9 マネージャーが実践すべき会議ファシリテーションのスキル

会議は、アイデアを共有し、課題について話し合い、行動計画を定義する機会になることもあれば、非生産的な時間の浪費に終わることもあります。 残念ながら、 マネージャーが主な貢献者であることが多い 会議プロセスの機能不全につながります。 会議を適切に運営するにはスキルが必要です。

会議の進行スキルを強化する

定義によれば、促進とは「容易にする、または困難を軽減する」ことを意味します。 前進を助けてください。」 マネージャーが（会議を運営するのではなく）会議を促進するには、進んで自分の権力を手放し、さまざまな結果やアプローチを受け入れる必要があります。

マネージャーが会議で間違ってしまう場所

多くのマネージャーは、会議を「運営」する方法を知っていると考えています。 彼らは議題を設定し、すべての話し合いを行い、すべての決定を下します。 これはマネージャーにとっては簡単で効率的だと思われるかもしれませんが、多くの場合、人々にとっては時間の無駄であり、チームの創造的な可能性を引き出すことはできません。

実際、これは逆効果で、従業員は責任者になりたいマネージャーの意向を優先して撤退する傾向があります。

あらゆるレベルのマネージャー向けのこれらのアイデアは、会議の生産性の向上をサポートする会議進行スキルを強化します。

マネージャーが会議を促進するために必要なスキル

ちゃんとした 会議の進行には全員の参加が必要です 問題の特定と解決に関わる会議で。 チームはほとんどの場合、マネージャーが単独で行うよりも優れた、より創造的なソリューションを開発します。 チームは、自分たちが作成に協力したソリューションの実装をサポートする可能性も高くなります。 これらの会議進行スキルは、次の 3 つの異なるカテゴリに分類できます。

1. 会議を計画する
2. 会議の開催
3. 会議の問題の解決

会議を計画する方法

会議を始める前に 議題が必要です. 協力的な会議の場合は、会議の出席者に、チームが解決する必要がある問題や、チームが追求する必要がある変更について話してもらいます。 トピックがグループ参加を可能にするものであることを確認してください。 会議を進行することは、会議で情報を提示することとは異なります。

1. グループの参加を可能にする

グループで参加するために十分な時間を確保し、短期間にあまりにも多くの問題を解決しようとしないようにしてください。 ただし、時間がかかりすぎると、「まあ、どうだろう…」という無限のサイクルが発生する可能性があります。議題が会議に割り当てられた時間内に収まっていることを確認してください。 必要なスキルには以下のようなものがあります。

• グループファシリテーションスキル
• 会議の計画
• 問題解決
• 意思決定
• アジェンダの開発

2. 適切な物流を確実に提供する

集合場所と時間を慎重に選択してください。 椅子が 6 脚ある会議室に 15 人を詰め込もうとすると、会議は大惨事になります。 人々が不快であったり、お互いの顔が見えなかったり、耳が聞こえなかったり、お腹が空いていたりすると、会議の結果は悪くなります。

多くの参加を促し、障壁を取り除く方法として物流を活用する方法を学びましょう。 これらすべてを事前に計画する必要があります。 サンドイッチを注文するために誰かを会議の途中に送り出すと、会議の効果が低下します。 物流計画にはこれらのスキルが必要です。

• 物流計画と経験
• 意思決定
• 他人のニーズを思慮深く考慮する

3. 議事録の記録

会議の計画における最後の重要な部分 会議の議事録です. 誰がそれらを受け取るでしょうか？ 誰が配布するのでしょうか？ 指定された管理担当者がいない場合は、自分で担当するか、チーム メンバー間で責任を交代することを検討してください。 ジェーンが先週議事録を作成した場合、今週はジョンの番です。 ホワイトボードやフリップチャートを使用してアイデアを収集している場合は、書いている人に次のことを伝えます。 それらを正しく文書化するのに十分な時間.

