ビジネス要件を分析し、 ベンダー検索, これで、ベンダー選択プロセスの本格的な作業を開始する準備が整いました。 よく書かれた提案依頼書 (RFP) または 見積依頼 (RFQ) は、会社にとって最高の価値で最高のベンダーを選択するための鍵です。 文書の目的と機能を理解していれば、どちらのタイプのリクエストを書くのも難しくありません。
どれを書くかを決める
アン 提案依頼書 品質、サービス、または最終製品が応答する各ベンダーによって異なる場合に使用されます。
アン 見積依頼 対応するベンダー間で製品やサービスを差別化する余地がほとんどまたはまったくない商品、単純なサービス、または単純な部品に使用されます。 交渉のポイント 配送スケジュールや梱包オプションなどの項目も含めて狭いです。
どちらの文書にも次の目的が含まれている必要があります。
- 詳細な提案書を入手して各ベンダーの対応を評価し、あらゆる面で貴社の最善の利益が満たされるようにします。
- ベンダー選択プロセスの競争力を利用して、可能な限り最良の取引を交渉します。
- 社内のすべての利害関係者の利益が満たされ、コンセンサスが得られるようにします。
- ベンダー選択プロセス全体を会社が管理し、事前に選択ルールを設定します。
- 最初からあなたとベンダーの間にパートナーシップを構築します。
RFP または RFQ の構成
RFP または RFQ は、ベンダーにニーズを明確かつ簡潔に提示できるように構成する必要があります。 各ドキュメントは、探している企業や製品の種類によって異なりますが、一般的な RFP または RFQ に含める必要がある標準セクションがいくつかあります。 個々のニーズに合わせて各セクションを調整します。
- 提出内容 期限、会社の住所、質問や説明のための連絡先など、ベンダーが知っておくべき重要な情報を提供します。
- アン 概要と概要 見込みベンダーに会社の簡単な概要と製品またはサービスの要件を提供します。 重要なポイントを簡単に要約できるように、文書全体が完成した後に書く必要があります。
- あ 事業概要と背景 あなたのビジネス、製品、市場分野について説明します。 これは、将来のベンダーがあなたが満たそうとしているニーズを理解するのに役立ちます。
- の 詳細仕様 文書の中で最も長いセクションにする必要があります。 RFP の場合、RFP には、選択の決定を促進する定性的な尺度と要件が含まれます。 RFQ の場合、このセクションでは、ベンダーの応答に求めている定量的な尺度を提供する必要があります。 基準の例には、製品図面、エンジニアリング公差、サービス レベル、マイルストーン、 成果物とスケジュール、技術要件またはビジネス要件、ソフトウェア機能、およびハードウェア 要件。
- 仮定と制約 知っておく必要があるベンダーは、このセクションにリストされています。 ベンダーに対して率直かつ率直な態度をとらないと、後日契約の再交渉が行われる可能性があり、ベンダーとの関係が悪化する可能性があります。 考えられるトピックとしては、旅費、アップグレード/変更コスト、ライセンス権などが挙げられます。
- どれでも 利用規約 ベンダーが公正かつ誠実に対応するためには、契約内容を記載する必要があります。 これらには、資金調達オプション、契約期間、更新オプション、保証、納品違約金、サービス レベルなどが含まれる場合があります。
- 選定基準 どのように決定を下すかについては最後のセクションです。 この情報を完全に機密にしたい企業もあれば、これにより将来のベンダーが自社にとって重要なことに集中できると考える企業もあります。
ベンダーに配布する
ついに、 カバーレターを作成する RFP または RFQ のコピーを、検索プロセス中に選択した各ベンダーに送信します。 サポートが必要なベンダーにサポートを提供できるよう、適切な連絡先情報が含まれていることを確認してください。
