מהי הדרך הטובה ביותר להתחיל מכתב? כאשר כותבים מכתב למטרות מקצועיות, ברכה מתאימה היא הכרחית. הברכה שלך קובעת את הטון למכתב או לדוא"ל שלך, ומהווה אינדיקטור לכישורי התקשורת שלך בכתב.
סקור מידע על אפשרויות לפתיחת מכתב, כולל ברכות מקצועיות ואישיות, דוגמאות להצדעות הטובות ביותר ומה לעשות כשאין לך איש קשר.
אפשרויות לפתיחת מכתב
כשמחליטים באיזו ברכה להשתמש, עליך לשקול האם, וכמה טוב, אתה מכיר את האדם שאליו אתה כותב. התשובה תקבע כיצד תתחיל את המכתב שלך. חשוב להשתמש בברכה רשמית ומקצועית כאשר אינך מכיר היטב את המכתב או הנמען שלך.
ברכות אישיות
מתי להשתמש בשם הפרטי של אדם: אם אתם כותבים למישהו בתפקיד מקצועי שאתם מכירים אישית כבר שנים רבות, ראוי להשתמש רק בשמו הפרטי.
ברכות מקצועיות
מתי להשתמש בברכה מקצועית: אם אתה לא מכיר את האדם היטב, עדיף להשתמש בו מר, גברת או ד"ר. בתור מכתבים עסקיים מתאימים. כאשר אינך יודע את מינו של הנמען, תוכל להשתמש בשם הפרטי ובשם המשפחה שלו. אם יש לך ספק באיזו ברכה עליך להשתמש, תטעה בזהירות והשתמש בסגנון הפנייה הרשמי יותר.
השתמש בהצדעה רשמית
שמור על זה רשמי: נסה להימנע מהפיתוי להתחיל את המכתב המקצועי שלך בהצדעות לא רשמיות כמו "שלום", "שלום", "שלום לך" או "בוקר טוב" אם אינך יודע את שמו של איש הקשר שלך.
בעוד שהברכות הבלתי רשמיות האלה טובות לאימיילים מזדמנים לחברים או אפילו לאימיילים רשמיים יותר שאתה עשוי לשלוח לקבוצות של אנשים, ב מכתב מקצועי תצטרך להשתמש בהצדעה אישית עם שם פרטי ו/או שם משפחה ("מר איילה יקר") או שם עבודה ("הגיוס היקר" מנהל").
הקפד תמיד לבדוק פעמיים את האיות של שם הנמען. אחרת, אתה תעשה רושם גרוע מתחילת המכתב שלך.
סימני פיסוק
זכור גם לכלול את התקופה שאחרי "מר." ו"גברת." ועקוב אחר ההצדעה שלך עם נקודתיים או פסיק (למשל, "גברת איילה יקרה:" או "ג'יימי צ'ן היקר").
דוגמאות לברכות מכתבים מקצועיים
ברכות אלו מתאימות כולן לתקשורת מקצועית.
כאשר אתה מכיר את האדם היטב:
- סינדי היקרה
- היי פיטר
- שלום בוב
כאשר אתה יודע את שמו של האדם:
- מר/גב' היקר. שם משפחה; למשל, מר דולן היקר או גב' באטלר היקרה
- מר/גב' היקר. שם פרטי שם משפחה; למשל, מר מרטין היינס היקר או גב' מליסה טנדור היקרה
- שם פרטי שם משפחה יקר; למשל, מייקל קיירנס היקר
כאשר אינך יודע את מינו של האדם:
כאשר יש לך שם אך אינך בטוח במינו של האדם שאליו אתה כותב, מקובל להשאיר את הכבוד, ולהשתמש בשם הפרטי ובשם המשפחה בלבד. לדוגמה:
- רובין מילר היקר
- ג'יימיסון קבאנו היקר
נסה למצוא איש קשר
אם אפשר, השתמש בשם של איש קשר כשאתה כותב. זה הופך את המכתב שלך לאישי יותר, וזה יוצר מערכת יחסים מיידית עם הקורא. אם אין לך שם איש קשר, בצע מחקר כדי לגלות את האדם הנכון לפנות אליו את מכתבך.
לא לוקח הרבה זמן מיותר לעשות ניסיון למצוא שם, והסנטימנט שהוא מעביר שווה את זה. שווה לנסות, גם אם לא הצלחת.
