手紙やメールを書くときに使うのに最適な挨拶は何ですか? 正しい口調で手紙を始めることは、手紙や電子メールでの正式なやり取りにおいて重要です。 カバーレター または 感謝状. だからこそ、この通信で使用する挨拶が重要になります。 カジュアルなコミュニケーションの場合、挨拶はそれほどフォーマルなものではありません。
職業上のあらゆる状況において、適切なレベルの親しみやすさと敬意を伝えるために、一般的な挨拶に慣れてください。
挨拶文を選択するためのガイドライン
挨拶文とは、手紙や電子メールのメッセージの冒頭にある挨拶のことです。 挨拶は採用担当者、採用マネージャー、またはその他のビジネス担当者が最初に行うことであるため、 挨拶では、相手が適切に解釈できるような口調を設定することが重要です。 受信者。
適切かどうかは以下によって異なります。
- 受信者をどの程度知っていますか
- 書面または印刷した手紙、または電子メールを送るかどうか
- 送る手紙の種類
一般に、相手のことをよく知っていて、やり取りがカジュアルであればあるほど、あまり堅苦しくない挨拶を使用できます。
電子メールでの挨拶は通常、書面または印刷された手紙に比べて形式的ではありません。
正式な手紙の挨拶文
挨拶 (または、おはよう、こんにちは): これらのオプションは、「こんにちは」と「こんにちは」のもう少しフォーマルなバージョンと考えてください。 それらは以下に適しています 知らない人（またはカジュアルにしか知らない人）に宛てた、正式な書面または印刷された手紙や電子メール。 たとえば、別の部門にニュースレターを送信するときに使用することを検討してください。
親愛なる： この挨拶は、ほとんどの種類の正式な書面または電子メールのやり取りに適しています。 相手のことを知っているかどうか、また手紙の受信者が上司や仕事上の知人であっても使用できます。 「Dear」は、雇用主へのカバーレター、フォローアップレター、退職届などでよく使われます。 雇用主は求職者への合否通知書にもこの情報を使用します。
ご担当者様： これは、書面や電子メールでの正式な通信で、宛先の特定の人物を知る方法がない場合に使用されます。 応募したい仕事について問い合わせたり、仕事に応募したりする際に「関係各位」を使用することがありますが、候補者を検索する担当者の名前がわかりません。
カジュアルな手紙での挨拶
こんにちは： 「こんにちは」は世界共通の挨拶ですが、通常は電子メールでのやり取りでのみ適切です。 この場合も、すでに職業上の関係を築いている人々とのカジュアルな通信（たとえば、上司への感謝の手紙など）でのみ使用する必要があります。
やあ： この非公式なバリエーションは、よく知っている人々との最もカジュアルな電子メール通信にのみ適しています。 たとえば、親しい同僚への感謝状で使用することを検討してください。
連絡したい部門内の特定の人の名前を見つけるように努めてください。 (特定の連絡先を見つけるには、企業 Web サイトまたは LinkedIn を使用してみてください。) その人の名前を使用すると、メッセージに個人的な雰囲気が加わります。
挨拶に従う方法
相手との親密さを伝える冒頭の言葉 (「Dear」など) の後に、受信者の敬称と名前 (「Mrs.」など) を含めます。 ハドソン」または「ドクター・ジバゴ」）、名前（「アビー」または「ピーター・パーカー」などの姓名または姓名）、または一般的な敬称（「サー」または「マダム」）。 受信者。
その人のことをよく知っているとき
相手のことをファーストネームで話せるほどよく知っている場合 (たとえば、現在の同僚や上司など)、挨拶の後にファーストネームのみを使用します (「Dear Jamison」)。
その人のことを知らないとき
相手のことをよく知らない場合は、Mr./Ms を使用します。 姓、またはMr./Ms. 名前苗字。 連絡先の名前が性別に依存しない名前 (Taylor Brown など) で、自分が性別に関係ないかどうか不明な場合 女性または男性に呼びかける場合は、冒頭の語にその人のフルネームを続けます（「親愛なるテイラー様」 茶色"）。
