調達カード (P カード) は、商品やサービスを入手できる従業員に発行される会社クレジット カードの一種です。 購入要求や購入の使用など、従来の購入手順を通じて取引を処理する必要がなくなります。 命令。
さまざまな調達カード プログラムが多数あります。 会社が承認したもののみを使用するものもあります ベンダー、他のベンダーは任意のベンダーの使用を許可します。 従業員が調達カードを使用して行う購入は、通常、少額で低価値です。 調達カード プログラムに関する否定的な反応の多くは、特に従業員によるカードの悪用に向けられています。 ただし、調達プログラムの利点は、プログラムの運用に伴うリスクやコストよりもはるかに大きくなります。
調達カードのメリット
米国政府は、2,500 ドル未満の購入は政府支出全体の 2% に過ぎないが、全購入の 85% を占めていることを発見しました。 こうした小規模な購入の管理コストが実際の支出額を上回ることが多かったため、多くの政府部門で調達カードの使用が増加しました。 ある政府機関である商務省は、調達カードの使用によりコストが削減されたと推定しています。 年間 2,200 万ドルを超える管理コストと購入処理の削減が見込まれます。 時間。 カードの使用により、購買部門は総支出の 98 パーセントを占める調達支出の 15 パーセントに労力を集中できるようになりました。
内部統制の導入
調達カードの乱用はトップニュースですが、これらの乱用は特に政府機関で行われています。 部門では、多くの場合、高額な金額が示されますが、その額は 1% の半分未満です。 総支出。 それでも虐待は発生しますが、適切な内部統制を導入して無駄や虐待を減らすことで制御できます。
調達カード プログラムを成功させるには、強力な管理方向性が不可欠です。 管理者は、カードの許可された用途を明確に定義し、支払い遅延、詐欺、悪用に対する罰則を定義して課す必要があります。 もちろん、管理を実装するにはバックオフィスの手順とリソースが整備されている必要があります。 調達カードの不正行為を監視し、対処するための十分なリソースがない場合、プログラムへのコミットメントの欠如がユーザーに認識されるため、不正行為は継続し、増加するでしょう。
誰がカードを取得しますか?
調達カード プログラムに見られるもう 1 つのマイナス点は、企業が、購入するすべての従業員にカードを配布する必要があると考えていることです。 これはそうではありません; 調達カードが発行されるということは、信頼が与えられるということです。 企業は、実際に会社のお金を使っているカードのユーザーを信頼できなければなりません。 従業員を選択、レビュー、承認する必要がある承認プロセスを導入する必要があります。 従業員の信用度が低い場合、企業調達カードを与える必要がありますか?
支出制限を課す
他のクレジット カードと同様に、ユーザーの与信限度額が必要です。 クレジット カード会社は、カード所有者の支払い能力に基づいて限度額を設定します。 調達カード所有者に対して、企業はカード所有者に、その立場と予想される支出に適した支出制限を与える必要があります。 たとえば、IT アナリストとして雇用されている人は、プリンタのインクと小型のコンピュータ周辺機器を購入するだけで済み、年間合計で数百ドルしかかからない可能性があります。 この従業員の支出制限はこれを反映する必要があり、すべての IT スタッフに与えられる 2,500 ドルという包括的な支出制限をこの従業員に与えるべきではありません。 実際の支出に基づいて従業員に適切なレベルが与えられるよう、支出制限を定期的に見直す必要があります。
