדים ירצו לדעת באיזו תדירות הממונים יעריכו את ביצועיהם. הערכות ביצועים נעשות בדרך כלל מדי שנה ולעיתים קרובות קשורות להעלאת הכשרון.
• איגודים - אם המעסיק החדש מאוגד, עשוי להיות מועיל לספק פרטי התקשרות לעובדים שתפקידם מתאים להיות באיגוד.
• החזר הדרכה ושכר לימוד - ארגונים מסוימים מציעים הזדמנויות הכשרה שונות והחזר שכר לימוד עבור קורסים במכללה. בעוד שהמידע מופיע לעתים קרובות במדריך לעובדים, כדאי להקדיש רגע במהלך ההתמצאות כדי לספק למשתתפים סקירה מהירה של התוכניות.

המגע האישי

מלבד ביצוע הכוונה לקבוצת עובדים חדשים, הממונים מספקים זמן אחד על אחד עם העובדים החדשים. סיור בארגון לעובד חדש מספק פרספקטיבה טובה והבנה ויזואלית של מתווה הארגון. היכרות אישית עם עמיתים לעבודה באתרי העבודה השונים מוערכת על ידי העובד החדש שמנסה להכיר את הכל וכולם בארגון. חלק מהארגונים שולחים מזכר היכרות או מפרסמים תמונה עם מידע רקע על העובד החדש בניוזלטר של החברה כדי לראות את כל מקום העבודה. כל נגיעה אישית המפגישה את העובד עם עמיתים לעבודה תהווה דרך ידידותית להכיר לעובד החדש את מקום העבודה.

התייחסו לאחרים כפי שהייתם רוצים שיתייחסו אליכם

הדרך הטובה ביותר לקבל את פניו של עובד חדש היא לעשות זאת בצורה אינפורמטיבית תוך התחשבות וידידותית. עובדים חדשים לא צריכים לעבור שום צורה של חניכה כדי להיות חבר בצוות. יש להטמיע אותם במקום העבודה באופן שיעזור להם להתחיל טוב בתפקידם החדש. על ידי הבנת היתרונות, ההטבות וההזדמנויות השונות העומדות לרשותם, עובדים חדשים יחוו רמה נמוכה יותר של חרדה ויהיו יותר כמו להצליח בארגון.

• SHRM Online - החברה לניהול משאבי אנוש
  האגודה לניהול משאבי אנוש מספקת משאבים מצוינים לאנשים המחפשים מידע על משאבי אנוש.

כריסטין מקדייד (סופרת) מדרום מערב פלורידה ב-28 בפברואר 2013:

התחלה טובה בעבודה חדשה היא ממש חשובה. תחלופה, שביעות רצון בעבודה והפרודוקטיביות הכוללת עלולים להיות מושפעים לרעה כאשר עובדים חדשים אינם מוצגים כראוי למקום העבודה. תודה על ההערות.

דיוויד ליברמור מבייקרספילד, קליפורניה, ארצות הברית ב-27 בפברואר 2013:

זה נכון מאוד. אם לא יזכו לעובדים חדשים היכרות נכונה עם הארגון, ייתכן שהם לעולם לא יקבלו תחושה טובה לגבי זה.

מרכז טוב, הצביעו!