効果的な助成金提案のカバーレターの書き方

あなたの主要な部分は助成金提案時間と労力のほとんどを費やしてしまうので、カバーレターを短くしないでください。提案パッケージをまとめる際の微妙な点に注意を払うかどうかで、資金調達のリクエストが成功するか失敗するかが決まります。ずさんなカバーレターで資金提供者を拒否しないでください。

著者のミム・カールソンとトリ・オニール＝マケラス 助成金を獲得するまでのステップバイステップ,カバーレターは次のことを行う必要があることを指摘します。

あなたの組織を適切な人に紹介してください。
このプロジェクトがあなたの支援を受けていることを資金提供者に保証します。取締役会.
あなたが何を求めているのか、何をどれくらい、そして何のために求めているのかを述べてください。

カバーレターはいつ含めますか?

企業や財団への提案にはカバーレターを使用しますが、連邦や州の補助金申請には使用しないでください。そうした資金提供者は、自分が求めたものだけを求めており、カバーレターを要求することはめったにありません。

優れたカバーレターの特徴

カバーレターは次のことを行う必要があります。

簡潔に
すぐに要点に到達する
提案に含まれる情報を繰り返さない
資金提供者についてどの程度理解しているのか、またあなたの助成金が資金提供者の要件をどのように満たしているのかを読者に伝えてください。

ビバリー A. 著者のブラウニングは、 ダミーのための補助金執筆は、提案書をすべて書き終えて、内省的な気分になったときにカバーレターを書くことを提案しています。ブラウニング氏は次のように述べています。

「自分の素晴らしい成果（完了した資金調達リクエスト）を考えるときは、自分のクリエイティブな右側に力を入れてください。脳が活性化し、あなたの達成感をあなたの計画の実現を手伝ってくれる人と結びつけます。真実。"

カバーレターの書式設定

組織のレターヘッドを使用してください。完了した補助金申請書に記載されているカバーレターに同じ日付を記入します。これは、助成金提案を助成者に送信する日付です。同じ日付を使用すると、提案パッケージ内のすべての文書に一貫性が生まれます。
内部住所 (手紙の先頭) には、財団または企業の連絡担当者の名前と役職を使用し、その後に資金源の名前、住所、都市、州、郵便番号を続けます。電話または電子メールでこの情報を再確認してください。このような情報は頻繁に変更されるため、現在の名前と住所を確認してください。

挨拶文では、「Dear」に個人的な敬称 (Mr.、Ms.、Mrs.、Dr.、Messrs. など) を付け、その後に姓を続けます。手紙の宛先を特定の人にすることが重要です。財団または法人の事務所に電話して、適切な人物と正しい個人の肩書きを持っていることを確認してください。これらの詳細は重要ではないように思えるかもしれませんが、重要です。
最初の段落は短く、焦点を絞ったものにする必要があります。あなたの組織を紹介してください（正式名称があなたの会社名になります）) そして資金提供者に、あなたが要求している金額とその理由を伝えます。あなたの組織が行っていることについて 1 ～ 2 文を含め、その後、あなたの組織が行っていることに必要性があることを示す、調査に基づいたポイントを 1 つ含めます。
さらに 1 ～ 2 つの短い段落を書きます。プロジェクトの目的と、それが資金提供者の使命や資金調達の優先事項とどのように適合するかを述べます。取締役会がプロジェクトを全面的にサポートしているという事実を含めてください。
手紙は要約文で終わります。この資金提供パートナーシップがプロジェクトの対象者にとってどのような意味を持つかを追加してください。サイト訪問への招待状も含めることをお勧めします。
「敬具」などの結びを使います。
書簡には常務取締役または取締役社長、またはその両方が署名する必要があります。署名の下に、署名者の名、ミドルネームのイニシャル、姓、役職を入力します。 ED または取締役会の会長は手紙に署名する必要がありますが、最後の段落の最後に質問に答えるのに最適な人物の連絡先情報を含めてください。
手紙の下部に「ENCLOSURE」という単語を含めます（すべて大文字）。

カバーレターはどれくらいの長さが必要ですか?

