多くの中小企業経営者は、主要な手段として電子メールに依存しています。 ビジネスコミュニケーション. これは驚くべきことではありません。 電子メールは迅速かつ簡単で、紙の痕跡が残ります。 しかし、それは、特にビジネスコミュニケーションに関しては、電子メールメッセージをリラックスすべきだという意味ではありません。 実際、電子メールでのコミュニケーションが不十分だと、ブランドや評判が損なわれるだけでなく、顧客の損失を招く可能性があります。
プロフェッショナルなビジネスメールを送信するには、結局のところ、明確で簡潔かつ適切なコミュニケーションに重点を置く習慣を身につけることが必要です。
1. ビジネスメールアドレスを使用する
あなたがビジネスオーナーであり、会社を代表してビジネスを行っている場合は、必ずビジネス用電子メールアドレスを使用してください。 理想的には、すべてのビジネス上のコミュニケーションに使用するビジネス アドレス (つまり、[email protected]) を持っていることを意味します。
それが不可能な場合は、会社名を含む無料の電子メール アドレス (例: [email protected]) を作成できます。 明らかにビジネスに関係のない個人的な電子メール アドレスを使用すると、最悪の場合、プロ意識が損なわれる可能性があり、多くの場合、真剣に受け止められない可能性があります。
2. メッセージは短くて優しいものにしましょう
物事を詳細に説明することは何も悪いことではありません。 明確にし、誤解を減らすことができます。 しかし、電子メール メッセージが小説のように見え始めると、すぐに受信者の注意を失い、問題を無関係な情報と混同してしまう可能性があります。 これを避けるには、メールごとに件名を 1 つにし、さらに情報を含める必要がある場合は、最も重要な詳細が明確になるように太字の小見出しを使用します。
3. わかりやすい件名を使用する
件名に基づいて電子メール メッセージを開いて、まったく別の内容だったときに完全に混乱し、少しイライラしたことはありませんか? 上記のヒントに従って、作成する各メールの件名を 1 つに制限しているため、件名にはそのトピックだけが反映されていることを確認する必要もあります。 これは受信者を助けるだけでなく、あなたにとっても簡単になります。 自分のメール受信箱を管理する.
4. トーン・イット・ダウン
電子メールを送信しているときは、コンピューターの画面に守られているように感じるため、物事を軽視してしまいがちですが、電子メールでは会話によっては誤解されやすいものもあります。 実は口頭でなくても コミュニケーション 送信するメッセージを和らげる合図があるため、どんなメールでも間違った方向に受け取られる可能性があります。 疑わしいメッセージを送信している場合は、送信する前にもう一度読んでください。それでも確信が持てない場合は、電話に出たほうがよいでしょう。
5. メールの署名を役立つものにしましょう
電子メール署名内の引用、プロモーション、ニュースレターの登録は状況によっては効果的かもしれませんが、それらの項目は 電子メールの署名を本来の用途に優先して使用しないでください。連絡先を提供する必要があります。 情報。 最初の電子メールまたは返信には、少なくともフルネーム、会社名、URL を含む電子メール署名が含まれている必要があります。 電話番号、役職、電子メール アドレスの再入力も問題ありません。
6. スペルをチェックして校正する
スペルチェックは簡単です。 送信前にすべてのメッセージを確認するように電子メール クライアントのデフォルト設定にします。 電子メールはより非公式であり、スペルや文法上の間違いには多少寛容ですが、間違いだらけのメッセージを送信するのはひどいものに見えます。 急いでメールを送信し、スペルや文法のチェックを怠ったために悪い印象を与えてしまうのは最も避けたいことです。
電子メールは、たとえ第一希望ではないとしても、ビジネスにおける重要なコミュニケーション手段です。 これらのビジネス メールのベスト プラクティスに従うと、メール コミュニケーションをプロフェッショナルな状態に保つことができ、 生産的な, そして、自分が与えている印象は良いものであると確信できるでしょう。
