適切な意思決定には文書化が不可欠
人事や雇用の世界では、 従業員のパフォーマンスに関する文書 ～する能力を作ることも壊すこともできる 規律, 終了する、または公正に昇進させ、報酬を与え、 従業員を称える.
すべてを記録するには真剣な努力が必要であるため、マネージャーや人事スタッフにとって文書化は不可欠です。 従業員の雇用履歴における出来事（ポジティブな出来事とネガティブな出来事の両方） パフォーマンス。
ここには、マネージャーや人事スタッフが従業員のパフォーマンスを注意深く文書化するために必要なものがすべて揃っています。
従業員のパフォーマンスを文書化する必要がある理由
- 文書は次の証拠を提供します パフォーマンスの問題について議論されました タイムリーかつ簡潔な方法で従業員に伝えます。
- ドキュメントには、 従業員のパフォーマンスの改善または改善の失敗 時間とともに。 これは、従業員の行動、マネージャーの行動、発生した出来事を時系列で正確に説明したものです。
- 文書は、経営陣が下すべき決定を裏付ける証拠を提供します 懲戒などの不利益な行為 または従業員の解雇。
- 文書は、その従業員が、同様に資格のある他の従業員よりも高い昇進や機会を得る資格があることを証明するものです。
- 文書には、給与の増減を正当化する証拠、または従業員が昇給を受けなかった理由が記載されています。
- 訴訟が起こった場合、完全かつ綿密な文書化が雇用主の利益を保護します。 文書は、管理者の行動をサポートすることができます。 失敗した従業員を解雇する. また、従業員が他の理由ではなく合法的な理由で解雇されたことを証明することもできます。 不法な差別など.
何を文書化するか
マネージャーは、従業員のパフォーマンス (プラスの貢献とパフォーマンスの失敗の両方) を文書化する必要があります。 会議や会話中に従業員が何をしたのか、何を言ったか、またそれに対してマネージャーが何をしたのか、何を言ったかを正確に文書化する必要があります。
会話中に交わした合意はすべて文書化する必要があります。 設定された目標、必要な改善と期待される改善、改善のスケジュール。 文書には、マネージャーが従業員を支援するための約束も含める必要があります。
文書化する方法
文書は、従業員との会議または会話中、またはその直後に作成する必要があります。 実際にそのことが起こった日の従業員との会話を必ず書き留めてください。 後日または翌日まで待つと、ドキュメントは覚えていることに基づいているため、ドキュメントの品質に影響します。
マネージャーが犯す最悪の間違いの 1 つは、必要に応じて従業員のカウンセリング履歴を再構築できると信じることです。 きちんとしたタイムリーな文書化の経験を持つ人事担当者は、再構成された記録にだまされることはありません。 記憶から再構成するマネージャーは、会社に不必要かつ容認できないリスクをもたらします。なぜなら、捏造された履歴は潜在的な訴訟に耐えられないからです。
ドキュメントはプロフェッショナルで、きちんと整理されて見える必要があります。 第三者に出来事の歴史について話しているかのように文書を作成します。 いつかあなたのドキュメントを誰が読むかわからないので、ドキュメントがあなたのプロフェッショナリズムを反映していることを確認してください。 (カクテル ナプキン、封筒、付箋の裏は、専門的な文書としては認められません。)
従業員が組織内で新しい仕事に就いた場合、またはあなたがその職に就いた場合、文書はその従業員の新しいマネージャーに渡される必要があります。 あなたの記憶のために、そしてその従業員の新しいマネージャーに知らせるために、各文書に従業員の名前と役職、あなたの名前と役職、および完全な日付を記載する必要があります。
事実に基づいており、公正で、合法的で、客観的で、完全で、一貫性のある文書を作成してください。 意見を避ける（マイクはいい加減です。 アリスは怠け者です。 トムは私に嘘をついていた。）、中傷し、論説する（ジョンは馬鹿だ。 マークは態度に問題があります。）、レッテル貼り（メアリーは無責任です。 ジョージはチームプレイヤーではありません。)
従業員の行動を解釈しようとすることも避けてください。 （マーシャはこの任務が気に入らないに違いない。 ポーラは頭を抱えているようです。) 形容詞や副詞 (ゆっくり、ずさん、不幸、不機嫌、失礼) などの説明的な言葉の使用は最小限に抑えます。 あなたの意見や解釈ではなく、従業員の具体的な行動や行動を述べてください。
提供する必要がある文書
後で文書を確認する際に必要となるのは、会話の正確な記録です。 事実にこだわり、あなたが言ったことと従業員が言ったことだけを書き留めてください。 文書に曖昧さがなく、事実を正確に伝えていることを確認してください。 (潜在的な法的状況において、文書化されたイベントのいずれかに誤りがあると、文書の残りすべてが疑わしくなります。)
最後に、合意、約束、スケジュール、必要な改善、チェックインポイント、その他記憶から抜け落ちている可能性のある詳細を文書化します。 誤解が生じないように、締め切りや期日は日時をしっかりと設定しましょう。
人事部門の文書化ポリシーを理解してください。これにより、どの文書を組織内に配置する必要があるかがわかります。 従業員の人事ファイル 懲戒処分に関する文書は必ず含める必要があります。
文書を文書化して保管する場所
従業員に関する文書は機密情報であり、従業員にプライベートなものであるため、注意する必要があります。 あらゆる文書はマネージャー、人事部、そして場合によっては次の従業員に対して機密として扱われること マネジャー。 したがって、ドキュメントを共有コンピュータ ドライブに保存することはお勧めできません。 手書きの文書および印刷された管理者の文書は、施錠された保管場所に保管するのが最善です。
結論
これらのガイドラインに従えば、従業員の懲戒、解雇、または配属先の仕事への異動について支援を求めるために人事部に行くとき、 潜在的なフィット感が向上し、 人事部は問題の解決や状況の改善をお手伝いします。 人事部があなたに文書化せよ、文書化せよ、文書化せよと言ったとしても、彼らはあなたを助けることができない。 すべての拠点をカバーする必要があります。
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