多くの組織では、 受付係 は会社の顔です。 新しい顧客、求職者、従業員、サードパーティのベンダーはすべて、受付係の前を通りかかったり、受付係にチェックインしたりするため、雇用主は責任感があり、フレンドリーで、穏やかな人を熱心に探しています。
面接中に聞かれる可能性が高い質問、回答例、就職面接中に最高の印象を与えるためのヒントを時間をかけて確認してください。
受付面接でよくある10の質問
受付担当者によくある質問や回答例、面接時の言い方のコツなどをご紹介します。
1. ペースの速い職場環境に追いつくために何をしていますか?
彼らが知りたいこと: 面接官は、あなたがついていけるかどうかを確認したいと考えています。 どのように回答するかはおそらく重要ではありませんが、明確で自信を持った答えを用意しておく必要があります。.
私が一番に心がけていることは、冷静さを保つことです。なぜなら、必死でストレスを感じた態度は役に立たず、スタッフや顧客の前で良い印象を与えるものではないからです。 私はタスクを優先順位付けして、常に最も重要なタスクに最初に取り組むようにしています。 通常、それは会社の顧客に関係するものです。 また、重要な責任をおろそかにしないように、やるべきことすべての実行リストを作成しています。
2. 毎日のスケジュールをどのように整理していますか?
彼らが知りたいこと: 一日をどのように組み立てるかは、実際には重要ではありません。 重要なのは、あなたがきちんと組織化されており、すべての職務を有能かつタイムリーに完了することを示すことです。
私は毎日、達成する必要があるすべてのリストを作成することから始めます。 会議や予定がないかカレンダーをチェックして、それらを把握し、必要に応じてフロントデスクで連絡を受けることができるようにしています。 私の仕事ではコミュニケーションが重要なので、常に電話に出たり、新しいリクエストがないかメールをチェックしたり、それに応じてフォローアップ タスクを追加して To Do リストを更新したりしています。
3. 顧客の組織に対する第一印象において、受付係はどのような役割を果たしますか?
彼らが知りたいこと: 面接官は、あなたが応募しているポジションを理解していることを確認する必要がありますが、この質問は文化的なものであり、あなたの仕事哲学に触れる可能性もあります。
受付係は、顧客にプラスまたはマイナスの大きな印象を与える可能性があります。 私は顧客が最初に目にする人の一人であるため、イライラしたり不十分なやり取りは、会社や顧客の全体的な経験に対する顧客の意見を非常に悪くする可能性があります。 私にとって、それはレストランでホストがあなたに挨拶するときと似ています。 彼らが狂乱しているように見えたり、失礼な態度をとったりすると、後で食べ物があまり美味しくないと感じる可能性があります。 だからこそ、私は常に笑顔で人々に挨拶し、すべてのお客様が私の注意を完全に受けていると感じられるようにすることを心がけています。
4. 電話または直接、怒っている顧客やゲストに対応しなければならなかったときのことを教えてください。 この状況にどう対処しましたか?
