オフィスアシスタントのポジションはあらゆる業界にあり、多くのスキルを共有しています。 オフィスアシスタントは秘書または管理アシスタントとして知られることもありますが、彼らが行うことはオフィスの機能を支援することです。
事務所が法律事務所、医療機関、教育機関、企業に属していても、ニーズは同様です。 誰かが、システムを使用する人々に代わって記録を作成し、スケジュールを管理し、日常的なコミュニケーションを担当しなければなりません。 オフィス。
一部のオフィスアシスタントはリモートで働いています。 仮想アシスタント 通常は在宅勤務で、事務アシスタントや秘書が通常行うようなタスクを実行します。
オフィスアシスタントの職務責任
オフィスアシスタントのポジションは一般的に似ていますが、仕事は依然として変動しており、オフィスごとではなく、日ごとに異なるだけです。 今日、あなたは次のように行動するかもしれません 受付、明日はプリンターの修理が必要になる可能性があり、明後日にはファイル キャビネット全体をクラウドに転送する必要があるかもしれません。 成功するには非常に幅広いスキルセットが必要です。
オフィスアシスタントは、ビジネス界の縁の下の力持ちのひとつです。なぜなら、あなたが正しく仕事をしていれば、誰も気づかず、オフィスは自動的に動いているように見えるからです。 しかし、ペースが速く柔軟な仕事、すべての中心にいる感覚を楽しむ人もいます。 優秀な秘書は、ほぼどこでも、どのような種類の組織でも仕事を見つけることができます。
オフィスアシスタントのトップスキル
ここでは、雇用主がオフィススタッフを雇用する際に求める主なスキルをいくつか紹介します。
口頭コミュニケーションスキル
オフィスアシスタントにとってコミュニケーションは重要なソフトスキルです。 あなたは、上司、同僚のオフィススタッフ、あなたが支援する専門家、そして場合によってはクライアントや同じ組織の他のオフィスの人々と対話する必要があります。 皆さんはチームとして働き、チームの主要なコミュニケーションハブとなります。
毎日、明るく、親切で、知識が豊富で、はっきりと話し、聞き上手になる必要があります。
- 留守番電話
- クライアントとの関係
- コミュニケーション
- 電話の転送
- メッセージの受信
- 電話のルーティング
- 配電盤
- 電話
- 言葉によるコミュニケーション
文書によるコミュニケーションスキル
ほとんどのオフィスアシスタントはたくさんのことを書きます。 メモを書いたり、フォームに記入したり、手紙や電子メールの下書きをしたりするかもしれません。 会社の Web サイトのコンテンツを作成したり、テキストを編集したりする人もいます。 明確で専門的な書面によるコミュニケーションが必須です。
- 対応
- Eメール
- 郵便
- 郵送物
- タイピング
- ワードプロセッシング
- 文章のコミニュケーション
親しみやすさ
オフィスアシスタントは、クライアントがオフィスに入って最初に目にする人かもしれません。 オフィスの主な使用者がたまたま外出している場合、訪問者がやり取りするのはオフィスのアシスタントだけになる可能性があります。 すべての訪問者を笑顔と優しい言葉で迎え、可能な限り彼らが必要とするものは何でも手助けする準備ができていなければなりません。 したがって、優れた対人スキルは必須です。
- 顧客サービス
- 訪問者の誘導
- フレキシブル
- フレンドリー
- ゲストに挨拶する
- 対人関係
- 前向きな姿勢
- 信頼性
- ようこそ訪問者
テクノロジースキル
昔、秘書はタイピングをたくさんしていました。 時代が変わり、テクノロジーも変わりましたが、オフィスアシスタントは依然としてキーボードの前で多くの時間を過ごすことが予想されます。 タイプライターの代わりに、さまざまなソフトウェア アプリケーションの使い方を理解しておく必要があります。 簡単な技術サポートの方法や、扱いにくいプリンターの修理方法を知っていても損はありません。
- コンピューター
- Googleドキュメント
- グーグルドライブ
- Googleフォーム
- Google スプレッドシート
- Google スライド
- Gメール
- インターネット
- マイクロソフトエクセル
- マイクロソフトオフィス
- マイクロソフトワード
- マイクロソフトの見通し
- マイクロソフト パワーパイント
- クイックブック
- スラック
- テクノロジー
- ビデオ会議
- ズーム
組織
オフィスアシスタントは、多くのタスクを効果的にやりくりするために、非常に組織化されている必要があります。 カレンダーの管理からオフィスの整理整頓まで、他の人たちの整理整頓も手伝う必要があります。
- 管理サポート
- 予約
- 請求する
- カレンダー
- 事務
- データ入力
- メールの配信
- 電子申告
- 経費報告書
- ファイリング
- フロントデスク業務
- 金銭の取り扱い
- 事務業務
- オフィス設備
- 事務用品の在庫
- 事務用品
- オフィスサポート
- 組織
- 事務手続き
- 配送
問題解決スキル
オフィスアシスタントにとって、他の人から質問や問題を相談されることも多いため、問題解決スキルや批判的思考スキルは重要です。
- オフィス活動の調整
- 会議
- 問題解決スキル
- お問い合わせへの対応
- スケジュール設定
- 電話のスクリーニングと指示
- スプレッドシート
- チームワーク
- 時間管理
- 旅行の手配
履歴書とカバーレターの例
さまざまな役職に応じた履歴書とカバーレターの例を確認し、テンプレートをダウンロードしてください。
- 管理アシスタントの履歴書
- 管理アシスタントのカバーレター
- パーソナルアシスタントの履歴書
- 受付係の履歴書
- 受付担当者のカバーレター
- 業務履歴書の例
自分のスキルを披露する方法
- これらのスキルの名前はキーワードとして機能するため、履歴書を作成する際にはできるだけ多くのスキルを使用してください。
- これらと同じキーワードをカバーレターにも使用できます。 将来の雇用主が最も重視していることに特に焦点を当ててください。
- 面接官と共有できるように、各カテゴリのスキルを実証したときの例を少なくとも 1 つ用意してください。
