雇用主が人事ファイルに保存すべきでないもの

雇用主は、一般的な人事記録に特定の項目を記載してはなりません。従業員の人事ファイルと記録の内容は、通常、一部の企業では人事スタッフ、従業員、および従業員のマネージャーまたは監督者がアクセスできます。

また、アクセスが人事スタッフに限定されており、従業員が自分の記録へのアクセスを要求できる場合もあります。弁護士は、訴訟や雇用機会均等委員会（EEOC）への苦情のために、人事記録の内容を召喚することもできる。元従業員は、自分の人事記録のコピーを要求することもできます。

ベストプラクティスでは、人事ファイルには人事スタッフメンバーのみがアクセスできるようにします。人事ファイルは、他の従業員がアクセスできないように保管場所に保管し、鍵をかけて保管する必要があります。

これらすべての潜在的な用途と従業員の人事記録の潜在的な閲覧者を考慮して、雇用主は次のことを行う必要があります。従業員の人事部に従業員の職歴に関する公平で事実に基づく文書を維持するよう注意する記録。

したがって、組織の人事記録に保存する文書にこれらの一般ガイドラインを適用する必要があります。

従業員人事ファイルの内容に関するガイドライン

人事記録の情報は事実でなければなりません。

マネージャーまたは人事スタッフの意見。ランダムなメモ。ゴシップ; 根拠のない噂。他の従業員からの未調査の質問、報告、または雑談の申し立て。申し立ては追及、調査、結論づけられていない。また、その他の非事実情報、解説、メモは従業員の人事ファイルから除外する必要があります。

人事マネージャーが従業員の人事記録に記録されているのを発見した攻撃的なコメントの最悪の例の 1 つは、採用マネージャーの面接メモに関するものでした。ある人は「太りすぎて必要に応じて階段を上り下りできない可能性がある」と述べた。従業員、弁護士、さらには将来の従業員や上司がこのようなコメントを読んでいると想像してみてください。

別の会社では、管理者らが従業員のファイルに「メアリーは昇給がなかったため怒っている」などと書かれた根拠のないメモをマネージャーが発見した。彼女はマネージャーに仕返しするために意図的に仕事の速度を落としたのです。」問題が分かりましたか？

人事記録は、適切なファイルの場所に慎重に割り当てる必要があります。

州法および連邦法、雇用法に基づいて会社の人事記録のプロトコルを決定する 1996 年の医療保険の相互運用性と説明責任法 (HIPAA)、および雇用主のベストなど実践。

次に、プロトコルを守ります。医師の適当な言い訳が医療ファイルに含まれているのに、その人事ファイルに紛れ込まれてしまうのは望ましくありません。また、従業員の昇進の根拠や正当性を給与ファイルに記載する必要もありません。

また、身元調査を伴う採用決定の記録や、元雇用主との話し合いのメモを人事ファイルに残すことも望ましくありません。

人事記録に文書を記入する監督者、マネージャー、その他の従業員にはトレーニングが必要です。

アクセス権があり、従業員の人事ファイルに文書を配置できる人は、文書を適切に作成するためのトレーニングが必要です。

従業員の叱責の際に、その従業員がまったくの無能だったと言ったところで、人事記録に賞品が残ることはありません。しかし、訓練されていない上司が同様の声明を作成し、従業員の人事ファイルに保存することが知られています。

さらに良いのは、ファイルへのアクセスを、記録に責任を持ち、人事ファイルに何を入れるべきか、何を入れるべきではないかを知っている人事スタッフに限定することです。人事担当者は、書類を提出する前にすべての書類をチェックして、それが事実に基づいており、適切に書かれていることを確認できます。レビューとフィードバックのプロセスは、マネージャーが適切な文書の書き方を学ぶのに役立ちます。

人事記録に配置する情報のバランスを保ちます。

従業員の職歴の良い面と悪い面の両方を含めます。多くの場合、人事記録ではあらゆるネガティブな出来事が強調され、すべての従業員が経験するポジティブな要素が見逃されます。昇給、昇進、優れたパフォーマンスに対する報酬、賞賛のコピー、感謝状の証拠を保存することを検討してください。

