のために 初めて電話をかける人、良い第一印象を与えるチャンスは 1 回だけで、それはコンピューター化された自動応答の挨拶によるものです。 会社に頻繁に電話をかける人にとっては、自動応答プロセスを効率的にしたいと思うでしょう。 できる限り、毎回自動応答スクリプト全体を聞いて時間を無駄にしないようにします。 電話。
電話システムの自動応答機能をプログラムして録音する最も速くて簡単な方法は、ワードプロセッサ プログラムでスクリプトを作成することです。 台本を録音する人は、フレンドリーな声の人、どもったりためらうことなく話すことができ、それぞれの単語や名前をはっきりと発音して伝えることができる人を選択してください。
自動応答のベスト プラクティスと避けるべきこと
台本の最初の部分は挨拶になります。 これは、発信者にあなたの会社を紹介し、口頭であなたの会社への歓迎を伝える機会です。 ここでは、歓迎の挨拶を録音する方法についていくつかのヒントを紹介します。
ベストプラクティス
- まずは相手の電話やビジネスに感謝の意を表します。
- 折り返しの発信者が電話をかけるたびに遅れないように、挨拶は短くしてください。
- キャッチフレーズ、会社のスローガン、Web サイト名、またはその両方がある場合は、それらを使用します。
避けるべきこと
- 発信者への挨拶には 2 ～ 3 文以上を使用しないでください。
- 顧客に提供できる価値がない場合は、Web サイトを宣伝しないでください。
- スローガンを作ったり、 キャッチフレーズ 挨拶を埋めるためだけに。
自動オプションのベスト プラクティスと避けるべきこと
自動応答の挨拶の最も重要な部分は、発信者が話す必要がある相手に連絡するために選択する必要があるオプションを提示することです。 電話をかけてくる人には 2 つのタイプがあります。1 つはあなたの会社に詳しくなく、案内が必要な人、もう 1 つは誰と話すべきかを正確に知っていて内線番号も知っている人です。
ベストプラクティス
- 一般的に受け入れられているオプションを使用してください。 たとえば、「受付係の場合はゼロを押してください」、「前のメニューに戻るにはポンド キーを押してください」などです。
- 発信者が相手の内線番号をすでに知っている場合は、いつダイヤルできるかをできるだけ早く発信者に伝えます。
- メニュー オプションが最近変更された場合は、発信者に事前に知らせてください。 3 週間後にこの通知を削除してください。
- 最も頻繁に呼び出されるオプションを最初に置きます。
- オプション番号を指定する前に、オプションの説明を入力してください。 たとえば、「カスタマー サポートについては、「5」を押してください。」
- 予約されたメニュー オプション番号については、システムのマニュアルを確認してください。 (例: すべての内線番号は数字「8」で始まるため、「8」をメニュー オプションとして使用することはできません)。
避けるべきこと
- それぞれのオプションを提示する前に「お願いします」とは言わないでください (例: 「...するには 1 を押してください)」 2 を押してください... 3 を押して...」など)
- 一度に 6 つを超える選択肢を提示しないでください。 オプションが 6 つを超える場合は、多層メニュー構造を作成します。 たとえば、「販売およびサービスのオプションについては、5 を押してください。」
- 誰もがプッシュホンを持っていると思わないでください。 グリーティングが終了してから 3 秒以内にメニュー オプションが選択されなかった場合は、発信者を受付係につなぎます。
自動応答スクリプトのサンプル
- テクノロジーとビジネスが融合する場所、Operations Tech Company にお電話いただきありがとうございます。 相手の内線番号がわかっている場合は、いつでもそれにダイヤルできます。 それ以外の場合は、次のオプションのいずれかを選択します。
カスタマーサービスの場合は、「1」を押してください - テクニカル サポートについては、「2」を押してください
- 通常の営業時間については、「3」を押してください
- 会計の場合は「4」を押してください
- ご購入の場合は「5」を押してください
- 近くの場所を見つけるには、「6」を押してください
