経験豊富なプロジェクト マネージャーや大企業で働く人は、プロジェクトの予算をまとめるのに役立つソフトウェアと会計士を持っています。 しかし、そうでない場合はどうなるでしょうか? 空白のスプレッドシート、またはプロジェクトの資金をまとめるように求めるプロジェクト スポンサーからのメールを見つめている場合は、この記事が最適です。
基本的なプロジェクト予算を作成するために必要な 5 つのことを見ていきます。
タスクリストを使用する
まず、プロジェクトのタスク リストを作成します。 作業分解構造がある場合は、それを使用するのが最善です。 ただし、プロジェクトで行う必要があるすべてのことを包括的にカバーしている限り、タスク リストでも十分です。
タスク リストがない場合は、作成してみましょう。 しなければならないことすべて、およびプロジェクトが完了する前に構築、作成、または完了しなければならないことをすべて書き留めます。 特定の順序である必要はありませんが、すべてを含める必要があります。
最後にこのステップでは、忘れているものがあるはずなので、プロジェクト チームとアイデアをブレインストーミングします。 頭は 1 つよりもたくさんある方が優れています。
各コンポーネントの見積もり
次に、リストを調べて、各アイテムの価格を計算します。 たとえば、「要件について話し合うための会議を設定する」というタスクには、調達と採用、会議室の予約、またはプロジェクターやフリップ チャート ペンなどの必要なリソースの購入が含まれる場合があります。 それには費用がかかるので、部屋のレンタルやその他の設備の見積もりを取得し、書き留めてください。
タスク リストのすべてに対してこれを行うと、最終的にすべてのアイテムに対する価格が得られます。 一部のプロジェクト タスクには価格が設定されていない場合がありますが、それは問題ありません。
見積もりをまとめて追加する
次に、すべての見積もりを合計します。 スプレッドシートに品目のリストを作成し、次の列にコストを追加して、一番下の列を合計すると、これを行うのが最も簡単です。 計算はスプレッドシートに任せましょう。 それが予算のスプレッドシートになります。
費用もカテゴリにグループ化して、お金の大部分がどこに使われているかを簡単に確認できるようにすることをお勧めします。 「プロジェクトのスタートアップ」、「インフラストラクチャ」、「トレーニング」などのカテゴリを使用し、プロジェクトのコンテキストで意味のあるグループを選択します。
予備費と税金を追加する
水晶玉を持っていて、これらのコストを 100% の精度で予測できれば素晴らしいですが、おそらくそれを行う能力に自信がないでしょう。 ここで不測の事態が発生します。 これは、見積もりが正しいとどの程度自信を持っているかに基づく資金です。 特定のタスクとは関係ありません。 これは、何かを間違ったり、間違って何かを忘れたりした場合に備えて、総合的な「緊急ポット」です。
どれだけの予備費を追加すればよいかわからない場合は、ステップ 3 で作成した合計の 10% を選択してください。 これは多くのプロジェクト マネージャーが使用する非科学的な推測であり、必要な場合に予算を少し緩和するものです。
予算スプレッドシートの下部に「緊急事態」という行を追加し、使用した割合を指定します。
個々の項目の見積もりに明示的に含まれていない消費税やその他の税金を忘れずに追加してください。
すべてを合計すると、それが最終的な予算額となります。
承認を得る
最後にやるべきことは、マネージャーまたはプロジェクト スポンサーに予算を承認してもらうことです。 予算をどのように組み立てるか、全体の予算を構成する要素について話し合います。
それでおしまい！ プロジェクトの予算編成は重要なプロジェクト管理スキルであり、このガイドはプロジェクト予算の作成を開始するためのガイドです。
