寄付者に感謝の気持ちを伝えることで、1 つの取引は終了しますが、将来のサポートとより深い関わりへの橋が架けられます。 うまく行えば、将来の募金活動の成功への道が開けます。
ここでは、感謝の手紙を適切に作成するための 10 のヒントを紹介します。
メールですぐに受け取れます
お礼状の返信にかかる時間は 48 時間以内が理想的です。 それが不可能な場合は、1 週間以内を目指してください。 寄付者に、自分が寄付をしたことを覚えておいて、あなたの感謝が彼の行動を強化し、寄付に対する報酬となるようにしたいと考えています。
手紙をすぐに届けることで、あなたの慈善団体の名前が寄付者の心に残り、あなたが寄付を受け取ったということを安心させ、あなたの効率性と思慮深さを印象づけることができます。
オンライン寄付者であっても郵送で感謝状を受け取る必要がありますが、それには費用がかかるため、多くの非営利団体は可能な限りオンラインに移行しています。 その場合、オンライン寄付者が電子メールによる領収書を受け取っていないことを確認してください。 時間をかけてお礼のメールをカスタマイズして、思い出に残るものにしましょう。
～のベストプラクティスをブラッシュアップする お礼状をメールで送りました. メールボックスがいっぱいの場合、お礼状は気づかれない可能性があるため、その内容に注意してください。 件名 そして、「from」行があなたの組織を明確に識別していることを確認してください。
寄付者に電子メールで感謝を伝えるには、忘れてしまうような障害がたくさんあります。 それは外に出なければなりませんスパムフォルダ、寄付者の注意を引き、メッセージを開かせるように誘惑します。 電子メールは簡単で比較的低コストであるからといって、その欠点に目を奪われないようにしてください。
パーソナルなものにする
感謝の手紙を寄付者の名前でカスタマイズし（スペルを再確認し、Ms.をMr.とは決して呼ばないでください）、寄付者に直接手紙を書きます。 ファーストネームは強力です。
募金活動の手紙として機能するものは、感謝の手紙としても機能します。 たとえば、次のように使用します。 人称代名詞、「あなた」、「私たち」、「私」など。
ドナーになってからの期間や、前回のイベントで会えて楽しかったなど、ドナーに関する情報を含めます。 おそらく、寄付者は賞を受賞したか、昇進したことがあるでしょう。 手紙にそれに関する何かを自由に追加してください。
このレベルのパーソナライゼーションに関しては、優れたドナー記録システムがあなたの親友になります。 ほとんどのシステムは、低コストのシステムであっても、ドナーに関する最新情報を取得する機能を備えています。
彼らが最後に与えたのはいつですか? 彼らはボランティアをしたことがありますか？ 寄付者が最後にあなたの組織と接触したのはいつですか? また、そのやり取りの性質は何でしたか?
初めての寄付者の場合は、ウェルカムパッケージを送信し、ニュースレターやお知らせの購読を寄付者に勧めます。
長年の寄付者に感謝する場合は、次のことを検討してください。 手書きのメモ 正式な手紙ではなく、または 感謝を伝える別の創造的な方法.
キャンペーンのテーマに合わせてコーディネートする
寄付をもたらしたアピールやキャンペーンと合わせて感謝の気持ちを伝えましょう。
募金活動の資料を作成するときに、お礼状のテンプレートを作成します。 キャンペーン パッケージの一部と考えてください。 寄付が他の刺激（おそらくあなたが企画したイベント）に対するものである場合は、手紙をそのイベントに関連付けてください。
アピールに一周戻ると、寄付者の心にあなたの組織の名前が定着しやすくなります。 寄付者にとっても安心です。
寄付が特定の電子メールによる呼びかけに応じたものである場合は、寄付者向けに特別に Web サイト上に寄付後のランディング ページを作成してください。
ジェネリックが出てきました。 提供者が見たものを提供せざるを得なくなったものを具体的に示すことが必須です。 たとえば、寄付者が地震の犠牲者を支援するために寄付した場合、感謝の気持ちがその状況に言及していることを確認してください。
ストーリーを使用して寄付者を結果に結びつける
寄付者が自分のお金がどのように使われたかを視覚化できるようにします。 そのための最良の方法は、寄付によって助けられた特定の人についての話をすることです。 話はそれほど長くする必要はありません。 ほんの数文と人の名前を使用するだけで、寄付者の共感を呼び起こすのに十分です。
