完璧なイベント会場を見つける方法

最適なイベントスペースまたは会場を決定することは、イベント全体の成功にとって非常に重要です。会場の計画には時間がかかりますが、大変だと感じる必要はありません。多くの人にとって、プロフェッショナルイベントプランナーアマチュアにとっても、それは楽しい挑戦になるでしょう。

計画しているイベントの種類とその目的をすでに特定していると仮定すると、会場自体を選択するプロセスを開始する際には、他にも多くの要素を考慮する必要があります。このロードマップに従うと、完璧なイベントスペースを選択する手順がわかります。

対象読者

イベントの会場を計画する際、知っておくべき最も重要な情報の 1 つは、ゲストが誰で、何人の出席が予想されるかということです。イベントの種類は確かに会場の選択に影響しますが、イベントスペースの最大の制限要因の 1 つはその収容力です。少なくとも正確な推定値 (範囲になる可能性があります) を知っていることを確認してください。客数これにより、会場の選択肢が即座に制限されるためです。聴衆についても考慮する必要があります。会場はイベントそのものだけでなく、ゲストの好みや期待も反映するようにしてください。

イベント日程

タイミングは会場の選択を含め、多くの決定に影響を与えるため、カレンダーを確認してください。ゲストリストの次に制限要素となるのは、イベントの日付です。計画しているイベントの種類によっては、イベントに柔軟に対応する必要がある場合があります。ご希望の会場を取得するために日付を選択するか、ご希望の日付を取得するために会場の選択を柔軟にする必要があります。欲しい。あなたまたはクライアントがどこまで柔軟に対応できるかを知って、会場の計画を開始する必要があります。考慮すべき質問は次のとおりです。

ゲストのスケジュールに基づいて、ゲストが出席できる可能性が最も高いのはいつですか?
そのような時間帯に適切で利用可能なスペースがある会場はどこですか?
経営陣にとってイベントを開催するのに最適な時期はいつですか?

予算を計算する

予算に制限がないため、誰でも素晴らしいイベントを計画でき、会場の選択肢も無限にあります。しかし、おそらく、あなたの財源には制限があり、自分の経済的限界が何であるかを最初から認識しておく必要があります。イベントの予算は単なる大まかな推定値または範囲です。イベントプランナーは、常に妥当な予算内で素晴らしいイベントを計画できます。

会場はスペース、技術費、ケータリング費用の予算内に収まりますか?
サービスの有利な料金を交渉し、自分の役割の価値を実証しましたか?
項目の経費が計画を超えた場合に備えて、予算に柔軟性を持たせていますか?

さまざまな場所を調査する

ゲストリストの人数とイベントの候補日が絞り込まれたら、イベントが開催できる場所を特定することが重要です。ホテルやイベントセンター、カンファレンスセンターは、企業イベントや結婚披露宴で最も人気のあるイベントスペースの一部ですが、選択肢はそれだけではありません。今は創造的に考えるべき時です。次のことを考慮してください。

会議のテーマに基づいて、最適な場所を 3 つ思い浮かべますか?
ゲストはこの会議にどこに参加することを希望しますか?
ゲストにとって何が一番便利でしょうか？
ホテル以外で、出欠率が高まる予期せぬ場所は何ですか?

適切なタイプのスペースを見つける

選択する会場には、計画しているイベントの種類に適したスペースが必要です。イベントにはダンスフロアが必要ですか? PAシステムは必要ですか？講演者の演台やプロジェクターのスクリーンはどうでしょうか? どのようなテーブルセットアップが必要ですか? このような種類の質問を検討することに加えて、会場計画に関して自問すべき主な質問を以下に示します。

イベント会場はプログラムやイベントの特別な基準を満たしていますか?
会場は、制作、エンターテイメント、A/V、サウンド、その他の技術的なニーズに対応できますか?
施設の状態はあなたの組織の高い基準を反映していますか?

会場のサービスと制限を考慮する

適切なタイプのイベントスペースを見つけることに加えて、会場が提供する他のサービスの種類を調べて、イベントに対するその価値を判断する必要があります。一部の会場には優先ベンダーのリストがあり、そこから他のサービスのベンダーやサプライヤーを探す必要があります。他の会場では、イベント自体の装飾やその他の側面に制限があります。尋ねるべき質問には次のようなものがあります。

この施設では、良い駐車オプションやバレーパーキングを利用できますか?
この会場にはセキュリティはありますか?
この施設では、ケータリング、フラワーアレンジメント、リネンやテーブルのレンタルなどの追加サービスを提供していますか?
この会場には準備や片付けのスタッフはいますか?
この会場では、提携する他のベンダーが制限されますか?
この会場には食事と飲み物の最低制限がありますか?

評判を考慮する

会場のサービスに対する評判は非常に重要です。多くの場合、これが、良いイベントを開催することと、素晴らしいイベントを制作することの違いとなります。会場が施設、スタッフ、顧客を管理する方法は常に記憶に残るでしょう。会場の評判の価値を把握するには、次の質問を検討してください。

カンファレンスマネージャーの任期はどのくらいですか? ケータリングマネージャー、それとも総料理長？
経営陣はあなたを VIP クライアントのように扱いますか、それとも複数のプログラムの 1 つとして扱いますか?
会場はどの程度の柔軟性を提供してくれるでしょうか?
利用可能な体験談やレビューはありますか?
会場では同様のイベントの写真を提供していますか?

訪問のスケジュールを立てる

物流や時間の都合でそれができない限り、すべてのイベントプランナーは会場と契約する前に現地調査を行う必要があります。写真は非常に役に立ちますが、実際に直接見てのみ評価できる側面もたくさんあります。駐車場からエントランス、イベントスペースからトイレまで、会場の見学をご依頼ください。きっと喜んでいただけるでしょう。

クライアントの好みを組み込む

イベントプランナーは、会場の推奨事項をクライアント (会社の幹部や経営陣などの内部クライアントであるか、外部クライアントであるかに関係なく) に提示し、承認を得る必要があります。会場の計画段階でクライアントに関して自問すべき唯一の質問は、クライアントがその推薦を承認するかどうかです。その質問に自信を持って答えることができるようにするには、最初からクライアントの期待と好みを確実に理解する必要があります。