として イベントプランナー、クライアントの予算内に抑えることが重要です。 そのためには、あなたとクライアントが合意した詳細なイベント予算が必要です。 初めての方でも、 イベント企画 または経験豊富な専門家が、 イベントの予算 予算の超過を回避しながら、顧客からのあらゆる問い合わせに備えて整理整頓して準備を整えるのに役立ちます。
イベント予算の重要な側面
セミナーやディナー パーティーなどの基本的なイベントの場合は、Excel などの表計算プログラムが役立ちます。 項目、予想経費、実際経費、詳細の 4 つのカテゴリを上部に並べてリストします。 そこからは、スプレッドシートに記入し、ビジネスの他の部分と同じように管理するだけです。
- サイトのレンタル費用を追跡します。 イベント自体を計画するとき、および会場の営業マネージャーと面談するときに、イベントおよび多目的スペースの予想されるすべてのレンタル料金、ハウスキーピング、手荷物処理、および関連経費を追跡します。
- ケータリング費用を見積もる。 これには、最大 30% を占めるチップやチップを含むすべての飲食代が含まれます。 ケータリングの予算は膨れ上がったり減ったりする可能性があるため、大きな節約源となる可能性があるため、慎重に管理することをお勧めします。
- 書類の交通費。 これには、シャトル、バス、イベントの移動、および関連する費用が含まれます。 必要に応じて、保険、燃料、高速料金、トレーラーも忘れないでください。
- 装飾費を追加します。 ほとんどのイベントには、目玉、花材、テントのレンタルなどの装飾にかかる費用が含まれています。 ここにそれらのコストをリストします。
- 娯楽費と設備費を文書化します。 このカテゴリの一般的な経費には A/V 機器が含まれますが、講演者への謝金や芸能人を雇用している場合にも、謝礼金をリストアップするのに適しています。
- 印刷料金をまとめます。 実際には、いくつかの小さな項目の料金が組み合わされて、より大きな経費項目が作成されます。 これらには、招待状、名札、プログラム小冊子、イベントの看板、バナーなどが含まれます。
- ギフトの項目を作成します。 イベントの一般的なヒントの 1 つは、ゲストが手ぶらで帰ることを決して許可しないことです。 したがって、提供する贈り物が何であれ、その費用を個別に追跡してください。 これらの商品の値段に驚くでしょう。
- 活動費を特定します。 イベントにゴルフ、テニス、スパ、ラフティング、サイクリング、その他のアクティビティが含まれる場合は、これらの料金を別途記載する必要があります。 合計コストをスプレッドシートに要約し、内訳を添付することを検討してください。
- その他の経費を計上します。 経費が上記のカテゴリのいずれにも当てはまらない場合は、ここに雑費項目としてリストします。
- 緊急資金のカテゴリーを自分に与えてください。 イベントの規模や複雑さによっては、イベント予算の最大 20% を用意することもできます。 最善の計画を立てたとしても、まったく考慮されていない費用が発生し、料金は予測計画を超えることになります。 そうすることで、毎回予算を超過することを防ぐことができます。
- 予想される支出を要約します。 イベント プログラムを作成する際に、総費用を適切に予測することができます。 これは、後で予期せぬ事態が発生しないように、イベントのクライアントにイベントの予算を確実に認識してもらうために共有する情報です。
- 実際にかかった費用をまとめます。 これはイベント終了後に発生します。 請求書を上記 10 のカテゴリに小計し、実際の予算を文書化します。 非常に有利な場合は、実際の予算と比較した場合の節約額を特定します。 予想される予算、あなたがその役割にもたらした価値を示します。