彼らが知りたいこと: これは、ストレスの多い困難な状況にどのように対処するかについて尋ねられる可能性のあるいくつかの質問のうちの 1 つです。 犯罪行為や非倫理的な行為にどのように対応したかを尋ねられることもあります。 正直に言ってください。 誇張したり、自分を安売りしたりしないでください。
私は診療所の受付係として、不満を抱えた患者に電話で対応することがよくありました。 あるとき、請求部門がその日のうちに折り返しの電話をしなかったことに激怒した女性が、電話で私に向かって叫び始めました。 不愉快でした！ このような状況で私が心がけているのは、その人がこのように行動するためにどれだけのストレスを感じているのかを考えることです。 彼女が怒鳴った1分後、私はこう言いました、「あなたは本当にイライラしているんですね。 何が起こっているのか詳しく教えてもらえますか？」 これにより、会話が遅くなり、彼女の声が小さくなりました。 彼女は状況全体を説明し、私は請求担当者がちょうどその日外出中なので連絡するだろうと彼女を安心させました。 また、最初の仕事として、その女性に折り返し電話するようお願いするメモを請求者の机の上に置くことも伝えました。 電話が終わるまでに、彼女はだいぶ落ち着いて、先ほどの厳しい言葉について謝罪しました。
5. あなたは残業をしていますか？
彼らが知りたいこと: 残業したくない場合は、そのように伝えてください。 一定の範囲内で残業をする意思がある場合は、その旨も伝えてください。 確かに、残業しないと仕事が割かれる会社もあります。 しかし、守れない約束をしたり、仕事のために自分や家族の福祉を犠牲にしなければならない立場に自分を置くことは、容認できる選択肢ではありません。 自分の都合に合わせた仕事が必要です。
前日に通知があれば、月に数回残業しても問題ありません。 事前に通知しておくと、計画を立て直すのが容易になります。 緊急の場合は、即日残業も可能ですが、できれば前日までに通知していただきたいと思っています。
6. あなたの最後のオフィスでは何人の従業員が働いていましたか?
彼らが知りたいこと: 面接官は、あなたがどのような環境で働いていたのか、それが以前の環境とどう違うのかを知りたいと考えています。 面接を受けている会社、小規模企業でも大企業でも快適に働くことができるかどうか 職場。
私の前のオフィスには従業員が5人いました。 それは十分に小さいので、私たちは少し家族のように感じ始めました。 ご存知のように、複雑な質問をする前に、請求部門のマーサがコーヒー 2 杯必要であることは誰もが知っていました。 しかし、それ以前の私のオフィスは従業員 60 人というかなり大きな規模でした。 どちらの環境でも快適に感じましたが、広いオフィスでの最初の 1 か月間は少し大変でした 誰が何をしたか、そして多くのオプションを使用してどこに通話を転送するかを把握する必要があったため、困難でした。 利用可能。
7. 事務アシスタント、秘書、または受付係としてのこれまでの職務について説明してください。
彼らが知りたいこと: 面接官は、あなたが履歴書に記載した責任を精査し、それがオファーされているポジションに適合するかどうかを確認したいと考えています。 これは、あなたの職務経験で強調されたポイントを拡張する良い機会でもあります。
ABC Financials の受付係として、私は顧客の最初の担当者でした。 私は一般電話に応答したほか、会社の 5 人の副社長の電話にも応答しました。 私も荷物の受け取りを担当していましたが、 メールの配布、顧客やベンダーへの挨拶と会議室への案内、会社の一般情報メールの最新情報の入手 住所。 また、管理上の責任もたくさんありました。副社長のカレンダーを管理したり、スケジュールを調整したりしました。 出張を担当し、PowerPoint プレゼンテーションやその他の資料の作成と改良を支援して配布しました。 イベント。
8. 電話、クライアント、配送、およびすぐに対処する必要があるその他の問題にどのように優先順位を付けますか?
彼らが知りたいこと: 面接官は、あなたがマルチタスク、時間の管理、タスクの優先順位付けにどの程度優れているかを知りたいと考えています。 これは、複数の優先事項にどのように直面したかを指摘し、それらすべてにどのように対処したかを説明する良い機会でもあります。
オフィスが忙しいときは、マルチタスクが不可欠です。 失礼にならない限り、私はいくつかのタスクを同時に実行するようにしています。 たとえば、配達員からの荷物に署名しながら、簡単に電話に出ることができます。 マルチタスクが不可能な場合、私はクライアントと顧客を最優先に考えます。 必要に応じて、先に別の仕事をするために少し時間をいただけないかと尋ねます。また、本当に忙しい場合は、同僚の従業員を呼んで対応してもらうようにしています。
9. あなたのコンピュータースキルはどのくらいですか?