カバーレターは 1 ページに 3 つまたは 4 つの段落を含めるように制限してください。すぐに読めるはずです。

カバーレターのトーンと詳細は、カバーレターを送信した後に完全な提案書の提出を求められているかどうかによって異なる場合があります。照会書 (LOI)、またはこのプロジェクトが組織にとってこの特定の基盤に対する最初のアプローチである場合。

カバーレターのサンプル

メアリー・スミス博士。

プログラムオフィサー。

コミュニティ財団。

4321 コモンレーン。

ある都市、YZ 55555。

親愛なるスミス博士:

Some City Senior Center は、シニアラテン系コミュニティー支援パイロットプロジェクトに対して 50,000 ドルの助成金をお願いいたします。

毎日 450 人以上の高齢者にサービスを提供しているエニー郡最大の高齢者センターとして、私たちはサービスエリアの人口動態の変化を認識しています。そして私たちは、新たなニーズに応えるためにセンターを成長させ、適応させることに尽力しています。シニアラテン系コミュニティーアウトリーチパイロットプロジェクトでは、当センターが効果的に以下のことができるかどうかを判断するための 1 年間の取り組みを試行できます。

当センターがサービスを提供するラテン系コミュニティの高齢者に医療および社会サービスへの包括的なアクセスを提供します。

Some City Senior Center の理事会、スタッフ、ボランティアの文化的能力を高め、完全に統合します。

当社の取締役会はこのプログラムに熱意を持っており、当社がこれらを必要とするすべてのコミュニティの高齢者のための、最も包括的で文化的に有能なセンターサービス。試行年度の終わりに、このプログラムが実際に成功していることが判明した場合、当社の取締役会は、プロジェクトの年間経費の一部を年間運営予算に組み込み、プログラムが当社の中核に不可欠な部分となるようにします。サービス。

このプロジェクトを通じて、センターは、ヘルスアクセスラテン系アメリカ人、あらゆる郡の家族、およびセンターから半径 15 マイル以内にある 3 つの地域診療所からの主な紹介先となります。また、当社のサービスエリアにある他の地域機関からのスペイン語を話す高齢者の紹介も受け付けます。

私たちのリクエストをご検討いただきありがとうございます。来週、ご質問があればお答えするとともに、私たちの提案のメリットについて話し合うためにお会いできるかどうかを確認するために、フォローアップさせていただきます。ご不明な点がございましたら、開発ディレクターの Connie Jones (555) 555-5555、x555、または [email protected] までお気軽にお問い合わせください。

心から、

ジェーン・ラブリー。

事務局長。

囲い。

*この手紙は、Winning Grants、Step by Step、第 2 版、Tori O'Neal-McElrath、Jossey-Bass、2008 年の許可を得て転載 (修正あり) されています。

カバーレターで避けるべき間違い

書きすぎです。 カバーレターは論文ではなく、完全な提案書でもありません。短く要点を押さえた内容にしてください。ヒント: 他の人に読んでもらいます。彼らはそれを理解していますか？
大事な言葉を使う. 大学院に進学したことがあるなら、複雑な書き方を学んだはずです。ここではそんなことしないでください。あなたは自分の博学さで誰かに感銘を与えようとしているわけではありません。自分の主張をできるだけ自然に述べたいだけです。文章が複雑になりすぎているのかわからない場合は、次のようなアプリを使用してください。ヘミングウェイ. 文章が読みにくい場合や冗長すぎる場合は、それを教えてくれます。
文法上の間違いを犯す. 文法に自信がない場合は、危険を冒さないでください。 WORD で文法チェックを使用し、また、次のようなアプリを通じて下書きを実行します。文法的に. 無料版もありますが、有料版では必要な文法チェックをはるかに超えています。

カバーレターを目立たせる

残念なことですが、あなたの助成金の提案は、一般的な財団が例年に目にする数百件または数千件の中に含まれる可能性があります。カバーレターは、資金調達に向けた次のステップに進む上で大きな違いを生む可能性があります。しかし、どうすれば目立たせることができるでしょうか?

財団関係者は感銘を受けないので、「かわいい」ものは試さないでください。

カバーレターは、あるクライアントの話ただし、問題の説明など、提案書の他の部分についてもストーリーを用意する必要があります。あなたの組織がこの使命を最もよく達成できる理由についての段落を含めます。競合組織を調査し、どこでどのように優れているかを評価します。それは、スタッフやボランティアの力、この特定の問題に関するあなたの経験、または享受しているコミュニティのサポートにあるかもしれません。

競合他社の名前を挙げたり、批判したりする必要はありません。自分の強みを強調するだけです。この機会にオフィスの周りの人に相談してみるとよいでしょう。数人を集めて、あなたの非営利団体がどのように優れているかについてブレインストーミングを行ってください。

基本的に、カバーレターは前向きで読みやすく、読者をより大きな提案に引き込むものでなければなりません。読者がさらに読み進めるのを妨げるような障害物を置かないでください。