今日の「有線」の世界では、電子ドキュメントを整理しておくのは非常に面倒な作業です。
に加えて ドキュメントをローカルに保存する デスクトップ、ラップトップ、またはモバイルデバイスで、ますます多くの企業が 雲 基本的なビジネス アプリケーションとファイル ストレージ用。
ストレージの問題をさらに複雑にしているのは、多くの企業が従業員間でドキュメントを共有する必要があることです。 オフィス内では、これは通常、ファイル サーバーまたはネットワーク接続ストレージ デバイス (NAS) を使用して実現されます。
共有モバイル アクセスが必要な場合は、ドキュメントをクラウドに保存し、アクセス許可を割り当てることで共有できます。
これらすべての結果、個人のドキュメントの一部がクラウドに保存され、一部がローカルに保存されたり、さらには個々のドキュメントが一か所にのみ保存されたりするファイル管理の悪夢が生じる可能性があります。
電子ファイル管理の鍵は組織化です
文書がどこに保管されている場合でも、文書を整理して最新の状態に保つことが重要です。 電子ファイル管理の目標は、たとえ作成されてから何年も経ってから探している場合でも、探しているものを確実に見つけられるようにすることです。
ほとんどのビジネスマンは、一度は、次のような恥ずかしい立場に立たされたことがあります。 お客様 電話をかけても、関連する請求書やその他の重要な顧客文書をすぐに見つけることができません。 同様に迷惑なのは、右往左往することです。 年末 の会社口座に関する書類を探しています。 会計士 さらに悪いことに、税務署員。
共有環境では、デジタル ドキュメントを適切に整理することが特に重要です。従業員の 1 人が次のような場合です。 (一時的または永続的に) 不在の場合は、そのユーザーが作成または管理するドキュメントを簡単に見つけることができるはずです。 人。
不満を抱き退職した従業員によるデータ損失の可能性の問題も、次の理由の 1 つです。 ビジネスデータを保護する.
これらのファイル管理のヒントは、ファイルにアクセスし続けるのに役立ちます。
1. プログラム ファイルのデフォルトのインストール フォルダーを使用する
アプリケーション プログラムをインストールするときは、デフォルトのファイルの場所を使用します。 Windows では、慣例により、アプリケーション プログラム ファイルは (ドライブ文字:)->Program Files ディレクトリに存在します。 他の場所にアプリケーションをインストールするのは混乱を招くだけでなく、不必要です。
2. すべての書類を 1 か所に保管
すべてのドキュメントを単一の「ルート」フォルダーの下に置きます。 Windows 環境の単一ユーザーの場合、デフォルトの場所は [マイ ドキュメント] フォルダーです。
ファイル共有環境でも同じことを試してください。 単一のルート フォルダー (たとえば、「共有ドキュメント」という名前) を作成し、すべてのドキュメントをルート フォルダー内のサブフォルダーに保存します。 すべての電子ドキュメントを 1 つの場所に保存すると、検索やバックアップやアーカイブの実行が容易になります。
3. 論理階層内にフォルダーを作成する
これらは、いわばコンピューターのファイル キャビネットの引き出しです。 フォルダーに名前を付けるにはわかりやすい言葉を使用してください。 将来このフォルダーのリストを見て、「TFK」やあなたが発明したその他の興味深い略語が何を意味するのか疑問に思うことは望ましくありません。
4. フォルダ内でフォルダをネストする
必要に応じて、これらのメイン フォルダー内に他のフォルダーを作成します。 たとえば、「Invoices」というフォルダーには、「2018」、「2017」、「2016」というフォルダーが含まれる場合があります。 にちなんで名付けられたフォルダー クライアント 「顧客データ」フォルダーと「通信」フォルダーが含まれる場合があります。 目標は、孤立したファイルを多数リストするのではなく、すべてのファイルをフォルダー内に配置することです。
複雑で深い階層のフォルダー構造を作成しないでください。 可能な限り、代わりにわかりやすいファイル名を使用してください。
5. ファイル命名規則に従ってください
