事務職にとって重要なスキル

事務仕事は、オフィスを円滑かつ効率的に運営するための仕事です。 これには、電話への応答、予定のスケジュール設定、ファックスの送信、書類のファイリングなど、オフィスの日常的な管理タスクが含まれます。

事務および管理スキルは、オフィスで働くほぼすべての人にとって役立ちます。 ほとんどの従業員は少な​​くともいくつかの事務作業を行う必要があります。 したがって、これらのスキルは役職に関係なく重要です。 事務員や秘書は特に高い事務スキルが求められます。 これらのポジションの従業員は、オフィスの日常業務の大部分を実行します。

事務の仕事の種類

これらの役職名を同じ意味で使用する人もいますが、事務員と秘書は事務アシスタントとは異なります。 管理アシスタントには大学の学位が必要な場合が多く、プロジェクトの先頭に立ったり、場合によってはチームを管理したりするなど、より多くの責任が与えられます。

対照的に、事務員や秘書は通常、高校卒業以上の広範な教育を必要としません（ただし、事務員や秘書の仕事に焦点を当てた高等教育プログラムはあります）。 事務員や秘書はオフィスの日常業務を管理しますが、通常、管理責任はありません。

事務員や秘書は、金融、ビジネス、医療、政府、法律など、さまざまな業界で働いています。これらのポジションの中には、特定のスキルを必要とするものもあります。 ただし、ほぼすべての事務および管理アシスタントの職に必要な基本的なスキルがあります。

上位の事務スキル

以下のリストは、雇用主が求職者に求める事務スキルを示しています。 5 つの最も重要な事務スキルの詳細なリストと、関連する管理スキルの補足リストが含まれています。

細部への注意

事務の仕事では、オフィスの日常の細部、つまり他人のことに注意を払う必要があります。 見落とす可能性があるもの - メールへの返信と追跡、予定の追跡、レビューなど 書類。 事務員または秘書として、これらの詳細に焦点を当て、何も漏らさないことが重要です。 たとえば、事務員は利害関係者に報告する前に、文書にタイプミスやエラーがないか確認することが求められます。

• アクティブリスニング
• 分析的
• 勤勉
• リスクの特定
• 旅行の手配をする
• 観察
• 組織
• 企画
• 優先順位付け
• 問題解決
• 推論
• 記録の保存
• 予定のスケジュール設定
• 時間管理
• タイピング

コミュニケーション

事務職は、上司、同僚、顧客との書面および口頭による優れたコミュニケーションスキルが必要です。 彼らは通常、電話に応答し、メモを書き、電子メールを送信し、クライアントや顧客に挨拶します。明確かつ効果的に、そしてわかりやすい方法で話したり書いたりできなければなりません。 事務員や秘書は日常的にさまざまな人物とコミュニケーションをとるため、コミュニケーションの方法を知っておく必要があります。 同僚と効果的にコミュニケーションをとることが長期的なキャリアと短期的なキャリアの違いを意味する 1つ。

• 電話の応答
• コミュニケーション
• 対応
• 顧客サービス
• 委任する
• Eメール
• ファックス送信
• フロント
• 言語スキル
• 聞いている
• 口頭コミュニケーション
• 校正
• チームワーク
• 文章のコミニュケーション

コンピュータのスキル

今の時代、どんな事務職でもパソコンスキルは必須です。 事務員や秘書は、迅速かつ正確なタイピストでなければなりません。 また、通常は何らかのデータ入力を行う必要があるため、Microsoft Excel やその他のデータ入力ソフトウェアに精通している必要があります。 Word や PowerPoint などの他の Microsoft Office ソフトウェアにも精通している必要があります。 Web ページのデザインや編集能力など、その他のコンピューター スキルがあれば、大きなプラスと見なされます。

• 買掛金・売掛金
• データ入力
• データ管理
• データの視覚化
• データベースの流暢性
• デスクトップパブリッシング
• デジタルカレンダー (Google、Outlook など)
• 電子メールでのコミュニケーション
• マイクロソフトオフィス
• 事務機
• スプレッドシート
• タイピング
• ワードプロセッシング

算数

事務仕事には計算が必要であり、数値情報を理解するための基礎的な数学的スキルが必要です。 事務員の中には、会社の簿記や会計、その他の数字に関する業務をある程度担当する人もいます。 これらの職務を迅速かつ効率的に実行できる事務員は、これらの役割で成功するでしょう。 あなたが優れた数学者でなくても、心配する必要はありません。 基本的な数学スキルと分析的思考を必ず備えてください。

• 会計
• 正確さ
• 算術
• 計算
• 請求する
• 簿記
• 予算編成
• データ分析
• 推定
• 費用
• 論理的思考
• 情報の整理
• スプレッドシート
• テクノロジー
• トレンドを理解する
• さまざまなオプションを比較検討する

組織

事務員や秘書はオフィスを円滑に運営する責任があるため、組織化する必要があります。 彼らの仕事には、雇用主のスケジュールの管理、電子メールや電話への応答、ファイルの管理などが含まれます。

強力な組織スキルがあれば、これらのタスクを効果的に実行できるようになります。 自分が組織されている領域と、何に取り組むべきかを棚卸しすると役立ちます。 たとえば、タスクや覚えておくべきことを付箋に書き留めることは、見落としがないことを確認する方法です。

• 評価
• コラボレーション
• 意思決定
• 代表団
• メールの配信
• 文書化
• 効率的
• ファイリング
• 管理
• マルチタスク
• オフィス管理
• 見落とし
• コピーと照合
• 物理的な組織
• 企画
• 優先順位をつける
• 記録の保存
• 仕分け
• 時間管理

問題解決

問題解決能力が高いことは、事務機能や問題が発生したときに効果的に実行するための鍵となります。 あなたの役割の範囲に応じて、顧客、同僚間、または技術的な問題との問題を解決する必要があります。 プレッシャーの下でも冷静さを保ちながらタイムリーにそうすることで、常に最良の結果が得られます。

• アクティブリスニング
• 適応性
• 分析中
• コミュニケーション
• 創造的思考
• クリティカルシンキング
• 顧客のクレーム
• 意思決定
• 委任する
• 感情的なスキル
• 対人関係
• 冷静さ
• 回復力
• 危機管理
• 技術的なトラブルシューティング

機知

事務員として、適応力があれば、ペースの速い環境でも成功することができます。 変化の時期に仕事を遂行し、同僚にとって信頼できる人材となることが期待されます。 これを効果的に行うには、マルチタスクや批判的思考、広い心まで、さまざまなスキルが必要です。 上司や上司がトラブルシューティングに協力してもらえない場合もあります。 プレッシャーの下でも自立して働く能力があれば、あなたは傑出した従業員になれるでしょう。

• 行政上の洞察力
• 創造的思考
• 柔軟性
• お問い合わせへの対応
• 独立
• オフィス在庫の監視
• マルチタスク
• オープンマインド
• 持続性
• コピー/スキャン
• 積極的
• 問題解決 
• 研究
• 自己規律

重要なソフトスキル

これらの上位 5 つの事務スキルに加えて、優秀な会社員は、学習した能力ではなく、生来の性格特性であることが多いソフト スキルも持っています。

これらには、強力な対人スキル、チームワーク、柔軟性、信頼性、適応性、創造性が含まれます。 これらは、オフィスマネージャー、受付係、パーソナルアシスタント、オフィスアシスタント、エグゼクティブアシスタントにとって不可欠な特性です。