彼らが知りたいこと: 面接官は、あなたがどのようなコンピュータ スキルを持っているか、スキル レベルが会社の期待と一致しているか、どのプログラムを最も快適に使用できるかを確認したいと考えています。 可能であれば、面接前にその企業がどのようなプログラムを使用しているかを調べておくことをお勧めします。
私は非常に優れたコンピュータースキルを持っています。 私は Microsoft Office に精通しているだけでなく、前職でも会社の Web サイトの更新を行っていたため、WordPress の使用にも慣れています。 新しいプログラムやアプリケーションを使い始めると、ほとんどの疑問はオンライン検索で解決できることが多いですが、同僚からチュートリアルを得るのもありがたいです。
10. カスタマーサービスの経験について教えてください。
彼らが知りたいこと: 面接官は、あなたのカスタマーサービス経験の概要、つまり年数、具体的な例、問題解決にどのスキルを使用することに抵抗がないのかを知りたいと考えています。
私は十代の頃から顧客サービスの仕事をしてきました。 私の最初の仕事は書店で、お客様が本を探すのを手伝い、時にはレジを担当することもありました。 大学時代は小売業のアルバイトもしていて、今回は衣料品の販売でした。 もちろん、ABC 社の受付係として顧客対応も行いましたが、この役割では直接販売はしていませんでした。 探している本を見つけたり、役員との会議時間を変更したりするなど、顧客とやり取りして問題を解決するのはとても快適です。
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今すぐ見る: 受付係の面接でよくある 4 つの質問に答える方法
受付係の質問に答えるためのヒント
優秀な受付係は、細部にまで気を配り、組織的で、優れたコミュニケーション能力を持つ人です。 したがって、候補者は、経験や知識を評価する自由形式の面接の質問に答える準備をして出席する必要があります。 職場のツール、プロセス、スキルセット - 顧客サービスでの作業、マルチタスク、迅速な判断能力など 呼び出します。
この場合、面接官は必ずしも「はい」か「いいえ」で答えることを求めているわけではありません。 代わりに、候補者が過去にどのように対処したかを説明する具体的な例を挙げて回答することを期待しています。 職場の状況を把握し、会社の優先事項、期待、目標、その他について慎重に調査した質問をします。 課題。
職場のテクノロジーはますます進歩しているため、受付係も高い技術スキルを持っている必要があります。 電話システムや、プリンター、コピー機、スキャナーなどの事務機器の使用経験が必要です。 FAX 機 (はい、今でも)、MS Office や業界固有のコンピューター アプリケーションに加えて ソフトウェア。
面接官に尋ねるべき7つの質問
面接官はあなたが質問することを期待しています。 面接中または面接の最後に尋ねることができる質問のリストは次のとおりです。
- このポジションの日常的な責任について詳しく教えていただけますか?
- あなたが会社に採用したい人材に求めている資質は何ですか?
- この仕事に何を期待していますか? また、成功をどのように評価しますか?
- この仕事を最後に務めていた人はなぜ辞めたのですか?
- この役職は誰に直属しますか?
- 会社でのキャリアアップのチャンスは何ですか?
- 会社は従業員に研修の機会を提供していますか?
最高の印象を与える方法
受付係のポジションは初心者レベルとみなされるかもしれませんが、企業のはしごを上がる最初のステップとなることもあります。 将来の雇用主は、自信と自信のある人に惹かれるでしょう。 多くの場合、クライアントや患者が初めてオフィスに足を踏み入れるとき、あなたは最初に会う人になります。
あなたの第一印象が可能な限り最高であることを確認してください。 ここでは面接の準備方法について説明します。 目立つ履歴書とともに、面接の際には時間をかけてその役職にふさわしい服装をしましょう。 仕事に就けば、あなたは第一線で働くことになるので、雇用主にあなたのプロフェッショナルなイメージを示すことが重要です。
面接に何を着て行けばよいかわからない場合は、次のヒントをご覧ください。 面接時の服装の仕方. 履歴書と職業上の服装の両方が適切であり、予想される質問に答える準備ができていれば、面接を受けるポジションを獲得することに成功するでしょう。