一部のオペレーティング システム (Unix など) では、ファイル名またはフォルダー名にスペースを使用できないため、コンピューティング環境が混在している場合はこれを避けてください。代わりに、区切り文字としてアンダースコアを使用します (例: Doe_John_Proposal.doc)。 /? などの他の文字 < > \: * | " ^ は、Windows のファイル名またはフォルダー名にも使用できません。
識別と検索を容易にするために、わかりやすいファイル名を使用しますが、やりすぎないようにしてください。ファイル/パス名には、オペレーティング システムによって異なる長さの制限があります。
Windows では、ファイルの最大完全パス長 (例: ドライブ文字 + フォルダー名 + ファイル名) は 260 文字です。可能な限り、一般的な略語を使用してください。たとえば、1 月の場合は Jan、Corporation の場合は Corp です。
6. 具体的にする
電子ファイルに論理的で具体的な名前を付け、可能であればファイル名に日付を含めます。 ファイルに名前を付けるときの目標は、ファイルを開いて見なくても、そのファイルが何についてのものであるかを理解できるようにすることです。 したがって、文書が支払い期限を過ぎていることを顧客に通知する手紙の場合は、「overdue_20180115」のような名前にします。 「手紙」のようなものではなく。 手紙を開かずに、どうやってその手紙が誰に宛てられたものかを知ることができるでしょうか？
ファイルを共有している場合 Eメール またはポータブル デバイスでは、共有ファイルにはフォルダー情報が含まれないため、ファイル名にさらに具体的な情報を含めることができます。
たとえば、ドキュメントが My Documents\Invoices\2017\Customers\Doe_John_20180416.doc に存在し、ファイルが共有または電子メールで送信されている場合です。 受信者に表示されるのは Doe_John_20170416.doc だけであり、開かないとそのファイルが顧客の請求書であることがわからない可能性があります。 それ。
7. 必要に応じてファイルを作成する
～するのに最適な時期 ファイル ドキュメントは最初に作成したときのものです。 したがって、[名前を付けて保存] ダイアログ ボックスを使用してドキュメントに名前を付けてファイルし、最初から適切な場所に置く習慣をつけましょう。
8. 利便性のためにファイルを注文する
よく使用するフォルダーやファイルがある場合は、それらの名前を「!」で変更して、強制的にファイル リストの先頭に表示します。 またはファイル名の先頭に AA が付きます。
9. ファイルを定期的に選別する
場合によっては、上記の「請求書」という名前のフォルダーの例のように、何が古いかが明らかになることがあります。 そうでない場合は、フォルダーを整理して、 古いファイル.
する ない ビジネス関連のファイルは、そのファイルが今後まったく必要ないと確信できる場合を除き、削除してください。 代わりに、ルート フォルダーの下にあるフォルダーのメイン コレクションに、「Old」または「Inactive」という名前のフォルダーを作成し、古いファイルを見つけたらそのフォルダーに移動します。
10. ファイルを定期的にバックアップする
ファイルを別のドライブにコピーする場合でも、テープにコピーする場合でも、次の手順を設定して従うことが重要です。 定期的なバックアップ療法.
適切なファイル管理により、必要なものを簡単に見つけることができます
電子ドキュメントの管理は、ビジネス全体のドキュメント管理戦略の一部である必要があります。 ちゃんとした 文書管理計画 保管、検索、バックアップ、セキュリティなど、文書の取り扱いに関するあらゆる側面を含める必要があります。
検索機能は素晴らしいものですが、フォルダーやファイルに直接移動できる手軽さにはかなわないでしょう。 これらのファイル管理のヒントに一貫して従えば、何かがどこにあるのか分からない場合でも、どこにあるべきかがわかります。探しているものを見つける際に大きな利点となります。 適切なファイル管理を実践すると、ビジネスの時間とコストが節約されます。