- それ以外の場合は、受付係の「0」を押してください。または、電話を切らずにお待ちください。すぐに担当者が対応いたします。
- オペレーションテックカンパニーへようこそ。 アカウントのステータスを確認するには、ウェブ上でアクセスしてください。 相手の内線番号がわかっている場合は、いつでもダイヤルできます。
会社ディレクトリの場合は、「1」を押します。 相手の内線番号がわかっている場合は、いつでもダイヤルできます。 - テクニカル サポートについては、「2」を押してください
- カスタマーサービスの場合は「3」を押してください
- 販売とマーケティングの場合は、「4」を押してください
- 受付係と話したい場合は、「0」を押すか、そのままにしておいてください。フレンドリーなスタッフがお手伝いいたします。 「テクノロジーとビジネスが融合する」The Operations Tech Company にお電話いただきありがとうございます。
時間外および週末のご挨拶
特定の時間以降または週末に営業が終了し、発信者に応答したりサポートしたりできる人がいない場合は、営業時間外の自動応答応答を作成します。 電話をかけてきた相手に事前に閉店していることを伝え、最後に折り返し電話するよう伝えてください。 また、通常の営業時間も必ず含めてください。 次に、営業時間外および週末の自動応答スクリプトのサンプルをいくつか示します。
- Operations Tech Company にお電話いただきありがとうございます。 現在休業しております。 営業時間は中部標準時で月曜日から金曜日は午前 9 時から午後 10 時まで、土曜日は午前 10 時から正午までです。 相手の内線番号がわかっている場合は、いつでもそれにダイヤルできます。 それ以外の場合は、通常の営業時間内に折り返しお電話ください。サポートさせていただきます。 「テクノロジーとビジネスが融合する」The Operations Tech Company にお電話いただきありがとうございます。 さようなら。
- Operations Tech Company にお電話いただきありがとうございます。 現在休業しております。 緊急の場合は、留守番電話サービス（585-555-1234）までお電話ください。 相手の内線番号がわかっている場合は、いつでもそれにダイヤルできます。 弊社のアカウントをお持ちの場合は、www.operationstech.about.com で 24 時間年中無休でステータスをご確認いただけます。 当社の通常の営業時間は、中部標準時で月曜日から金曜日は午前 9 時から午後 5 時まで、土曜日は午前 10 時から正午までです。 それ以外の場合は、通常の営業時間内に折り返しお電話ください。サポートさせていただきます。 テクノロジーとビジネスが融合する場所、Operations Tech Company にお電話いただきありがとうございます。 このメッセージを繰り返すには、ポンド キーを押します。 {3 秒間停止} さようなら。
季節ごとの自動応答グリーティング
会社の季節限定の特典を宣伝したり、すべての発信者に季節限定の特別な挨拶を伝えたりするために、期間限定で自動応答の挨拶を先頭に置くことができます。 これは、会社の精神を反映している場合にのみ、慎重に使用してください。 たとえば、電話をかけてきた相手に新年の喜びと繁栄を願う季節の挨拶は、回収業者には適切とは言えません。
- オペレーション テック カンパニーに到着しました。 「私たちの家族」から「あなたの家族」へ、楽しいホリデーシーズンと新年のご成功をお祈り申し上げます。 パーティーの内線番号がわかっている場合は、次のことを行うことができます...
- Operations Tech Company にお電話いただきありがとうございます。 すべての交換サービスに対する独立記念日の割引については、カスタマー サービス担当者にお問い合わせください。 パーティーの内線番号がわかっている場合は、次のことを行うことができます...
挨拶のリハーサルとテスト
自動応答のスクリプトを録音する前に、読み上げるように選択した人に、目の前で何度かリハーサルしてもらいます。 これを使用して、発音とアナウンスを微調整します。 新しいグリーティングが録音されたら、すぐに電話システムに電話して録音にエラーがないか確認し、アナウンスされたすべてのオプションが意図したとおりに機能することを確認します。
