プロジェクト憲章は、組織内のプロジェクトの概要を正式に示します。 これには、プロジェクトが達成する範囲、関係者、マイルストーン、予算、および起こり得るリスクが含まれます。 多くの組織は、この文書をプロジェクト計画の重要な部分とみなしていますが、 プロジェクト内の個々のタスクの詳細には触れないため、プロジェクト計画と同じです。 プロジェクト。
効果的なプロジェクト憲章では、次のことが可能になります。
- プロジェクトの範囲と目的の概要を説明する
- プロジェクトのスポンサーとすべての関係者がプロジェクトに関して足並みを揃えていることを確認する
- プロジェクトに関係するすべての人にとって、明確な単一の参照となること
- 賛同が必要な場合に、プロジェクトのスポンサーが関係者の承認を得るのを支援する
プロジェクト憲章はプロジェクトや組織の種類によって異なりますが、通常、基本的な要素にはプロジェクトの背景、利害関係者、予算、リスク、マイルストーン、
プロジェクトの背景
プロジェクト憲章の最初のセクションには、プロジェクトの名前、プロジェクトのスポンサーとマネージャー、文書が作成された日付などの基本的な詳細が記載されます。
このセクションでは、プロジェクトの目的についても説明します。 プロジェクトを推進するビジネス ケースや契約について言及することも、それが組織にとって重要である理由を単に説明することもできます。 このプロジェクトが開始された理由、つまりビジネスの問題を解決できるかどうかを説明する必要があります。 それは新しい傾向に対応していますか? それは会社の全体的な戦略的方向性をサポートしていますか?
ステークホルダー
これは、プロジェクトに関与する人々と部門の概要を示します。 プロジェクトの各タスクの核心には立ち入りませんが、代わりに一般的な役割と関与を確認します。 たとえば、該当する場合、主要なプロジェクト スポンサー、主任プロジェクト マネージャー、チーム メンバー、アウトソーシング作業者またはパートナー、およびクライアントをリストすることができます。 大規模なプロジェクトでは、関係者全員がリストされるわけではありませんが、代わりにプロジェクトの特定の側面を担当する部門の責任者が記載される場合があります。
目的
ここでは、「終了したことをどうやって知ることができますか?」という質問に答えています。 これには、プロジェクトが何を実現することを期待しているか、そしてそれを達成したかどうかをどのように知るかが含まれます。 たとえば、すべての部門に勤怠記録システムを導入するプロジェクトでは、目標を「年末までにすべてのチームがタイムシート システムを使用するようにする」とすることができます。
また、この目標を達成したことに同意する責任を誰が負うのかもメモしてください。 これにより、プロジェクトの終了時に突然誰も作業の完了を承認する準備ができなくなってしまうという問題を回避できます。
予算
この時点では、プロジェクト タスクの詳細をすべて把握していない可能性があるため、完全かつ詳細な情報を入力することはできません。 プロジェクトの予算 一緒に。 ただし、予算の制約や予想されるコストの大まかな見積もりを書き留めることはできます。
リスク
すべてのプロジェクトにはリスクが伴います。 プロジェクト憲章のこのセクションは、プロジェクト リスク ログの初期バージョンを形成します。 管理チームが今後のプロジェクトに何が影響する可能性があるかを確認できるように、この時点でわかっているリスクをすべて文書化します。
マイルストーン
高レベルのマイルストーンがわかっている場合は、このセクションのプロジェクト憲章に含めます。 少なくとも、プロジェクトの開始日と終了予定日を含める必要があります。 また、締切日や、扱っている契約で指定されているものをリストする必要もあります。 これらのマイルストーンは、 ガントチャート 後で、より詳細なプロジェクト計画をまとめるとき。
プロジェクトマネージャーの権限レベル
明確で文書化されていない限り、プロジェクトマネージャーが上級者からさらなる承認を得ることなく何ができるかについてのセクションを憲章に含める価値があります。 一般に、予算とタイムスケールでどのような許容レベルが設定されているかに関係します。 「プロジェクト マネージャーは予算に対して 10% の許容範囲を持ち、予算に対しては 5% の許容範囲を持っています。」 スケジュール。 これらの承認された制限を超える逸脱は、プロジェクトスポンサーによって承認されなければなりません。」
このセクションを拡張して、プロジェクト チームからのスタッフの雇用および解雇に関してプロジェクト マネージャーが持つ権限 (存在する場合) を指定できます。
プロジェクト憲章の承認
プロジェクト憲章の最後のセクションは承認セクションです。 の プロジェクトマネージャー プロジェクトのスポンサー (または長期スポンサーがまだ任命されていない場合は、作業を開始した人) が文書に署名し、日付を記入する必要があります。 現在では、電子メールによる承認が行われる可能性が高いため、後で参照する必要がある場合に備えて、電子メールによる承認のコピーをプロジェクト ファイルに保存しておいてください。
