宴会イベントの注文書を読んで承認する方法 (BEO)

会場は、大規模なイベントが滞りなく確実に開催されることを望んでいます。また、滞りが発生した場合でも、それが自分たちのせいではないことを確認したいと考えています。 それを念頭に置いて、彼らは慎重に作成された宴会イベント注文 (BEO) を提供します。 イベントコーディネーター 署名しなければなりません。 BEO が条文に従っていない場合に訴訟を起こすのは難しいかもしれませんが、BEO は法的な契約であるため、署名する前に注意深く読む必要があります。

宴会イベントの注文とは何ですか?

ホテルや特別イベント施設で計画されるほぼすべての主要なイベントには BEO が必要です。BEO は、イベントのあらゆる詳細を概説する契約です。 イベント プランナーの場合は、すべての詳細が正しくカバーされていることを確認できるように、BEO についてよく理解しておく必要があります。

契約は、多くの場合、食品と飲料の選択を詳細に記したフォームに概説されます。 オーディオ/ビジュアル、部屋のセットアップ、テーブルのセンターピース、人員配置の要件、およびその他の関連するすべての項目 あなたのイベント。 BEO には、支払う必要がある費用の項目別リストが含まれています。 上記の情報は通常、連絡先情報、スケジュール、契約条件、および署名ブロックとともに小見出しの下にグループ化されます。

BEO を読む

BEO を読み、契約に記載されている条件に同意する必要があるのは明らかですが、細字部分も必ず読んでください。 すべての費用を含め、同意する内容について十分な情報を得ることが重要です。

BEO の一般セクションに次の概要が記載されていることを確認してください。

• 携帯電話番号を含むオンサイト連絡先情報
• イベント当日のスペースのご利用（記載されているスペースが見学したスペースであることをよくご確認ください）
• イベントの設定時間、開始時間、終了時間
• 予想されるゲストの総数

飲食の手配

BEO のセクションは食事と飲み物の手配に当てられます。 このセクションでは次のことが詳しく説明されていることを確認してください。

• の メニュー全体、すべてのコースを含む
• ビュッフェのすべてのアイテムと、各ステーションが部屋内でどのように設定され、配置されるか
• 特別な食事上の懸念（グルテンフリーやベジタリアンの食事など）を持つゲストのニーズに会場がどのように対応するつもりか
• サービス時間
• テーブル上のワインや炭酸水などのサービスに関する特別事項
• すべての食品価格の内訳
• バーで利用できるアルコールとビールのブランドを含む、アルコールの詳細なリスト

部屋のセットアップ

BEO は、部屋のセットアップ全体の概要を具体的に説明する必要があります。 これも：

• テーブルの配置
• テーブルごとの座席数
• フードステーションの設置
• エンターテイメントの場所（および必要に応じて、機材の保管、飲食へのアクセス、更衣スペースなどを含む、エンターテイナーの宿泊施設に関する詳細）
• バーの場所

BEO によっては、部屋のセットアップの図が含まれていることもあります。

オーディオ/ビジュアルおよび外部ベンダー

オーディオ/ビジュアルの手配が BEO に記載される場合もありますが、多くの会場では A/V サービスを第三者と契約しているため、別の契約が存在する場合があります。 BEO に含まれている場合は、署名する前にすべての詳細が最終決定されていることを確認してください。 契約.

利用規約

BEO を含むすべての契約には、遵守する必要がある契約条件があります。 文書に署名する前に、すべての利用規約を必ず理解してください。 たとえば、キャンセルの場合の契約条件はどうなりますか? たとえばゲストが滑って転んだ場合、紛争はどのように解決されるのでしょうか?