多くの中小企業経営者にとって、十分な時間を確保することは課題です。 すべてを終わらせるのに十分な時間は決してありません。特に、さまざまな帽子をかぶってさまざまな役割を引き受けている場合にはなおさらです。 タスクからタスクへと飛び回っていて、リストから項目を消していないように感じるのは、イライラするだけでなく、ストレスになる場合もあります。
しかし、希望はあります。 目標を設定し、活動を計画し、優先順位を付け、タスクを完了するために他の人を信頼することで、時間を管理する方法を開発できます。 これができれば、1日の中で使える時間を増やすことができます。
目標を設定します
優れた時間管理の基礎は、どこへ行くのか、そしてそこにどうやって到着するのかを知ることです。 目標を設定すると、ビジネスを望ましい方向に導くための計画を作成するのに役立ちます。
具体的、測定可能、達成可能、現実的、期限付き（SMART）な目標がなければ、何かを達成することは困難です。 時間管理に関して言えば、 生産性、そして目標の達成、小さな短期的な目標を達成するために取り組むことが最も重要です。
まずは長期目標を月ごとの目標に細分化し、さらに週ごと、日ごとの目標に細分化します。 毎日の目標は、目標を設定し、それをいつ達成したかを測定するのに役立ちます。
アクティビティを計画する
自分で設定した目標と、実行する必要がある作業に基づいて、月、週、日の計画を立てます。 毎日記帳する必要がある場合もあるので、その時間を計画してください。 従業員とのフィードバック セッションを事前に計画してください。 やるべきことすべてを行うための時間を計画しましょう。
毎月の活動を計画する最も効果的な方法は、計画のための時間を計画することです。 この計画時間を利用して、毎月の業績指標を確認したり、フィードバック セッションの予定のある従業員を確認したり、検討できるビジネス チャンスを探したりすることができます。
ビジネスの毎月の目標を設定している場合は、目標を達成したい日から逆算してください。 目標を達成するために完了する必要があるタスクのチェックポイントをいくつか計画します。
完了する必要があるサブタスクごとにチェックポイントに優先順位を付けます。たとえば、タスク A を完了するためにタスク B を完了する必要がある場合、計画を立てます。 タスク B に必要なアクティビティを最初の週の終わりまでに完了し、タスク A を 2 週目の終わりに完了できるようにします。 これを毎週、毎月、半年ごとのすべての目標に対して実行します。
による 計画の作成 従業員と自分自身を小さな目標に向けて導くことで、より大きな目標達成に向けた道筋を作ることができます。 計画と目標を従業員に伝えます。 自分がどこにいたいのかを彼らに理解してもらいたいのです。 目標の達成に役立つ可能性のあるフィードバックを彼らから受け取ることもできます。
システムを選択してコミットする
特定のソフトウェア、オンライン アプリ、さらには全体的な哲学を含む、時間管理および生産性システムが数多く存在します。 どのようなシステムやアプローチを使用するかは実際には問題ではありません。ただ、それはあなたが同意し、完全に理解し、継続するものであるということだけです。
全力で取り組むことができる時間管理のアプローチを見つけるのが難しい場合は、次のことを組み合わせてみてください。 完璧な時間管理と生産性ツールを作成するためのいくつかの異なる哲学のアイデア あなた。
計画を守らなければ、どんなツールや計画を立てても役に立ちません。 これは、時間管理の最も難しい部分です。つまり、計画したタスクを自分で実行することです。 日によっては、予定した時間に何かを達成できないこともあります。
エスケープタスクや計画していた他のすべてのタスクを確実に達成する方法がいくつかあります。 計画では、後回しになったタスクを取り戻すための時間を毎日確保します。 あるいは、いつもより遅くまで残って、確実に仕事が終わるようにすることもできます。
遅れを取り戻す時間を計画することの利点は、全員が予定に追いついている場合や、やり残したタスクがない場合に、休憩を取ったり、従業員と話し合ったりできることです。 立ち寄っておしゃべりをする上司は、大きなモチベーションになります。
達成しなければならないタスクがすべてボールであれば、あなたはジャグラーです。 ガラス球 (優先度が高く、ドロップできないタスク) とゴム球 (優先度が低く、ドロップできるタスク) があります。 間違ったものを落とすと壊れてしまいます。 ゴム製のものは跳ね返り、ジャグリングを続けます。 タスクに優先順位を付けたい場合があります。
自分の優先順位を知る
毎日、すべてを完了できるわけではないかもしれません。 私たちのほとんどは、毎日、完了しなかった項目が常にいくつか残っています。 優先タスクのリストを作成することを検討するか、少なくともどれを削除してもよいかを知っておくとよいでしょう。
ガラス玉を落とすような事態を避けるために、時間をかけて自分の優先順位を明確にし、最も生産性が高いときに最も重要なタスクを実行する時間を計画してください。 または、前述したように、事前に計画した時間を利用して遅れを取り戻すこともできます。
生産性ゾーンを見つける
朝一番、つまり頭がすっきりしていて、他の人が完全に起きている前に最も生産性が高まる人もいます。 日中、仕事の勢いが全開になるときに重要な仕事に没頭することを好む人もいますが、それでもそうでない人もいます。 アイデアやコンセプトを考える時間がある一日の終わりに、最も重要な仕事を残してしまう夜型の人。 解決する。
最も効率的に作業でき、最も生産性が高い時期を特定し、その時間帯に最も重要な作業を計画することで、作業を完了するのにかかる時間を短縮できます。 この集中した作業時間中に気を散らしたり中断したりすることを減らすことができれば、生産性をさらに高めることができます。
時間を追跡する
専用の時間追跡ツールを使用した時間追跡は、クライアントや請求対象の作業に費やした時間を追跡する必要がない場合でも、時間を管理する優れた方法です。
1 日を通して時間を追跡すると、2 つの方法で生産性を向上させることができます。 まず、その瞬間に取り組んでいるタスクに集中し続けることができます。
次に、時間の追跡により、どこに時間が費やされているかを正確に把握できます。 これまでにこれを行ったことがない場合は、これは目を見張るものであり、時間の使い方について貴重な洞察を得ることができます。
自分の時間と活動を正直に記録すれば、長所、短所、実際にタスクに費やす時間を特定できるようになります。
代表者
お金を他人に渡すのは何も悪いことではありません。 自分が抱えている以上のことを抱えているときは、人に任せる時期かもしれません。 委任を始める良い方法は、個人的に行う必要のないタスクのうち、どのタスクを委任できるかを決めることです。
次に、そのタスクを実行できる従業員を特定し、結果について説明を受けます。
最終的な考え
すべてを自分でやりくりすることに慣れている場合、委任するのは必ずしも簡単ではありません。 ただし、活動を計画し、(無理のない範囲で) その計画を守り、タスクを委任する適切な人を見つければ、突然時間が増えるでしょう。