報告スタッフに関する上司の個人的なメモと、会社の公式の人事記録との違いを認識します。

パフォーマンスの向上、プロジェクトと目標の完了の追跡、および公正な判断のために使用される監督者のメモたとえば、昇給や業績向上計画は、会社の正式な人事ではなく、上司の個人ファイルに属します。記録。

また、管理ファイルにメモを取り、文書を管理する方法について監督者を訓練する必要性も認識してください。意見ではなく事実、伝聞ではなく具体例についての同じ基準が、個人的なメモにも適用されます。

監督者の私的なメモは訴訟の際に召喚される可能性があるため、私的なメモであっても注意することが推奨されます。さらに、一部の監督者やマネージャーが、公式の従業員人事ファイルに存在する記録のコピーを管理ファイルに保存することは推奨されません。

採用に関する書類や面接メモには少し戸惑いがあります。

ベストプラクティスは、求人情報からリファレンスチェックまで、そのポジションの採用に関連するすべての文書を含む、ポジションごとに個別のファイルを維持することです。応募者の履歴書、カバーレター、応募書類はこのファイルに含まれますが、雇用された従業員の応募書類を従業員人事ファイルに移動する必要があります。

人材管理協会（SHRM）によると。「採用ファイルには、各ポジションの採用のために行われた文書とアクションが含まれています。求人広告、履歴書、雇用申請書、代理店に提出された職務命令書、面接評価、身元調査、身体検査の結果が含まれます。試験、雇用試験の結果、信用報告書、選考プロセスで使用された試験の有効性に関する文書、不採用となった候補者の応募者データ、および関連するデータ情報。"

このファイルには、公平な表現を目指すために使用する公式チェックリストとフォームも含まれています潜在的な従業員の資格を評価し、最も資格のある人材を雇用する決定をサポートします。候補者。採用プロセス中に作成された採用担当者の意見やメモは、このファイルには含まれません。

人事部は、雇用決定に関する完全な文書を維持するためにこれらのメモを収集することがありますが、それらは人事記録には含まれません。

雇用決定に関する事実の文書化。

この文書には、昇進、横の機会への異動、昇給などの決定が含まれており、それらは人事記録に含まれます。上司や人事部の従業員に関する意見はそうではありません。書面による警告などの公式の懲戒処分に関する文書も、従業員の人事ファイルに含まれます。

人事記録に記載すべきでない文書の具体例

以下の情報は人事記録に記載すべきではありません。文書は別のファイルを必要とする場合や、監督または管理メモとして分類される場合、または雇用主がまったく保管すべきでない場合があります。

あらゆる医療情報は医療ファイルに属します。
給与情報は給与ファイルに属します。
従業員の社会保障番号や、年齢、人種、性別などの従業員の保護される分類に関する情報が含まれる文書。国籍、障害、婚姻状況、宗教的信念、遺伝子構造、体重などは決して職員の中に保持されるべきではありません。ファイル。
従業員の仕事の管理、目標の設定、提供されたフィードバックなどを目的とした監督上の文書は、プライベート、監督者、またはマネージャーが所有するフォルダーに保管する必要があります。
従業員の苦情、証人インタビュー、従業員インタビュー、調査結果、弁護士の推薦などの調査資料。解決策と報復を確実に行わないためのフォローアップは、担当者とは別の調査ファイルに保存する必要があります。記録。
従業員の I-9 フォームを、従業員の人事記録から離れた I-9 ファイルまたは場所に保管します。 (連邦政府による I-9 の審査が行われる場合、従業員に関するその他の情報は公開したくないでしょう。)
犯罪歴、信用報告書などの身元調査を行い、その結果を確認します。薬物検査は、監督者、管理者、従業員ができない別の機密ファイルに保管されるアクセス。 SHRM は、この個別の機密ファイルを作成するか、あるいは、この情報を従業員の機密医療ファイルにもファイルすることを推奨します。
自己身分証明書や政府報告書などの従業員の機会均等に関する記録は、人事ファイルや監督者がアクセスできる場所に保管すべきではありません。

結論

これらのガイドラインに従えば、組織は事実に基づいた裏付けのある職歴と人事記録を適切な場所に効果的に保管することになります。

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