雇用主としての最も重要な仕事の 1 つは、従業員の給与と福利厚生、および企業と従業員が支払った給与税に関する記録を保管することです。 これらの記録は連邦および州の機関によって要求されます。 給与および給与税に関する書類は、さまざまな理由で必要になります。
雇用主が給与記録を保管しなければならない理由
連邦政府機関と州政府機関はどちらも雇用主に対し、従業員の給与と給与税に関する記録を保管することを義務付けています。
記録はいくつかの目的で保存する必要があります。
- 企業の財務諸表を完成させるには正確な記録が必要です。 税金還付、従業員および政府機関に報告します。
- 連邦、州、地方機関は、いつでも予告なくあなたの事業を監査し、従業員の記録を検査することがあります。
- 従業員が会社に対して苦情を申し立てたり、訴訟を起こしたりした場合、記録が完全であるほど、弁護をより適切にサポートできます。
従業員の給与記録を保持するもう 1 つの理由は、従業員が自分のファイルを閲覧できるようにするためです。 要求に応じて、これらの文書へのアクセスを許可する必要があります。 22 州の法律.
雇用主はどのような給与記録を保持する必要がありますか?
連邦政府機関は、どの給与記録をどのくらいの期間保存するかについて、さまざまな要件を定めています。 以下を参照してください：
| 連邦政府機関 | 書類の種類 | 保存期間 |
| 部 労働の | 最低賃金、残業代、その他をサポートする給与記録 | ほとんどの場合は 3 年、賃金計算とスケジュールには 2 年 |
| IRS | 給与フォームとすべての給与および福利厚生情報 | 雇用税は 4 年間 |
| 退職金制度 | プラン参加者、受取人情報 | プランが有効で給付金を支払っている間 |
| EEOC | すべての個人および雇用記録 | 現従業員の場合は 1 年、または退職後は 1 年 |
| ADEA | 給与記録と福利厚生制度加入者に関する記録 | 3年; 福利厚生プランの実施中および終了後 1 年後 |
公正労働基準法の記録管理要件
労働省は、企業が以下の規則を順守していることを示すために、給与記録やその他の従業員の文書を保管することを義務付けています。 公正労働基準法 最低賃金、残業、同一賃金、児童労働に関する規定。
記録は電子的な方法を含め、あらゆる形式で維持できます。 すべての非免除対象従業員および最低賃金要件の対象となる従業員については、以下を遵守する必要があります。
- 個人情報
- 残業代を含む給与水準
- 源泉徴収や控除を含む、総給与と純給与の計算に使用されるすべての情報。
ほとんどの記録は少なくとも 3 年間保存する必要がありますが、一部の計算とスケジュールだけを 2 年間保存する必要があります。
免除対象の従業員に必要な記録は非免除対象の従業員の記録とは異なり、世帯従業員には特別な情報が必要です。 通常とは異なる給与体系で働いている従業員、宿泊施設やその他の施設が提供されている従業員、および補償を受けている従業員 教育。 従業員がこれらのカテゴリーに該当する場合は、弁護士に相談してください。
IRS 記録の要件
内国歳入庁 (IRS) は、雇用税の目的で、すべての現従業員のすべての給与記録を少なくとも 4 年間保管することを義務付けています。 すべての従業員について、源泉徴収目的で従業員の現在の W-4 フォームを含む、従業員の給与および給与税に関連するすべてのフォームを保管してください。
記録には次のものが含まれている必要があります。
- 雇用主の納税者番号 (EIN)
- すべての賃金、年金、年金の支払額と支払日
- 従業員から報告されたチップの金額と、割り当てられたすべてのチップの記録
- 支払われた現物賃金の公正市場価値
- 従業員および受取人の名前、住所、SSN、および職業
- 各従業員の入社日
- 従業員および受給者が病気や怪我で欠勤した場合に給与が支払われた期間と金額および週額 あなたまたは第三者の支払者に対する支払率（労働災害補償または障害保険、 例）
- 裏付け（証拠）を含む、従業員に与えられた従業員福利厚生および経費精算の記録
- あなたのビジネスが主張するクレジットの文書化（ 家族休暇税額控除 または就労機会税額控除)
- 雇用主または従業員の取り分額の文書化 社会保障税 延期して支払ったこと
退職計画記録の要件
会社に退職金制度がある場合は、IRS による審査や参加者からの質問に答えられるように帳簿と記録を保管しておく必要があります。 すべての給付金が支払われ、計画が監査されなくなる十分な時間が経過するまで、これらの記録を保管してください。 退職金制度では何十年にもわたって給付金が支払われる可能性があるため、すべての記録を無期限に保管する必要があります。
すべての計画文書に加えて、各参加者および受益者は以下を保管してください。
- 口座残高
- 寄付と収益
- ローンの書類と情報
- 補償データ
- 参加者の声明と記録
EEOC および ADEA の記録管理要件
雇用機会均等委員会 (EEOC) は、雇用主に対し、すべての個人および雇用記録を 1 年間保管することを義務付けています。 従業員が解雇または一時解雇された場合、その記録は解雇日から 1 年間保存しなければなりません。
雇用における年齢差別法 (ADEA) は、雇用主に給与記録を 3 年間保存することを義務付けています。 会社に福利厚生プランがある場合は、プランの有効期間中および終了後 1 年以内に、プランの参加者の記録と書面による年功序列または成果主義のファイルを保管する必要があります。
保管すべきその他の給与フォーム
給与記録に加えて、従業員ごとに他のいくつかの文書をファイルに保存しておく必要があります。
- 福利厚生や、ユナイテッド・ウェイや退職金制度の拠出金などの特別控除を含む給与控除を従業員が承認したフォームのコピー。 FICA 税および税金を除き、従業員の給与から控除する場合は、書面による同意をファイルに保存する必要があります。 飾り.
- 従業員の申請書の原本と、履歴書や成績証明書などの裏付け書類のコピー。
どの記録をどのくらいの期間保存するか迷った場合は、すべての従業員および退職従業員のすべての給与および人事記録をできるだけ長く保存することが最善です。 退職計画文書などの一部の記録は、無期限に保存する必要があります。
