を組織する 会議 ゼロから立ち上げるには、膨大な量の事前検討とデータ収集が必要です。 グループの規模によっては、プロセス全体に数年かかる場合がありますが、 成功した会議 迅速な決断ができれば1年以内に。
カンファレンスを計画する現実として、経験がないと、細かいことを考えすぎて、より重要な問題を見落としてしまい、多くの時間を無駄にしてしまう可能性があります。 初めての方にとってプロセスが簡単になるように、最も重要な手順の概要を説明するとともに、特定の各主題に関するより詳細なウォークスルーへのリンクを提供します。 その結果、しっかりとしたテンプレートを用意して開始するのに役立つカンファレンス計画ガイドが作成されました。
ステップ 1: カンファレンスのビジョンを作成する
すべてのイベントはビジョンから始まりますが、コストを測定し、情報に基づいて計画を決定するには、ビジョンを言葉や数字に変換する必要があります。 まず、誰が、何を、いつ、どこで、なぜするかなどのイベント計画の基本から始める必要があります。
ステップ 2: 事業計画の作成
カンファレンスが助成金や団体から資金提供を受けていない限り、次のことが必要になります。 自分のお金がどこから来ているかを計画する そしてそれが何に使われているか。 この方程式の最初の部分である収益は、計画プロセスの早い段階で計算する必要があります。
さて、カンファレンスに価格を設定するには、出席者に何を提供する予定であるかを把握する必要があります。 あなたの旅程と講演者のラインナップは、潜在的な登録者にとってのセールスポイントとなります。
ステップ 3: 会場とサービスを比較する
カンファレンスがいつ開催されるか、何人が参加したいかについてより具体的なアイデアが得られたら、適切な会場を探し始めることができます。 会場の選択によっても決定されることに注意してください。 ケータリング そして音響/映像費用。 これは、ほとんどのカンファレンス センターやイベント ホテルでは、施設内のイベントに対して社内サービスを使用する必要があるためです。
ほとんどのカンファレンスでは、地域外からのゲストのために何らかの宿泊施設を提供する必要があります。 この必要性により、考慮すべき別の考慮事項が作成されます。 会場決定.
ステップ 4: 登録者の募集と管理
最も人気のあるものでも、 カンファレンス イベントを効果的に宣伝して、会場のすべての席を埋める必要があります。 出席はイベントの成功にとって最も重要な要素です。 良好な出席者数は収益とスポンサーシップの機会をもたらします。 そして、登録する人が増えれば増えるほど、広告や参加枠の需要も高まります。 簡単に言えば、群衆を引き寄せることができれば、他のすべてのことがはるかに簡単に所定の位置に収まります。
イベントの規模が大きくなるにつれて、登録の管理はより困難になります。 ここは、 オンライン登録システム 番号の追跡、支払いの処理、データの整理に役立ちます。
ステップ 5: オンサイトの詳細を計画する
最後に、カンファレンスのビジネス要素を整理して実装した後、次について考え始めることができます。 現場の詳細. これには、参加者がどのように行動するかが含まれます。 会議をナビゲートする、各部屋の一般的なレイアウト、および食べ物や飲み物の配置。 これは、ほとんどの人がイベントの計画と関連付けてカンファレンスを計画する部分です。 すべての詳細を調整する最善の方法は、ゲストと同じように旅程をたどることです。 問題が発生する前に解決するために、生徒が 1 日の各時点でどのように考え、行動するかを想像してください。
ステップ 6: 展示会管理のヒント
カンファレンスには通常、スポンサーやベンダーが自社の製品を宣伝するためにスペースを借りる展示エリアまたはコンベンションフロアが設けられます。 すべてをうまく整理すれば、これはカンファレンスにとって非常に有益な機会となる可能性があります。 ただし、展示エリアには両方の多大な取り組みが必要になることに留意してください。 時間とリソースしたがって、この形式にコミットする前に、複数のベンダーのニーズを管理する準備ができていることを確認してください。