לפעמים השם יהיה באתר החברה, או אולי תוכל למצוא את האדם הנכון בלינקדאין. אולי אחד מהקולגות או אנשי הקשר שלך יודע מי יכול להיות האדם המתאים. אתה יכול גם להתקשר למשרד האלמוני שאליו אתה כותב ולבקש מפקיד הקבלה את השם על ידי הסבר הסיבה להתקשרות שלך.
לדוגמה: "אני מגיש מועמדות לעבודה בחברה שלך. האם תוכל בבקשה לומר לי את שמו של מנהל הגיוס שלך כדי שאדע למי עלי לפנות את המכתב המקדים שלי?"
ברכות לשימוש כשאין לך איש קשר
לפעמים, למרות מאמציך, אתה פשוט לא יכול למצוא שם לכתוב אליו את המכתב שלך. במקרה כזה עומדות בפניכם מגוון אפשרויות, כולן מקצועיות ומתאימות.
ככל שיש לך יותר מידע על לאן אתה שולח את המכתב, כך ייטב. (לדוגמה, מחלקת משאבי האנוש של החברה, או מנהל המחלקה הקשורה לפנייתך.) כך תוכל לבצע בחירה ממוקדת יותר בעת בחירת הברכה.
אם אין לך איש קשר, יש מגוון אפשרויות לבחירה:
- מנהל גיוס יקר
- מנהל משאבי אנוש יקר
- צוות גיוס יקר
- מגייס [שם החברה] היקר; למשל, מגייס חברת ABC היקר
- מגייס [שם המחלקה] יקר; למשל, מגייס תמיכת IT יקר
- צוות [שם המחלקה] היקר; למשל, מגייס מוצר יקר
- ברכות
- אדוני או גברתי היקר (זה מיושן, אז הימנע אם אפשר)
- למי זה עשוי להדאיג (השתמש אם אין לך אפשרויות ישימות אחרות)
ברכות שיש להימנע משימוש
הברכות הבאות אינן מתאימות למכתבים רשמיים או הודעות דואר אלקטרוני:
- יום טוב
- בוקר טוב או צהריים (אינך יודע מתי הם יקבלו את המכתב או הודעת האימייל)
- היי
- שלום שם
- היי
- שלום
טיפים לכתיבה ושליחה של מכתב
בְּרָכָה
התחל את מכתבך בברכה הולמת, כפי שמפורט לעיל.
פסקה ראשונה
לאחר הברכה שלך, התחל את הפסקה הראשונה שלך, שהיא בדרך כלל הקדמה המאפשרת לקורא לדעת מי אתה ועל מה אתה כותב. אם יש לכם מכר משותף שהפנה אתכם לקורא, כדאי לציין אותם בשלב זה.
גוף המכתב
גוף המכתב שלך מורכב בדרך כלל מפסקה או שתיים של טקסט. כאן תוכל להרחיב את נושא מכתבך ולספק פרטים תומכים בנושא.
תרצה לשמור את זה תמציתי ורלוונטי לאדם ולנושא.
היו יסודיים אך אל תחזרו על עצמכם ואל תמשיכו עוד ועוד על פרטים לא חשובים.
סיכום
לאחר מכן, תצטרך לסכם את המכתב שלך. הסיכום שלך צריך לכלול תודה לאדם על הזמן וההתחשבות שלו. אם אתם מתכננים מעקב מאוחר יותר, תוכלו גם לספק את הפרטים מתי וכיצד תפנו אליו.
אפשרויות סגירה
סיים את שלך מכתב מקצועי עם סיום, כגון "בברכה" או "בברכה". אם אתה מתכנן לשלוח את המכתב בשירות הדואר, החתימה שלך צריכה להיות אחריה עם שמך המוקלד.
אם אתה שולח דוא"ל, השם שהוקלד אמור להיות מלווה את פרטי הקשר שלך, שאותם תוכל להקליד באופן ידני או לבצע זאת באופן אוטומטי עבורך. הנה כיצד להגדיר חתימת דוא"ל אוטומטית.
טייק אווי מפתח
- בחר ברכה רשמית. כאשר אינך מכיר היטב את האדם שאליו אתה כותב, אל תשתמש בברכה סתמית.
- נסה למצוא איש קשר. אם אינך מוצא איש קשר, זה בסדר להשתמש בברכה גנרית.
- קרא הגהה במכתב או באימייל שלך. כאשר אתם שולחים התכתבות מקצועית, חשוב להגיה את המסמך בקפידה לפני שאתם שולחים אותו.