• メモを取るスキル
• ドキュメントの関連性 
• ダイバーシティとインクルージョンを理解する

会議の進め方

しっかりした議題、良い場所、適切な軽食があれば、会議の準備は完了です。 会議を（単なる情報のダンプではなく）素晴らしい作業会議にするためには、適切な会議進行スキルを実証する必要があります。

これを行うには、会議の円滑化の次の 3 つの要素に焦点を当てる必要があります。

1. 質問をする

素晴らしい質問は素晴らしい議論を刺激します。 記事、 "GROW モデルを使用した 70 の素晴らしいコーチングの質問」は、いくつかの優れたディスカッションプロンプターを提供します。

•  追加情報を得るために質問する
• 質問してさまざまな視点について学ぶ
• 質問して同意できる部分と同意しない部分を指摘する
• 質問して、チームメンバーが貢献している内容を本当に正確に聞いていることを確認します
• それを確認するために質問する あなたは意味を共有しています チームメンバーと一緒に

2. アクティブリスニングをデモンストレーションする

アクティブリスニングにより、次のことが可能になります。 本当に深く知っている あなたとその人が あなたは意味を共有するために聞いています そしてお互いの立場をよく理解するようになりました。 言い換えたり、理解を確認したり、フォローアップの質問をしたりすると、より多くの参加が促進され、ディスカッションがスムーズに進みます。

• 理解を示すためにうなずいたり、その他の適切なジェスチャーをしたりする
• 聞いたことを相手に繰り返して、意味を共有していることが分かるようにする
• 不明な点は質問して明確にしてください
• 理解をさらに広げるためにフォローアップの質問をする
• 「ああ、そうですか」「はい、わかりました」などの言葉を使って理解を示します

3. 適切なブレーンストーミング セッションを主導する

ほとんどの人はすでにそう思っている ブレインストーミングの方法を知っている. ただし、通常はそうではありません。 あまりにも多くの環境で、不十分なプロセス管理、強い社会的または政治的圧力、貧弱なファシリテーションスキルによってブレーンストーミングの有効性が低下します。 多くの人は、うまく運営されたブレインストーミング セッションの力を実際に体験したことがありません。

• 効果的なファシリテーションスキルを実践する
• 参加者によるアイデアの紹介を管理する
• すべての参加者に平等に発言の機会が与えられるようにする
• 競合する会話や互いに話し合っている人々を管理する
• ブレーンストーミングによる選択肢を管理可能な数に絞り込む効果的な方法を考案する
• 発生した競合を解決する

会議中に問題を解決する方法

2 番目のタイプの会議では、さまざまな会議進行スキルが必要になります。 全員がすでに解決策に同意している場合は、会う必要はありません。 情報を共有し、答えを導き出すために集まるのですが、これは人々を団結させる必要があることを意味します。 必要なスキルは次のとおりです。

1. 合意形成スキル

コンセンサスとは、全員が決定に同意する必要があるという意味ではありません。 これは、全員が自分の視点を共有し（場合によってはブレインストーミングによって）、アイデアを提案する機会があったことを意味します。 これに続いて、コンセンサスを得るための鍵は、たとえそれが当初の選択でなかったとしても、チームメンバー全員がその方向性を支持することに同意することです。

• 適切な会議の進行は、グループをアイデアの共有から最終的な会議へと導きます。 効果的な意思決定の開発.
• コンセンサスに達するにはさらに時間がかかりますが、通常はグループ全体からのより強力な賛同が得られます。 ただし、合意が最終目標ではないことに注意してください。
• 目前の問題に対して効果的な決定を下すことが最も重要な問題です。

2. 紛争解決スキル

問題の解決に大勢の人が関わっているときはいつでも、 紛争は避けられない. 実際、チームの研究者は、タスクや問題に関する対立を、効果的な意思決定のためのプロセスの一部として捉えています。 マネージャーは次の方法を学ばなければなりません 紛争の力を利用する ポジティブな意味で。

• あらゆる意見に耳を傾けるためにディスカッションを管理する
• ディスカッションを主導して、同意する部分と反対する部分を特定する
• ファシリテーション スキルを使用して、特定の参加者に意見を聞いてもらっていると感じてもらう

3. 非言語コミュニケーションスキル

研究者たちは正確な割合について議論していますが、コミュニケーションの 50% 以上が非言語であることに大方の同意があるでしょう。

• マネージャーは、グループの雰囲気やボディランゲージを読み取って、グループの関与、率直さ、コミットメントのレベルを評価できる必要があります。
• 非言語コミュニケーションを理解していれば、会議を終了するためだけに本当の合意が得られるのか、口頭での合意が得られるのかを見極めるのに役立ちます。
• 個人またはチームのコミュニケーションの声全体を体験する方法としてボディランゲージを認識してください。