あなたは、重要な新しいプロジェクトを担当することになりました。 明らかに、あなたの上司はあなたのスキルに対する信頼の投票としてこの機会を提供しています。 そして、あなたは興奮していますが、プロジェクト全体の責任を負うのはこれが初めてです。
初めて始めるのは難しいことです。 ただし、濡れないようにするにはいくつかの方法があります。 プロジェクト管理は、プロジェクト管理の初心者をプロジェクトの成功に導くために、定義された段階と手順を備えたプロセスに進化しました。
プロジェクト プロセスの 5 つの段階:
- 開始: 変更の必要性が特定されたときにプロジェクトが開始されます。
- 計画: プロジェクトの作業を計画すること
- 実行：仕事を実行すること
- 管理と制御: プロジェクト中に進行状況を監視するために行うすべての作業
- 終了: プロジェクトを完了して納品し、チームを解散します。
これらの手順はどのプロジェクトでも同じです。 そして、あなたはプロジェクトマネージャーであり、最前線の監督者ではないことを忘れないでください。 あなたの仕事はプロジェクトを管理することであり、人を管理することではありません。
プロジェクト初心者のための基本的な手順:
開始段階では、プロジェクトが作成され、プログラム マネージャーとしての権限を与え、レポート チェーンを確立するための憲章が作成されます。 計画フェーズでは、次のことを行います。
範囲を定義する
あらゆるプロジェクトにおける最初の最も重要なステップは、プロジェクトの範囲を定義することです。 あなたが達成しなければならないこと、あるいは創造しなければならないものは何ですか? プロジェクトの目的は何ですか? 同様に重要なのは、プロジェクトの範囲に何が含まれないかを定義することです。 上司から十分な定義が得られない場合は、自分で範囲を明確にし、確認のために上の階に送り返します。
この例はビジネスの話題からは少し外れますが、結婚披露宴には誰もが共感できます。 結婚披露宴を計画する場合、次のことを範囲として行うことができます。 100 人のゲストのための結婚披露宴の準備を完了する 以下の料金で、ディナー、オープンバー、ウェディングケーキ、特定の日付までのダンスのためのライブバンドが含まれます $20,000.
利用可能なリソースの決定
プロジェクトの目標を達成するために利用できる人材、設備、資金は何ですか? プロジェクト マネージャーは、通常、これらのリソースを直接制御することはできませんが、マトリックス管理を通じて管理する必要があります。
マトリックス管理とは、必要なことを達成するために社内で設定された階層を使用することを指します。 ジョーがあなたのプロジェクトと自分の部門で働いている場合、彼は 2 人の上司の意見を聞かなければなりません。 プロジェクト マネージャーとして、対立を解決できるように、借用した機器の所有者または担当者の監督者と常に連絡を取り合うようにしてください。
タイムラインを理解する
プロジェクトはいつ完了する必要がありますか? プロジェクト計画を立てるとき、プロジェクト中の時間の使い方にはある程度の柔軟性があるかもしれませんが、結婚披露宴の場合のように、締め切りは通常固定されています。 スケジュールを守るために残業をする場合は、予算の制限と照らし合わせて検討する必要があります。
作業の詳細を説明する
プロジェクトを完了するために作成する必要がある主要な部分またはコンポーネントは何ですか? 例えば、結婚披露宴では、披露宴会場、料理、ドリンク、ケーキ、ゲスト、余興という高いレベルが求められます。 もちろん、これらの大きな項目はそれぞれ、さらに多くの項目に分割できます。 それが次のステップです。
上記の結婚披露宴の例では、おそらくさまざまなコンポーネントを担当するチームまたは担当者がいるでしょう。 チームメンバーと協力して、各主要項目を達成するために必要な詳細を詳しく説明します。
食品担当者は、オプションとコストの制限を理解し、範囲の達成をサポートする選択を行う必要があります。. 大きなステップごとに小さなステップをリストします。 詳細な手順を何レベルまで進めるかは、プロジェクトの規模と複雑さによって異なります。