潜在的な雇用主のために
潜在的な雇用主または監督者には、常に Mr. または を使用します。 MS。 特にその人のファーストネームを使用するよう求められない限り。
一般的な挨拶
「拝啓」または「関係各位」という挨拶は、時代遅れであると解釈する人もいるかもしれませんが、 ビジネス内のやり取りに対処するときは、保守主義の側に立つほうがよい 関係。 一般に、過度にフォーマルであっても問題はありませんが、カジュアルな挨拶を選択すると、プロとしての資質が問われる可能性があります。
ジェンダーへの取り組み
相手の性別はわかっているが名前がわからない場合は、適切な性別の敬称 (「サー」や「マダム」など) を使用できます。 手紙の宛先は常にできるだけ具体的にする必要がありますが、相手の性別がわからない場合は、姓名を使用することもできます: Dear Rory Smythe。 「拝啓」は最後の手段として使ってください。
複数の人に話しかける
複数の人に話しかける場合でも、上記の挨拶や敬礼が適切です。 ただし、受信者の名前が 3 人以下の場合は、全員の名前を含める必要があります。
「こんにちは、リック、ジェン」または「親愛なるメアリー、ボブ、スー」と書くことができます。 ただし、名前が 3 人以上ある場合、またはグループでの挨拶を希望する場合は、名前の後に「All」または「Team」を使用します (「Hi, All」または「Dear Team」)。
句読点の挨拶
挨拶の最後には、カンマまたはコロンを追加する必要があります。 たとえば、以下はすべて許容されます。
- 親愛なるブラウンさんへ:
- 親愛なるブラウンさん、
- 親愛なるサラ:
- 親愛なるサラ様
とはいえ、コロンはよりフォーマルなオプションであり、書面と電子メールの両方の通信に適しています。 対照的に、コンマはもう少しカジュアルな選択であり、電子メールやカジュアルな書面または印刷された手紙に適しています。
形式ばらない挨拶に切り替える時期
最初の会話でプロフェッショナルな雰囲気を伝える冒頭の言葉には、次のようなものがあることに留意してください。 後続のメッセージで対応を使用すると、堅苦しい雰囲気が伝わる可能性があります。その時点で、 より良い人。
最初の連絡先として「各位」や「ご挨拶」などの正式な言葉を使用することを検討してください。 その後、より馴染みのある挨拶や挨拶 (「またこんにちは」など) に切り替えます。 メール。
同様に、ビジネス上の連絡先との関係が深まるにつれて、挨拶も変えてください。 たとえば、潜在的な雇用主が上司になると、「Dear」から「Hello」に移行できます。 また、連絡先が名前でサインオフし、あなたを名前で呼び出す場合は、次のことができます。 往復する。
効果的な手紙を書く
挨拶は、受信者を引きつけ、プロフェッショナルな雰囲気を醸し出す正式な通信の重要な要素です。 ただし、どのような挨拶文を使用するかだけでなく、ビジネスレターの書き方について学ぶべきことはまだたくさんあります。
全体的な改善 ビジネスレターを書くスキル 説得力のある手紙の本文を作成するのに役立ちます。そうすれば、面接を受け、適切なお礼状を送り、最終的にビジネス上の連絡先を獲得できるようになります。 ビジネス レターのサンプルを参照すると、自分のレター作成スキルを評価し、完璧にすることができます。
重要なポイント
- 挨拶が雰囲気を決めます。 コミュニケーションの方法、受信者のことをどの程度知っているか、送信する手紙の種類に基づいて、適切なものを選択してください。
- 可能な限り、その人の名前を使用してください。 それが何であるかわからない場合は、「To Whom It May Concern」または「Dear Sir or Madam」が適切です。
- 時間が経つにつれて、挨拶は形式的ではなくなる可能性があります。 誰かと文通していると、「スミス様」が「こんにちは、ボブ」に変わることがあります。 通信している相手の指示に従ってください。 迷ったときは、あまりにもカジュアルすぎるよりも、過度にフォーマルになるほうが賢明です。
