ガバナンスはプロジェクト管理において最もドライなテーマの 1 つであるかもしれませんが、最も重要なテーマの 1 つでもあります。 これは、上級管理者がチームが良い仕事をしていることを知り、プロジェクトが予定通りに進んでいることを安心させる方法です。 また、マネージャがビジネスケースに沿った適切な方法でお金が使われていることを知るために必要なチェックアンドバランスも提供します。
最終的には、適切なガバナンスを確保するのはプロジェクト スポンサーの責任ですが、プロジェクト マネージャーもこれに関して積極的な役割を果たすことができます。 役割が何であれ、プロジェクト ガバナンスと、それがチームの目標達成にどのように役立つかを理解するのに役立ちます。
プロジェクト ガバナンスの定義
プロジェクト管理用語における「ガバナンス」とは、組織によるプロジェクトの主導、実行、制御方法を決定するポリシー、プロセス、標準、手順、およびガイドラインを指します。 プロジェクトを進めるための枠組みです。 これには、プロジェクトの財務面だけでなく、プロジェクトに関連する物流、人員、資材も含まれます。
ガバナンスは、官僚主義が多く含まれる広範で「重い」場合もあれば、監視が最小限の「軽い」場合もあります。 管理者は、環境と文化に応じて適切なレベルのガバナンスを目指す必要があります。 ガバナンス ポリシーがプロジェクトの目的に適合していることを確認することは、ガバナンス ポリシーを効果的にするための重要な要素です。
ガバナンスはトップから始まります。 大企業の場合、これには取締役会によるプロジェクト ガバナンス ガイドラインへのコミットメントが含まれる必要があります。 取締役会メンバーが期待する態度と基準は、プロジェクト取締役会、プロジェクト リーダー、チームに絞り込まれます。
プロジェクト ガバナンスが重要な理由
プロジェクトのスポンサーやその他の主要な関係者は、あなたがプロジェクトの予算を正しい方法で使っていることを知りたいと思っています。 彼らは、あなたがプロジェクトの進捗状況を効果的に追跡し、必要に応じてプロジェクトのリスク管理に介入していることを確認したいのですが、優れたプロジェクト ガバナンスの理論的根拠はそれ以上にあります。
ガバナンスは社内だけの問題ではありません。 ガバナンスはクライアント、特に公共部門のクライアントから求められています。 政府や規制当局は、特定のプロジェクトに対して特定の基準を要求します（場合によっては強制します）。 多くの企業は、可決されたサーベンス・オクスリー法などの外部法の指針に従う必要があります。 2002 年に、企業が正確な監査、説明責任、および責任を確保するために一定の措置を講じることを義務付けました。 透明性。 強力なプロジェクト ガバナンスは、会社が効果的に、業界に指定されたガイドラインや規制の範囲内で運営されていることを証明する小さな方法の 1 つにすぎません。
プロジェクト ガバナンスは次のことにも役立ちます。
- 投資収益率を向上させ、投資を効果的に追跡します
- プロジェクトへの賛同を得る
- プロジェクト失敗の一般的な原因を、プロセスの早い段階で認識する機会を増やすことで回避します。
- より効果的にコミュニケーションを図る
- プロジェクト全体に標準化を導入し、パフォーマンスの比較を容易にします。
- リスクを最小限に抑える
- 構造化された環境でスタッフを育成し、やる気を引き出す
プロジェクト ガバナンスとはどのようなものなのか
では、プロジェクトにおける優れたプロジェクト ガバナンスとはどのようなものでしょうか? プロジェクトに適切なガバナンスがあれば、特定の活動や品質が認識されるでしょう。
規律あるプロジェクト管理ライフサイクルがある これには、定義された承認ポイントが含まれます。 これらは、プロジェクトの実行可能性について議論され、作業を続行するかどうかの決定が下されるポイントです。
プロジェクトには明確なビジネスケースがある、ビジネス ケースには、管理チームが正しい意思決定を行えるようにするのに十分な情報が含まれています。 これらの決定は適切に文書化され、伝達されます。
プロジェクトに取り組んでいる人々は、 定義された役割と責任. プロジェクト チームを構成する個人は、関連する役割において経験があり、資格を持っています。 プロセスと手順により、プロジェクト チームがプロジェクトをレビューし、必要に応じて独立したサポートを求めることができるようにする必要があります。
があります 継続的な学習の文化 これにより、プロジェクト チームは継続的に改善し、非難のない環境で学んだ教訓について話し合うことができます。
利害関係者は関与しており、プロセスを信頼しています。 プロジェクトのガバナンスは、組織全体のガバナンス構造に関連しています。 プロジェクト ガバナンスの主な目的は、プロジェクトが正しい方法で実行されることを保証することです。 本質的に企業レベルの財務ガバナンス、企業リスク管理などと結びついています。
プロジェクトガバナンスは、 現在の組織プロセスにシームレスに適合します. 言い換えれば、他の分野で機能する財務管理プロセスがすでにある場合は、まったく新しい財務管理プロセスを作成しないでください。 現在存在するものを使用し、企業プロセスを調整してプロジェクト環境での使用に適したものにします。
プロジェクトガバナンスの 5 つの重点分野
調べ始めると、プロジェクト ガバナンスがプロジェクト管理のすべての要素に浸透していることがわかります。 ただし、ガバナンスが特に関連する重点分野がいくつかあります。
- 方法論とプロセス: これらは、作業を確実かつ持続的に提供するのに役立ちます。
- ナレッジ マネジメント: これは、組織がプロジェクトの経験から確実に学習できるようにするために重要です。 同じ間違いを何度も繰り返さないようにするには、ナレッジ管理が不可欠です。
- プロジェクト管理の成熟度: 組織のプロジェクト管理が経験を通じて成熟するにつれて、成功を収める能力も向上します。
- 上級レベルの賛同: プロジェクト ガバナンスへの取り組みはトップから始まります。 経営陣のサポートがあれば、これがビジネスのあらゆるレベルに波及し、ガバナンスへのアプローチがより持続可能になります。
- 協力的な文化: 非難ではなく支援の文化により、プロジェクト マネージャーは成長するための適切な環境を確保できます。 プロジェクト管理オフィスやプロジェクト ディレクターが主導する協力的な文化は、プロジェクト マネージャーが自分たちの目標やプロジェクトの目標を達成するのに役立ちます。
企業標準がない場合はどうすればよいか
小規模な組織のプロジェクト マネージャーの多くは、協力的な環境でプロジェクトを実行していることに気づきました。 プロジェクト管理の概念に対する賛同はありますが、情報源となる正式な組織構造が欠如しています。 オフ。
このような状況では、小規模な組織に限ったことではありませんが、プロジェクト ガバナンス モデルをゼロから設計することになります。 既製のプロジェクトに適合するプロジェクト ガバナンス アプローチがない場合は、独自のアプローチを構築する必要があります。
それは思っているほど難しくありません。 まずは基本的な設定から始めます。
- 「役割と責任」に関する文書を作成します。
- プロジェクトのスポンサーがいることを確認してください。
- プロジェクト委員会または運営グループを必ず設け、定期的に会議を開催し、議事録を作成して配布してください。
- リスク管理プロセスを設定します。
- 変更管理プロセスを設定します。
- プロジェクトのスケジュールにポイントを組み込んで、プロジェクトの実行可能性を条件と照らし合わせてチェックします。 ビジネス ケースの本来の目標 (フェーズの各段階の終わりが、これらの目標を設定する自然なポイントです) 小切手）。