あなたの寄付者をそれらの物語の主人公にしてください。 彼または彼女がその物語を可能にしました。 あなたの慈善団体が達成した良いことについてのストーリーの目録を作成してください。 次に、それらのストーリーを使用してコピーのブロックを設定し、必要に応じてお礼状にドロップします。
ストーリーを頻繁に変更すると、手紙の新鮮さが保たれ、それぞれをまったく新しいものにしなくても、たくさんの手紙を送ることが容易になります。
デリケートな状況にある人々にサービスを提供し、彼らのアイデンティティを保護する必要がある場合でも、プライバシーを侵害することなく彼らのストーリーを伝える方法があります。
本物の人に手紙に署名してもらう
一度に何千通もの手紙を送信する場合を除き、デジタル署名は避けてください。 その場合でも、多額の寄付を行っている寄付者に宛てた手紙を、常務取締役、理事長、またはボランティアの募金活動委員長に署名してもらうために予約しておいてください。 これらの手紙には本物の一流の切手を使用してください。
個人的な手書きのメモを追加する
必要に応じて、事務局長または理事長に個人的なメモを手紙に追加するよう依頼してください。 ED や役員のことを知っている長年の寄付者は、これを特にうれしく思っています。
寄付者が参加した最近のイベントについて言及すると、寄付者は楽しい経験を思い出し、メモに信頼性が加わります。 手紙にメモを書いたり、手書きのメッセージを書いた付箋を添付したりできるボランティアとのメモ書きパーティーを開催することを検討してください。
返信用封筒を同封する
お礼状で新たな寄付を求めることはお勧めしません。 正直に言うと、それはあなたが思っている以上に人々を不快にさせます。 ただし、返信用封筒を同封するだけで、寄付者に将来の寄付を歓迎することを思い出させる可能性があります。
多くの寄付者はこれらの封筒を保管し、後で、あるいはすぐに贈り物として使用します。 Fundraise Fundamentals の Andrew Olsen 氏は、次のことを含めることに熱心に取り組んでいます。 返信用封筒 感謝の手紙で。 同氏は、新規寄付者に対してこの戦術を採用している慈善団体は、「2回目の寄付を行っていない団体に比べて、2回目の寄付の変換率が8％から12％高い」ことを発見した。
手紙を納税証明書として使用する
寄付者様へのお礼の領収書にもなります。 寄付者が寄付をした場合、税務上、領収書を毎年提出する必要があります。 250ドル以上、それを含めることができます 開示 この手紙と一緒に。
現在のお礼状には、寄付者がオンライン、小切手、または郵便を通じて寄付するたびに、適切な開示が含まれるのが通常です。 毎月の寄付.
翌年の初め、ちょうど寄付者が通常納税申告書を準備する時期に、その年の寄付の概要を提供することも良い習慣です。 領収書はお礼ではないことを覚えておいてください。 領収書は手紙のほんの一部であるべきです。
さらなる参加を促す
あなたの代理店を訪問してあなたの作品を直接見るための招待状を含めることは常に良いことです。
世界中の人々から寄付を募っている今日の世界では、ソーシャル メディアを通じてエンゲージメントを得ることができます。 Facebook や Twitter、またはあなたが参加しているその他のソーシャル ネットワークであなたの組織をフォローするよう寄付者に奨励します。
郵送されるレターにはハイパーリンクがないため、Web サイトのアドレスを入力し、ソーシャル メディア ボタンが見つけやすいようにしてください。
Web サイトにアクセスしてこれらのボタンをクリックし、電子メール ニュースレターやその他の通信にサインアップするよう明示的に招待します。 ソーシャル メディア アイコンは、慈善団体の Web サイトで最も重要な要素の 1 つです。
追記を追加し、連絡先情報を入力してください
私たちは皆スキマーです。 だからこそ、私たちのほとんどは手紙の最初の部分を読んで、それから追伸まで飛ばしてしまいます。 それから、戻って手紙の残りを読んでみましょう。 ダイレクトメールマーケティング担当者 PSについてすべて知っています。 そして常にそれを含めてください。 場合によっては複数あることもあります。
お礼状の追伸として、あなたが提供したストーリー (「あなたのおかげでマイケルとジェーンは安全で幸せです」) を再度参照するか、重要な連絡先情報をそこに記載するとよいでしょう。
寄付者は、質問がある場合に連絡できる組織内の誰かの名前、電話番号、電子メール アドレスを知っておく必要があります。 顧客サービス は企業だけでなく非営利団体にとっても重要であるため、寄付者が問題を抱えた場合に実際の人物を簡単に見つけられるようにしてください。