事前計画を立てる
すべてのステップを計画にまとめます。 これを行う良い方法は、どの項目が他の項目よりも前になければならないかを識別する優先順位テーブルを使用することです。 正式なプロジェクト管理の実践では、いわゆるネットワーク図を作成し、クリティカル パスを特定することが求められます。 これはニーズや知識レベルを超えているかもしれませんが、中心的な問題は、アクティビティを正しい順序で並べ、リソースをアクティビティに割り当てることです。
尋ねるべき質問は次のとおりです: 最初に何が起こりますか? 次のステップは何ですか？ 異なるリソースを使用して同時に実行できるステップはどれですか? それぞれのステップを誰が行うのでしょうか? どのくらい時間がかかりますか？ この詳細の多くを自動化できる優れたソフトウェア パッケージが数多くあります。 同じような立場の人に何を使っているか尋ねてください。
ベースライン計画を作成する
チームやその他の関係者から予備計画に関するフィードバックを受け取ります。 プロジェクトが利用可能な時間内に収まるように、タイムラインと作業スケジュールを調整します。 予備計画に必要な調整を加えて、ベースライン計画を作成します。
プロジェクトの調整をリクエストする
プロジェクトに十分な時間、資金、人材が割り当てられることはほとんどありません。 あなたの仕事は、限られたリソースでやりくりすることです。 ただし、プロジェクトには非現実的な制限が課されることがよくあります。 あなたは自分の主張を作成して上司に提示し、これらの非現実的な制限を変更するよう要求する必要があります。 プロジェクトの開始時に変更を依頼してください。 問題が発生するまで待って、必要な変更を要求しないでください。
リソースの取得と必要な資材の調達を開始したら、実行フェーズに入ります。 このフェーズでは、次のことも行います。
プロジェクトチームを編成する
チームのメンバーを集めて対話を始めましょう。 彼らは技術専門家です。 だからこそ、彼らの職務上の監督者は彼らをプロジェクトに割り当てました。 あなたの仕事はチームを管理することです。
計画を立てて行動する
計画を立てることは重要ですが、計画は変更することができます。 あなたは毎朝車で通勤する計画を立てています。 ある交差点が事故で通行止めになったら、計画を変更して別の道に進みます。 プロジェクト計画についても同じことを行います。 必要に応じて変更しますが、範囲とリソースを常に念頭に置いてください。
計画が展開され、作業が完了すると、監視と制御のフェーズに入ります。 このフェーズでは、コスト、リソース、品質の管理に加えて、次のことに取り組みます。
チームの進捗状況を監視する
プロジェクトの開始時はほとんど進歩がありませんが、とにかく全員が何をしているかを監視し始めます。 そうすることで、問題が発生する前に問題を発見しやすくなります。
すべてを文書化する
記録を残します。 基本計画を変更するたびに、変更の内容と変更が必要だった理由を書き留めます。 新しい要件がプロジェクトに追加されるたびに、その要件がどこから来たのか、それによってスケジュールや予算がどのように調整されたのかを書き留めます。 すべてを覚えておくことはできないので、書き留めておけば、プロジェクト終了後のレビューで調べてそこから学ぶことができます。
全員に情報を知らせる
プロジェクトの関係者全員に常に進捗状況を知らせてください。 各マイルストーンを完了するたびに成功を知らせますが、問題が発生したらすぐに知らせます。
また、チームに常に情報を提供してください。 変更が検討されている場合は、できるだけ早くそのことをチームに伝えてください。 チームの全員が他のメンバーが何をしているかを認識していることを確認してください。
手順に従ってください
プロジェクト イニシアチブを主導するために、正式なプロジェクト マネージャーである必要はありません。 ただし、プロジェクト管理のツール、ロジック、手順を適用して、目的を明確にし、作業を詳細に説明し、すべてを管理しながら実行するチームを構築する必要があります。
